Os trabalhadores de escritório^(Office) em todo o mundo experimentaram mudanças drásticas na maneira como trabalham nos últimos 15 meses. Quase^(Almost) da noite para o dia, a pandemia global^{(global pandemic)} forçou os empregadores a adotar uma força de trabalho remota. E agora que algumas pessoas estão retornando aos seus escritórios enquanto outras continuam trabalhando remotamente, novas ferramentas são necessárias para oferecer suporte a arranjos de trabalho flexíveis.

As empresas de software vêm lançando constantemente novas e aprimoradas maneiras de colaborar remotamente^{(collaborate remotely)} e em situações de reuniões híbridas. Por exemplo, a Microsoft lançou recentemente uma versão atualizada de seu aplicativo Whiteboard para ^(Whiteboard)Windows 10 . Ele vem com uma interface de usuário atualizada e alguns novos recursos. Mostraremos como encontrar e instalar o aplicativo Whiteboard modernizado e forneceremos algumas dicas para usá-lo.

Como obter o novo aplicativo de quadro branco

O novo aplicativo Whiteboard está disponível na ^(Whiteboard)Microsoft Store . Se sua organização tiver acesso restrito à Loja^(Store) , converse com sua equipe de TI sobre como obter acesso ao novo aplicativo Whiteboard . Se você tiver acesso, visite a Microsoft Store em um navegador da Web e pesquise por Whiteboard . Em seguida, selecione o aplicativo Microsoft Whiteboard e siga as instruções para instalá-lo.

Como alternativa, use a caixa de pesquisa do Windows . Selecione a guia Aplicativos^(Apps) e procure por whiteboard . Selecione Pesquisar aplicativos na Microsoft Store^{(Search for apps in the Microsoft Store)} e a Loja^(Store) será iniciada em sua janela.

Você verá o aplicativo Microsoft Whiteboard nos resultados da pesquisa. Selecione Microsoft Whiteboard e siga as etapas para instalar o aplicativo em sua máquina Windows 10.

Se você ainda não estiver conectado à sua conta da Microsoft , em algum momento durante esse processo, você verá uma solicitação para entrar com uma conta gratuita da Microsoft ou uma conta do Microsoft 365 .

Como usar o aplicativo Whiteboard

A primeira vez que você usar o Whiteboard , você notará como, hum, branco^(white) ele é. 

O aplicativo em si tem quatro seções principais:

• A seta de navegação. Selecione esta opção para ver uma lista de todos os quadros brancos que você salvou.
• O canto superior direito do quadro branco^(Whiteboard) é onde você pode adicionar um colaborador, entrar e sair da sua conta da Microsoft e acessar as configurações do quadro branco .^(Whiteboard)
• Você verá uma barra de ferramentas na parte inferior do aplicativo, onde poderá escolher as ferramentas. Também é aqui que você encontrará os botões de desfazer^(undo) e refazer .^(redo)
• A área de trabalho principal. Esta é a principal área de colaboração.

Como convidar ^(Invite) outras^(Others) pessoas para o seu quadro branco^(Whiteboard)

A primeira coisa que você provavelmente vai querer fazer é convidar alguém para colaborar com você. Selecione o ícone Convidar alguém^{(Invite someone)} e ative o link de compartilhamento na Web para criar um link para este quadro específico. Então você pode compartilhar esse link com outras pessoas. 

Se você estiver usando uma conta pessoal da Microsoft , poderá compartilhar o link gerado com outras contas pessoais. Se você estiver em uma conta organizacional, poderá compartilhar com outras contas na mesma organização. 

Você não pode^{(cannot )} usar o Whiteboard para colaborar com alguém de fora da sua organização. Os usuários de contas pessoais da Microsoft^{(Personal Microsoft)} devem usar o aplicativo instalado e não a versão do navegador. Espero que^(Hopefully) a Microsoft facilite a colaboração, independentemente do tipo de conta que você tenha.

Ferramentas de quadro branco da Microsoft

As ferramentas tradicionais de quadro branco estão sempre disponíveis na barra de ferramentas na parte inferior do aplicativo  Quadro branco .^(Whiteboard)

Você pode selecionar:

• A caneta^(pen) . Escreva^(Write) diretamente no quadro branco com esta ferramenta. Personalize-o escolhendo a cor da caneta. Você também verá um marcador, uma borracha, uma régua e uma ferramenta laço. 

• A régua^(ruler) pode ser útil, mas você definitivamente vai querer saber como girá-la, e não é imediatamente óbvio como fazer isso. Selecione a régua, mantenha pressionada a tecla Alt e, em seguida, use a roda de rolagem do mouse ou as teclas de seta do teclado para girar a régua.

• Adicione texto^{(Add text )} ou uma nota^(note) adesiva . Se preferir digitar a rabiscar desajeitadamente com a ferramenta caneta, selecione uma dessas ferramentas. Para adicionar texto diretamente ao quadro (em vez de uma nota adesiva), clique no quadro branco e comece a digitar. 

Clique com o botão direito do mouse para acessar os botões para selecionar tudo^{(select all)} e colar^(paste) . Ao selecionar o texto digitado, você terá acesso a ferramentas para copiar^(copy) , colar^(paste) , recortar^(cut) e excluir^(delete) . Para ajustar o tamanho do texto para texto e notas^{(sticky notes)} autoadesivas , redimensione a caixa arrastando o canto inferior direito.

• Para adicionar uma imagem ao quadro branco, clique com o botão direito do mouse no quadro e selecione o botão Adicionar imagem^{(Add image)} ou escolha o botão do menu Imagem^{(Image menu)} na barra de ferramentas na parte inferior. 

Se você selecionar o menu Imagem^{(Image menu)} , poderá escolher Imagem da biblioteca^{(Library image)} , Imagem do Bing^{(Bing image)} ou Câmera^(Camera) .

• Selecione o botão de menu Inserir^{(Insert menu)} na barra de ferramentas para obter várias opções. Escolha Grade de notas^{(Note grid)} para inserir várias notas adesivas de uma só vez. List iniciará uma lista com marcadores com opções para seus colaboradores curtirem uma entrada na lista. 

Você também pode inserir documentos como PDFs e arquivos do Word ou PowerPoint . Você será solicitado a decidir se deseja inserir o documento inteiro ou as páginas selecionadas. 

Inserindo Modelos

Escondidos dentro do menu Inserir^{(Insert menu)} na barra de ferramentas estão os modelos - sem dúvida o recurso mais legal do Microsoft Whiteboard . Aqui estão alguns dos melhores modelos que você pode escolher.

• O modelo Brainstorming adiciona vários componentes ao quadro branco para ajudá-lo a acompanhar as ideias. Inclui regras para brainstorming, uma agenda, uma lista de acompanhamento e uma grade de notas.

• O modelo Kanban insere grades de notas para visualizar seu trabalho^{(visualize your work)} .

• O modelo Retrospectivo^{(Retrospective)} ajuda você e sua equipe a avaliar seu trabalho recente e como planejar um maior sucesso no futuro.

• O modelo de Reunião Eficaz^{(Effective Meeting)} oferece uma agenda, uma lista de acompanhamento e um estacionamento para acompanhar os tópicos a serem discutidos posteriormente.

• Use o modelo de análise SWOT^{(SWOT Analysis)} para traçar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de sua equipe.

• O modelo de planejamento do projeto^{(Project Planning )} ajuda a listar os objetivos do projeto, as principais entregas, as partes interessadas e os riscos, além de coisas que estão fora do escopo do projeto.

• Se você estiver no modo de solução de problemas^{(Problem Solving)} , há um modelo para isso. Ele lhe pergunta: “O que aconteceu? Por que aconteceu? O que deve acontecer?” e "Como podemos evitar que isso aconteça novamente?"

• Para desenvolvedores de produtos, o Mapa de Empatia^{(Empathy Map)} é útil para pensar na experiência do usuário. 

• Por fim, tente usar o modelo Persona Builder para organizar dados sobre o público do seu produto ou serviço.

Não tão intuitivo, mas útil

O Microsoft Whiteboard^{(Microsoft Whiteboard)} não é o mais intuitivo dos aplicativos, e encontramos algumas falhas ao usá-lo. Dito isto, depois de aprender os prós e contras, você estará posicionado para aproveitar todos os seus recursos.

How to Use the Windows 10 Whiteboard App

Office workers аcross the globe have experienced stark changes to the waу they work over the last 15 or sо months. Almost overnight, the global pandemic forced employers to pivot to a remote workforce. And now that some people are returning to their offices while others continue to work remotely, new tools are needed to support flexible work arrangements.

Software companies have been steadily rolling out new and improved ways to collaborate remotely and in hybrid meeting situations. For example, Microsoft recently released an updated version of its Whiteboard app for Windows 10. It comes with a refreshed user interface and some new features. We’ll show you how to find and install the modernized Whiteboard app and give you a few tips for using it.

How to Get the New Whiteboard App

The new Whiteboard app is available through the Microsoft Store. If your organization has restricted access to the Store, talk to your IT team about getting access to the new Whiteboard app. If you do have access, visit the Microsoft Store in a web browser and search for Whiteboard. Then, select the Microsoft Whiteboard app and follow the instructions to install it.

Alternatively, use the Windows search box. Select the Apps tab and search for whiteboard. Select Search for apps in the Microsoft Store, and the Store will launch in its window.

You’ll see the Microsoft Whiteboard app in the search results. Select Microsoft Whiteboard, and follow the steps to install the app on your Windows 10 machine.

If you’re not already logged into your Microsoft account, at some point during this process, you will see a prompt to sign in with either a free Microsoft account or a Microsoft 365 account.

How to Use the Whiteboard App

The first time you use Whiteboard, you’ll notice how, um, white it is. 

The app itself has four main sections:

• The navigation arrow. Select this to view a list of all the whiteboards you’ve saved.
• The top-right corner of Whiteboard is where you can add a collaborator, sign in and out of your Microsoft account, and access Whiteboard settings.
• You’ll see a toolbar at the bottom of the app where you can choose tools. This is also where you’ll find the undo and redo buttons.
• The main workspace. This is the main collaboration area.

How to Invite Others to Your Whiteboard

The first thing you’ll probably want to do is invite someone to collaborate with you. Select the Invite someone icon and toggle on the web sharing link to create a link to this specific whiteboard. Then you can share that link with others. 

If you are using a personal Microsoft account, you can share the generated link with other personal accounts. If you’re on an organizational account, you can share with other accounts in the same organization. 

You cannot use Whiteboard to collaborate with someone from outside your organization. Personal Microsoft account users must use the installed app and not the browser version. Hopefully, Microsoft will make it easier to collaborate no matter which type of account you have.

Microsoft Whiteboard Tools

The traditional whiteboard tools are always available via the toolbar at the bottom of the Whiteboard app. 

You can select:

• The pen. Write directly on the whiteboard with this tool. Customize it by choosing the pen’s color. You’ll also see a highlighter, an eraser, a ruler, and a lasso tool. 

• The ruler can be helpful, but you’ll definitely want to know how to rotate it, and it’s not immediately obvious how to do that. Select the ruler, hold down the Alt key, and then use either the scroll wheel on your mouse or the arrow keys on your keyboard to rotate the ruler.

• Add text or a sticky note. If you’d rather type than awkwardly scrawl with the pen tool, select one of these tools. To add text directly to the board (vs. on a sticky note), click on the whiteboard and begin typing. 

Right-click to access buttons to select all and paste. When you select text you’ve typed, you’ll get access to tools to copy, paste, cut, and delete. To adjust the text size for both text and sticky notes, resize the box by dragging the bottom-right corner.

• To add an image to the whiteboard, either right-click on the board and select the Add image button or choose the Image menu button on the toolbar at the bottom. 

If you select Image menu, you can choose Library image, Bing image, or Camera.

• Select the Insert menu button on the toolbar to get several options. Choose Note grid to insert several sticky notes all at once. List will start a bulleted list with options for your collaborators to like an entry in the list. 

You can also insert documents like PDFs and Word or PowerPoint files. You’ll be prompted to decide whether you want to insert the whole document or selected pages. 

Inserting Templates

Hidden inside the Insert menu in the toolbar are templates—arguably the coolest feature of Microsoft Whiteboard. Here are some of the best templates you can choose from.

• The Brainstorming template adds several components to the whiteboard to help you keep track of ideas. It includes rules for brainstorming, an agenda, a follow-up list, and a note grid.

• The Kanban template inserts note grids to visualize your work.

• The Retrospective template helps you and your team assess your recent work and how to plan for greater success in the future.

• The Effective Meeting template gives you an agenda, a follow-up list, and a parking lot to keep track of topics to discuss later.

• Use the SWOT Analysis template to chart your team’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats.

• The Project Planning template helps you list your project’s objectives, key deliverables, stakeholders, and risks, along with things that are out of the project scope.

• If you’re in Problem Solving mode, there’s a template for that. It asks you, “What happened? Why did it happen? What should happen?” and “How do we keep it from happening again?”

• For product developers, the Empathy Map is useful for thinking about the user experience. 

• Lastly, try using the Persona Builder template to organize data about the audience for your product or service.

Not So Intuitive, But Useful

Microsoft Whiteboard isn’t the most intuitive of apps, and we encountered a few glitches while using it. Having said that, once you learn the ins and outs, you’ll be positioned to take advantage of all its features.

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