Um rastreador de despesas é vital se você estiver fazendo um orçamento ou precisar saber para onde está indo seu dinheiro. O Google Forms^{(Google Forms)} é um construtor de formulários gratuito que funciona muito bem como um rastreador de despesas.

O Formulários Google^{(Google Forms)} é altamente personalizável, portanto, embora também possa ser usado como pesquisa, ferramenta RSVP , formulário de contato, folha de inscrição de produto ou qualquer outro formulário de pergunta/resposta, você pode transformá-lo em um rastreador de despesas personalizado escolhendo perguntas relacionadas a despesas .

Um rastreador de despesas do Google Forms pode acompanhar o que você quiser em relação a uma transação e, como funciona muito bem em um telefone, você o terá aonde quer que vá.

Você pode parar de guardar recibos ou tentar decifrar uma cobrança no cartão de crédito; basta abrir seu rastreador de despesas logo após gastar dinheiro para registrar todos os detalhes importantes e enviá-lo para uma planilha que você pode revisar mais tarde.

Dica^(Tip) : Veja nossa lista dos melhores aplicativos de orçamento e rastreamento de despesas^{(best budgeting and expense tracking apps)} para outras maneiras de rastrear despesas. Eles não são tão personalizáveis ​​quanto o Google Forms^{(Google Forms)} , mas têm seus próprios benefícios.

Decida o que rastrear^{(Decide What To Track)}

A ideia de um rastreador de despesas é manter o controle sobre em que você está gastando seu dinheiro, portanto, há alguns detalhes básicos que o formulário precisa incluir. Mas, dependendo do que você deseja rastrear, talvez precise de alguns campos extras no formulário.

Aqui estão alguns exemplos do que você pode querer acompanhar:

• Preço^(Price) : Quanto é esta transação?
• Loja^(Store) : Onde você está gastando o dinheiro?
• Descrição^{(Description)} : Em que você está gastando dinheiro?
• Categoria^(Category) : Que tipo de compra é (entretenimento, comida, conta, etc.)?
• Forma de pagamento utilizada^{(Payment method used)} : Como você está pagando (qual cartão/banco/aplicativo)?
• Quem executou a despesa^{(Who ran the expense)} : Se houver várias pessoas usando o formulário
• Notas^(Notes) : Alguma nota extra que você precisa fazer?

Ao decidir o que incluir em um rastreador de despesas do Google Forms , lembre-se de que você deseja que os campos sejam o mais amplos possível para que possam ser aplicados a qualquer coisa que você esteja comprando. Você não precisa necessariamente de um campo que pergunte que tipo de comida você está comprando, por exemplo, a menos que seja apenas um rastreador de despesas com comida; você também pode usar isso para registrar o pagamento do aluguel e as contas telefônicas.

Nessa nota, você pode tornar qualquer um dos campos do seu formulário de rastreador de despesas obrigatório ou não obrigatório. Portanto, se você quiser um campo realmente específico para algo, apenas torne-o não obrigatório para que você não precise usá-lo para todas as transações.

Crie o rastreador de despesas do Google Forms^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Este é um exemplo de rastreador de despesas, então o seu, de forma alguma, precisa ser exatamente como este. Estamos usando perguntas amplas com opções de resposta ainda mais amplas para mostrar como isso funciona. Você aprenderá que editar o formulário é extremamente fácil, então você não deve ter nenhum problema em personalizá-lo por conta própria.

• Abra o Formulários Google^{(Open Google Forms)} .
• Selecione Em branco^(Blank) para iniciar um novo formulário.
• Renomeie seu formulário para algo reconhecível.
• Selecione a primeira caixa e altere-a para Resposta curta^{(Short answer)} .

• Nomeie este preço^(Price) , confirme se o número^{(Is number)} é mostrado e, em seguida, marque o botão Obrigatório^(Required) .

• Use o sinal de mais no menu à direita para adicionar uma nova pergunta, mas desta vez escolha Múltipla escolha^{(Multiple choice)} .
• Nomeie esta loja^(Store) e preencha as opções de resposta com as lojas usuais em que você compra. Outro^(Other) é adicionado por padrão, portanto, se você fizer uma compra em uma loja diferente, poderá digitá-lo lá.

• Continue através do formulário fazendo todas as diferentes perguntas que deseja fazer a si mesmo cada vez que comprar algo. Use as sugestões acima, como a forma de pagamento e a pergunta de descrição, para fornecer o máximo de detalhes possível. Isso será útil mais tarde, quando interpretarmos todos os resultados do formulário.
• Use o botão de visualização (o ícone de olho) na parte superior do Google Forms para obter o URL do seu formulário. Você pode compartilhá-lo com qualquer pessoa com quem queira usar o formulário ou enviá-lo para si mesmo para que seja facilmente acessível em seu telefone.

Isso não é necessário, mas seu formulário também pode incluir imagens, títulos e um esquema de cores exclusivo. Um formulário colorido pode tornar o rastreamento de despesas divertido, se isso for possível! O ícone de pintura na parte superior da página é onde você vai para essas alterações.

Configurar cálculos^{(Set Up Calculations)}

Cada entrada do seu formulário é reunida em uma planilha bem formatada no Planilhas Google^{(Google Sheets)} . Selecione RESPONSES na parte superior do formulário e clique no ícone da planilha para renomear a planilha (se desejar).

Depois que a planilha for aberta, crie uma nova guia na parte inferior e nomeie-a como Cálculos^{(Calculations)} . 

A partir daí, você pode fazer qualquer coisa que o Planilhas ^(Sheets)Google suporta: somar todas as suas despesas em um determinado período, criar gráficos para uma compreensão visual de suas despesas, ver quem está gastando mais dinheiro, identificar quais lojas estão custando mais, etc. .

Usar esses tipos de fórmulas no Planilhas Google^{(Google Sheets)} está fora do escopo deste artigo, mas vamos ver algo realmente simples, como somar todas as despesas de cada pessoa para que possamos realmente ver quem está gastando mais. Você sempre pode adaptar a fórmula para totalizar quanto está gastando em cada loja.

A maneira mais fácil de somar todas as despesas, independentemente da pessoa que fez a transação, é executar a fórmula de soma^(sum) , assim:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Esse cálculo funciona para o nosso exemplo porque a coluna de preço das respostas do formulário está na coluna B.

Aqui está uma fórmula do Planilhas Google^{(Google Sheets)} que mostra uma visão muito mais detalhada de quanto cada pessoa está gastando:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

A maneira como isso funciona é digitando sumif e escolhendo a coluna que contém os nomes ( G em nosso exemplo). A próxima parte é identificar o nome, Jeff . Por fim, selecione o cabeçalho da coluna com os preços para que, quando a outra coluna corresponder ao nome que procuramos, adicione apenas esses preços.

Procure na lista de funções do Google Sheets do Google^{(list of Google Sheets functions)} outras maneiras de interpretar os dados do seu formulário. Outra maneira de ver suas despesas é com um gráfico ou tabela; O Google tem um tutorial^{(Google has a tutorial)} sobre como fazer isso.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker is vital if you’re budgeting or you need to know where your money is goіng. Gоogle Forms is a free form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

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