Tentar preencher células no Excel que incorporam texto ou dados de várias outras células em uma planilha pode ser um processo muito demorado. Isso é especialmente verdadeiro se houver centenas ou milhares de linhas na planilha.

Depois de saber como usar o Flash Fill no Excel corretamente, você pode deixar o Excel fazer todo o trabalho pesado. Você apenas fornece algumas entradas de células manuais para ajudar o Excel a entender exatamente o que você está tentando fazer. Em seguida, o Excel faz o restante do trabalho para o restante da planilha.

Se isso soa como uma dica de economia de tempo que você gostaria de experimentar, vamos dar uma olhada em como você pode usar esse recurso para melhorar sua própria produtividade.

Observação^(Note) : o recurso Flash Fill no Excel só está disponível no Excel 2013 e posterior.

Como usar o preenchimento do Flash no Excel

A aplicação mais simples do Flash Fill no Excel é combinar duas palavras^{(combining two words together)} . No exemplo abaixo, mostraremos como usar o Flash Fill para combinar rapidamente um nome e um sobrenome em uma terceira célula para o nome completo.

Neste exemplo, a coluna C contém o primeiro nome, a coluna D contém o sobrenome e a coluna E é a coluna do nome completo.

1. Primeiro, digite o nome completo na primeira célula da maneira que você gostaria que fosse (combinando o conteúdo da célula Nome^{(First Name)} e da célula Sobrenome.

1. Depois disso, comece a digitar a mesma coisa na próxima célula (o nome^{(First Name)} e o sobrenome das células à esquerda). Você notará que o recurso Flash Fill do Excel detectará automaticamente o padrão do conteúdo da célula acima dela que você digitou manualmente.
   
   Usando esse “aprendizado”, o Excel fornecerá uma prévia do que acha que você deseja digitar. Ele até mostrará como o restante das células preencherá o restante da coluna.

1. Basta pressionar Enter para aceitar esta visualização. Você verá o recurso Excel Flash Fill realizar sua mágica enquanto preenche todo o restante das células nesta coluna para você.

Como você pode ver, o recurso Flash Fill pode economizar muito tempo se você comparar digitar manualmente uma célula e Enter com a necessidade de digitar manualmente os nomes de todas as células na nova coluna.

Se você notou que o recurso Flash Fill não funciona, você precisa ativar o recurso Flash Fill no Excel . Você pode ver como fazer isso na última seção deste artigo.

Opções de Preenchimento Flash do Excel

Ao executar as etapas de Preenchimento Flash^{(Flash Fill)} acima, você notará que um pequeno ícone aparecerá ao lado das células preenchidas. Se você selecionar a seta suspensa à direita deste ícone, verá algumas opções adicionais que podem ser usadas com o recurso Flash Fill . 

Usando as opções de preenchimento instantâneo^{(Flash Fill)} nesta caixa suspensa, você pode:

• Undo Flash Fill : Desfaça a ação que preencheu a coluna inteira depois que você pressionou Enter
• Aceitar sugestões^{(Accept suggestions)} : Isso informará ao recurso de preenchimento instantâneo^{(Flash Fill)} do Excel para esta coluna que você está bem com as alterações na coluna e gostaria de mantê-las
• Selecionar xx células em branco^{(Select xx blank cells)} : permite identificar todas as células que não foram preenchidas e estão em branco para que você possa corrigi-las se precisar
• Selecionar xx células alteradas^{(Select xx changed cells)} : permite que você selecione todas as células que foram alteradas automaticamente depois que o recurso Flash Fill atualizou essas células

Depois de selecionar Aceitar sugestões, você verá que os números de “seleção” para as “células alteradas” cairão para zero. Isso ocorre porque, uma vez aceitas as alterações, o conteúdo dessas células não é mais considerado “alterado” pelo recurso Flash Fill .

Como ativar o preenchimento do Flash no Excel

Se você notou que o Excel não fornece uma visualização de Preenchimento Flash^{(Flash Fill)} quando você começa a digitar a segunda célula, talvez seja necessário habilitar o recurso.

Para fazer isso:

Selecione Arquivo^(File) > Opções^(Options) > Avançado^(Advanced) . Role para baixo até a seção Opções de edição^{(Editing options)} e certifique-se de que Ativar preenchimento automático para valores de célula^{(Enable AutoComplete for cell values)} e Preenchimento automático automático^{(Automatically Flash Fill)} estão selecionados.

Selecione OK para finalizar. Agora, da próxima vez que você começar a digitar na segunda célula depois de preencher a primeira, o Excel deverá detectar o padrão e fornecer uma visualização de como ele acha que você deseja preencher o restante das células na coluna.

Você também pode ativar o recurso Flash Fill para a célula que você destacou selecionando o ícone Flash Fill no menu Data no grupo ^(Data)Data Tools na faixa de opções. 

Você também pode usá-lo pressionando Ctrl + E no teclado.

Quando usar o preenchimento do Flash no Excel

A concatenação de nomes completos de duas colunas é um exemplo simples de como você pode usar o Flash Fill^{(Flash Fill)} no Excel , mas há muitos outros usos avançados para esse poderoso recurso.

• Extraia uma substring de uma string grande (como um CEP de um endereço completo) em outra coluna
• Extrair^(Pull) números de strings alfanuméricas
• Remover espaços de strings antes ou depois
• Insira^(Insert) substrings (como uma vírgula ou traço) em strings existentes
• Reformatar datas
• Substituir^(Replace) parte de uma string por um novo texto

Lembre-se de que, por mais útil que seja o recurso Flash Fill , ele não será atualizado automaticamente quando você alterar as células originais.

Por exemplo, no exemplo de nome e sobrenome na primeira seção deste artigo, você pode obter a mesma saída usando a função Concatenar^{(Concatenate function)} e, em seguida, preenchendo o restante da coluna com essa função.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Ao fazer isso, se uma das duas primeiras células for alterada, o Nome Completo^{(Full Name)} será atualizado. Uma desvantagem disso é que, se você excluir uma das duas primeiras colunas, a coluna Nome Completo^{(Full Name)} será limpa ou exibirá um erro.

É por isso que a função Flash Fill no Excel é melhor usada quando você deseja converter total e permanentemente as colunas originais em uma string ou número recém-formatado.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that іncorpоrate text or data from multiple other cells in a sheet cаn be a very time сonsuming process. This iѕ especially truе if there are hundreds or thousands of rows in the sprеadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

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