Para uma ferramenta baseada na nuvem e na Web para rastrear projetos, tarefas, listas, membros da equipe e muito mais, o Smartsheet.com oferece recursos abrangentes e flexíveis.

Se você está pensando em experimentar ou já se inscreveu para uma avaliação gratuita, aproveitar ao máximo a ferramenta significa saber o que ela pode fazer por você e sua equipe. Vamos nos aprofundar em como usar o Smartsheet para iniciantes que estão começando.

O que é Smartsheet?

Se você já usou aplicativos como Asana^{(like Asana)} , Monday.com ou software de gerenciamento de projetos semelhante, o Smartsheet é comparável em propósito, estrutura e recursos. Você pode usá-lo sozinho ou colaborar com outras pessoas, criar painéis para acesso rápido a itens e desfrutar de várias visualizações, como Kanban , calendário e grade.

O Smartsheet^(Smartsheet) também fornece fluxos de trabalho automatizados, modelos para início rápido, relatórios úteis, formulários personalizados e integrações com outros aplicativos para otimizar seus processos.

A melhor maneira de começar a usar o Smartsheet é criar ou importar um projeto, uma planilha ou uma lista de tarefas que você deseja acompanhar. Em seguida, guiaremos você pelos recursos de cada ferramenta.

Criar, importar ou usar um modelo

Selecione o ícone do Centro de Soluções^{(Solution Center)} (sinal de mais) na navegação à esquerda. Você verá as opções no canto superior esquerdo da tela para Criar^(Create) e Importar^(Import) .

Escolha Create, e você tem oito opções para Grid , Project , Cards , Task List , Form , Report e Dashboard/Portal . Selecione o tipo de item que deseja criar, dê um nome a ele e escolha Criar^(Create) .

Escolha Importar^(Import) se você tiver um plano de projeto ou uma planilha de tarefas em outro lugar com o qual gostaria de começar. Escolha Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets ou Atlassian Trello . Em seguida, siga as instruções para importar o item.

Se você quiser começar com um modelo ou conjunto de modelos, escolha Procurar todas as soluções^{(Browse All Solutions)} , selecione um setor ou use a caixa Pesquisar^(Search) para encontrar algo específico. 

Selecione um modelo ou conjunto para ver informações adicionais. Em seguida, para usar um modelo^{(use a template)} , selecione o botão Usar^(Use) .

Para um conjunto de modelos, selecione Saiba mais^{(Learn More)} para obter detalhes completos sobre o que está incluído e baixe o conjunto.

Use o Assistente de Projeto

Se for um novo projeto com o qual você deseja começar, você também pode usar o Project Assistant . Isso lhe dá uma vantagem inicial na configuração do projeto.

Na Central de Soluções^{(Solution Center)} , selecione Assistente de Projeto^{(Project Assistant)} . Dê um nome ao seu projeto, insira duas tarefas para começar e adicione duas subtarefas para a Tarefa^(Task) nº 1.

Você verá o layout de exibição de grade^{(Grid View)} para seu novo projeto com as tarefas e subtarefas inseridas. 

Recursos do projeto

Acompanhar seu projeto no Smartsheet é fácil com ferramentas de gerenciamento de projetos integradas, como o Gantt View .

Você tem pontos para a tarefa, duração, início, término, predecessores, atribuídos, porcentagem concluída, status e comentários no lado esquerdo. No lado direito está o gráfico de Gantt .

Você pode adicionar linhas de base e mostrar ou ocultar o caminho crítico usando os ícones no canto superior direito.

Selecione o ícone de engrenagem^(gear) para abrir as configurações do projeto^{(Project Settings)} . Em seguida, ajuste as Configurações de dependência^{(Dependency Settings)} , Exibição da linha do tempo^{(Timeline Display)} e Gerenciamento de recursos^{(Resource Management)} .

Recursos da lista de tarefas

A lista de tarefas tem exatamente o que você precisa para acompanhar suas^{(track your to-dos)} tarefas do início ao fim. 

Insira^(Enter) o nome da tarefa, data de vencimento, responsável e status. Use a coluna Concluído^(Done) para marcar as tarefas concluídas e a seção Comentários^(Comments) para anotações.

Recursos de cartões

Se você gosta do método Kanban de gerenciamento de projetos, pode usar o layout de Cartões, seja para você ou para sua equipe.

Você começará com faixas para Uncategorized , Backlog , Planning , In Progress e Complete . No entanto, você pode alterar esses rótulos de acordo com seu projeto.

Use os sinais de mais para adicionar cartões às pistas. Seus cartões podem incluir uma lista de verificação de subtarefas, anexos de arquivos, comentários, provas e lembretes. Você também pode editar as subtarefas em um cartão em uma visualização maior selecionando o ícone Editar^(Edit) (lápis).

Escolha^(Choose) entre uma visualização compacta ou completa de seus cartões e ajuste as configurações de visualização^{(Card View)} de cartões com o ícone de engrenagem no canto superior direito.^(gear)

Recursos de grade

Você usa aplicativos como Microsoft Excel ou Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} para rastrear itens? Se sim, então o layout Grid é para você. ^(Grid)Parece uma planilha com colunas, linhas e células.

Recursos do formulário

Construir um formulário personalizado^{(Building a custom form)} é um recurso útil para todos os tipos de projetos. Com o Smartsheet , você pode projetar seu formulário e ajustar suas configurações facilmente.

Adicione^(Add) e remova elementos de ^(Elements)formulário^(Form) com a seção à esquerda. Em seguida, selecione um campo de formulário para ajustar suas configurações específicas à direita. Por exemplo, você pode tornar um campo obrigatório, incluir um rótulo ou texto de ajuda, usar validação e adicionar lógica.

Ajuste as configurações de formulário para Tema^(Theme) e Marca^(Brand) , Segurança^(Security) , Envio^{(Form Submission)} de formulário e e-mails para envios.

Recursos do relatório

Crie um Relatório de Linha , Relatório^{(Row Report)} de Resumo^{(Summary Report)} ou ambos. Selecione a planilha ou projeto e adicione as colunas. Você pode adicionar filtros, classificar e agrupar colunas e incluir um resumo na parte superior.

Recursos do painel

Ao criar um painel do Smartsheet , você pode ver um instantâneo do seu projeto, verificar itens ativos, ver um gráfico útil ou visualizar métricas.

Dê um nome ao seu painel e escolha os widgets que deseja usar. Você verá uma boa seleção de widgets à direita e simplesmente selecione um para adicioná-lo. 

Depois de ter os widgets em seu painel, você pode ajustar suas configurações. Dependendo do tipo de widget, você pode adicionar e estilizar um título e escolher uma ação para quando alguém clicar no widget.

Navegação^{(Smartsheet Navigation)} , layout e ferramentas do Smartsheet^(Tools)

O Smartsheet^(Smartsheet) oferece uma maneira fácil de navegar no aplicativo e usar as ferramentas. 

Navegação à esquerda

No lado esquerdo você tem a navegação principal para Home , Notifications , Browse , Recents , Favorites , WorkApps e Solution Center . Ao fazer login no Smartsheet , selecione por onde deseja começar.

Na parte inferior, selecione o ícone do ícone Ajuda^(Help) (ponto de interrogação) para obter assistência ou o ícone Conta^(Account) para ajustar seu perfil e configurações.

Ferramentas do lado direito

No lado direito estão as ferramentas. Você os verá na tela para cada item que usar, como um projeto, uma lista de tarefas^{(Task List)} ou cartões. As exceções são o Dashboard e o Report . 

Quando você seleciona uma ferramenta, uma barra lateral é exibida contendo os itens correspondentes. Você tem Conversas, Anexos, Provas^(Proofs) , Solicitações de Atualização^{(Update Requests)} , Publicar^(Publish) , Log de Atividades^{(Activity Log)} e Resumo^(Summary) . 

As ações disponíveis na barra lateral dependem da ferramenta. Como exemplos, você pode visualizar todas as conversas, aquelas que não foram lidas ou comentários por planilha ou linha. Para anexos, você pode visualizar o arquivo, baixá-lo, renomeá-lo ou adicionar uma descrição.

Barra de ferramentas superior

Na parte superior de cada item, você tem ferramentas adicionais. No lado esquerdo, você pode salvar, imprimir, desfazer ou refazer uma ação. Diretamente ao lado disso, você pode alterar sua visão, o que é bastante útil. Alterne entre as exibições de Grade^(Grid) , Gantt , Cartão^(Card) ou Calendário^(Calendar) . 

Você também verá botões de fonte e formato semelhantes ao que você vê no Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Isso permite alterar o estilo, tamanho ou cor da fonte, alterar o alinhamento, formatar como moeda e muito mais.

^{(Additional Smartsheet Features)}Recursos e opções adicionais do Smartsheet

Depois de aprender o básico sobre como usar o Smartsheet , dê uma olhada nesses recursos e opções adicionais.

Compartilhamento^(Sharing) : junto com as conversas em tempo real e as ferramentas de colaboração^{(collaboration tools)} , você pode ajustar as configurações de compartilhamento e permissão para sua equipe. Use o botão Compartilhar^(Share) no canto superior direito para ver suas opções.

Integrações^{(Integrations)} : conecte o Smartsheet a aplicativos como Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira e muito mais. Para visualizar suas opções, vá para a Central de Soluções^{(Solution Center)} , selecione Procurar Todas as Soluções^{(Browse All Solutions)} e selecione Ver mais Complementos^{(See More Add-Ons)} na seção Complementos.

Fluxos de trabalho automatizados^{(Automated Workflows)} : automatize tarefas^{(Automate tasks)} para seu projeto ou planilha selecionando um gatilho e uma ação. Você pode automatizar coisas como notificações, solicitações de aprovação, gravação de uma data ou bloqueio de linhas. Selecione a guia Automação^(Automation) acima da barra de ferramentas superior.

Você também pode criar um espaço de trabalho, usar formatação condicional e fazer check-out da funcionalidade para criar um aplicativo Web ou móvel para sua empresa.

O Smartsheet^(Smartsheet) é uma ferramenta robusta e completa para gerenciar projetos de todos os tamanhos. Certifique-se de verificar o preço do plano de assinatura^{(subscription plan pricing)} para o melhor ajuste para você.

Para ferramentas semelhantes, veja como usar a ferramenta Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} ou como ser produtivo com o Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team memberѕ, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

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