É sempre uma tragédia terrível quando alguém perde algo importante em que estava trabalhando porque não salvou seu documento corretamente. Isso acontece com mais frequência do que você imagina para usuários do Excel e do Word^{(Excel and Word users)} !

Felizmente, a Microsoft adicionou muitos recursos nas últimas duas versões que ajudam a reduzir as chances de perda de dados devido a falhas, falta de energia, exclusões acidentais etc. Um recurso é chamado de AutoRecuperação^{(AutoRecover)} e o segundo recurso menos conhecido, é chamado de Backup Automático^(AutoBackup) .

Neste artigo, falarei sobre como configurar ambas as opções para que seus dados estejam o mais seguros possível. Também gostaria de mencionar que as versões mais recentes do Office permitem que^{(Office allow)} você salve documentos diretamente no OneDrive , o que é uma boa opção a ser considerada, pois você ainda poderá acessar seu trabalho mesmo que o disco rígido falhe.

AutoRecuperação do Excel

O recurso Auto Recover^{(Auto Recover feature)} é ativado por padrão e basicamente salva seu documento automaticamente em um local temporário após um intervalo de tempo definido^{(set time interval)} . Para visualizar as configurações de AutoRecuperação^{(AutoRecover)} , clique em Arquivo^(File) e depois em Opções^(Options) .

Clique em Salvar^(Save) no menu à esquerda e você verá a opção AutoRecuperação^{(AutoRecover option)} em Salvar pastas^{( Save Workbooks)} de trabalho .

Por padrão, as informações de AutoRecuperação^{(AutoRecover information)} são salvas a cada 10 minutos. Além do intervalo, o Excel deve ficar ocioso por 30 segundos antes que os dados sejam salvos. Além disso, as informações salvas automaticamente são salvas no local do arquivo de AutoRecuperação^{(AutoRecover file location)} listado aqui. Então, como isso funciona? Basicamente^(Basically) , digamos que você tenha uma planilha como a abaixo e a tenha salvo.

Agora digamos que eu adicione os seguintes dados à planilha do Excel e espere^{(Excel spreadsheet and wait)} cerca de 10 minutos sem salvar meu documento. Como o intervalo de AutoRecuperação^{(AutoRecover interval)} está definido para 10 minutos, você precisa esperar pelo menos esse tempo para que os dados sejam salvos.

No meu caso, simulei uma falha^{(Excel crash)} do Excel abrindo o gerenciador de tarefas^{(task manager)} e matando o processo do Excel^{(Excel process)} . Depois disso, reabri o Excel e imediatamente vi uma opção chamada Show Recovered Files .

Se você clicar nele, ele exibirá uma lista de arquivos do Excel que podem ser recuperados. No meu caso, ele tinha o arquivo original, que tinha dados apenas em A1 e A2^{(A1 and A2)} , e também tinha o arquivo AutoRecovered^{(AutoRecovered file)} , que incluía os dados que eu não havia salvo em disco.

Clicar em qualquer um dos itens da lista abrirá outra instância do Excel mostrando os dados desse arquivo específico. No geral, esse é um recurso muito útil para aqueles momentos em que você não salvou todo o seu trabalho, mas o Excel termina inesperadamente.

A principal desvantagem desse recurso é que os dados de AutoRecuperação^{(AutoRecover data)} são armazenados no mesmo disco rígido que seu arquivo, portanto, se algo acontecer com seu disco rígido, tudo desaparecerá. Você pode alterar o local nas configurações acima para um disco rígido separado ou até mesmo para um local de rede^{(network location)} , o que eu recomendo.

Observe que as informações de AutoRecuperação^{(AutoRecover information)} também são excluídas automaticamente pelo Excel nas seguintes circunstâncias:

1. Você salva o arquivo manualmente ou usando Arquivo^(File) – Salvar como^{(Save As)} .
2. Você fecha o arquivo ou sai do Excel^{(file or quit Excel)} (se você salvar o arquivo ou não)
3. Você desativa a AutoRecuperação^{(AutoRecover)} completamente ou apenas para a pasta de trabalho

Então, basicamente, sempre que você salva o arquivo, ele se livra dos dados de AutoRecuperação^{(AutoRecover data)} . Além disso, se você sair manualmente do Excel e optar por não salvar os dados, ele excluirá os dados de AutoRecuperação^{(AutoRecover data)} . Basta^(Just) ter isso em mente ao usar esse recurso. Se você é um usuário pesado do Excel^{(Excel user)} , sugiro definir o intervalo de AutoRecuperação^{(AutoRecover interval)} para algo como 2 ou 3 minutos em vez de 10.

Backup automático

Outro recurso que muitas pessoas não conhecem é o AutoBackup . Para usá-lo, você deve primeiro salvar seu arquivo para chegar à caixa de diálogo ^{(dialog box)}Salvar^(Save) . Se você já tiver um documento do Excel^{(Excel document)} salvo , vá para Arquivo^(File) e, em seguida, Salvar como^{(Save As)} e escolha um local. Quando você fizer isso, a caixa de diálogo Salvar como será exibida.^{(Save As)}

Na caixa de diálogo, clique no botão Ferramentas^(Tools) que está à esquerda do botão Salvar^(Save) . Você verá algumas opções, uma das quais é General Options . Ao clicar nele, uma pequena janela aparecerá com mais algumas opções.

Vá em frente e marque a caixa Sempre criar backup^{(Always create backup)} . Clique em OK^{(Click OK)} e agora ao salvar o arquivo, um arquivo de backup do Excel^{(Excel backup)} também será criado com a extensão .XLK. Observe que na primeira vez que você fizer isso, os arquivos serão exatamente os mesmos. Se você editar o arquivo original e salvá-lo novamente, o arquivo de backup^{(backup file)} ainda permanecerá o mesmo (os dados originais). Na terceira vez que você salvá-lo, no entanto, o arquivo de backup^{(backup file)} será atualizado com informações até o segundo salvamento.

Basicamente, o arquivo de backup^{(backup file)} é sempre uma versão atrás da versão atual. Portanto, se você fez várias alterações, salvou seu arquivo e depois quis voltar para a versão que não tinha essas alterações, basta abrir o arquivo de backup^{(backup file)} .

O arquivo é salvo no mesmo local que o arquivo original e não parece haver uma maneira de alterar isso. Esse recurso não adiciona muita segurança ao seu documento, mas é bom em determinadas circunstâncias.

Ativar esses recursos de backup e recuperação^{(backup and recovery features)} no Excel esperançosamente evitará que você perca dados importantes. É sempre uma boa opção usar o armazenamento em nuvem (como o OneDrive ) como uma ^(OneDrive)rede de segurança^{(safety net)} extra caso seu computador falhe catastroficamente. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para comentar. Aproveitar!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when sоmeone loseѕ sоmething important theу were working on because they didn’t save their document properly. This happens more often than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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