Você já teve uma planilha grande com dados no Excel e precisa de uma forma fácil de filtrar e extrair informações específicas dela? Se você aprender a usar PROCV^(VLOOKUP) no Excel , poderá fazer essa pesquisa com apenas uma única e poderosa função do Excel^{(Excel function)} .

A função PROCV^{(VLOOKUP function)} no Excel assusta muita gente porque tem muitos parâmetros e existem várias formas de usá-la. Neste artigo, você aprenderá todas as maneiras de usar PROCV^(VLOOKUP) no Excel e por que a função é tão poderosa.

Parâmetros PROCV no Excel^{(VLOOKUP Parameters In Excel)}

Ao começar a digitar =VLOOKUP( em qualquer célula do Excel , você verá um pop-up mostrando todos os parâmetros de função disponíveis.

Vamos examinar cada um desses parâmetros e o que eles significam.

• lookup_value : o valor que você está procurando na planilha
• table_array : O intervalo de células na planilha que você deseja pesquisar
• col_index_num : A coluna de onde você deseja extrair seu resultado
• [range_lookup] : Modo de correspondência^{(Match mode)} ( TRUE = approximate , FALSE = exact )

Esses quatro parâmetros permitem que você faça muitas pesquisas úteis e diferentes de dados dentro de conjuntos de dados muito grandes.

Um Exemplo Simples de PROCV do Excel^{(A Simple VLOOKUP Excel Example)}

PROCV não^{(VLOOKUP isn)} é uma das funções básicas do Excel que você pode ter aprendido, então vamos ver um exemplo simples para começar.

Para o exemplo a seguir, usaremos uma grande planilha de notas do SAT para escolas nos Estados ^(United) Unidos^(States) . Esta planilha contém mais de 450 escolas, juntamente com pontuações individuais do SAT para leitura, matemática e escrita. Fique^(Feel) a vontade para baixar para acompanhar. Existe uma conexão externa que puxa os dados, então você receberá um aviso ao abrir o arquivo, mas é seguro.

Seria muito demorado pesquisar em um conjunto de dados tão grande para encontrar a escola em que você está interessado.

Em vez disso, você pode criar um formulário simples nas células em branco na lateral da tabela. Para realizar essa pesquisa, basta criar um campo para Escola^(School) e três campos adicionais para notas de leitura, matemática e redação.

Em seguida, você precisará usar a função PROCV^{(VLOOKUP function)} no Excel para fazer esses três campos funcionarem. No campo Reading , crie a função PROCV^{(VLOOKUP function)} da seguinte forma:

1. Digite =VLOOKUP(
2. Selecione o campo Escola^{(School field)} , que neste exemplo é I2 . Digite uma vírgula.
3. Selecione todo o intervalo de células que contém os dados que você deseja pesquisar. Digite uma vírgula.

Ao selecionar o intervalo, você pode começar na coluna que está usando para pesquisar (neste caso, a coluna do nome da escola^{(school name column)} ) e, em seguida, selecionar todas as outras colunas e linhas que contêm os dados.

Nota^(Note) : A função PROCV^{(VLOOKUP function)} no Excel só pode pesquisar nas células à direita da coluna de pesquisa^{(search column)} . Neste exemplo, a coluna do nome da escola^{(school name column)} precisa estar à esquerda dos dados que você está procurando.

1. Em seguida, para recuperar a pontuação de leitura^{(Reading score)} , você precisará selecionar a 3ª coluna da coluna selecionada mais à esquerda. Então, digite um 3 e digite outra vírgula.
2. Por fim, digite FALSE para uma correspondência exata e feche a função com um ) .

Sua função VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} final deve se parecer com isto:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

Ao pressionar Enter pela primeira vez e finalizar a função, você notará que o campo Reading^{(Reading field)} conterá um #N/A .

Isso ocorre porque o campo Escola^{(School field)} está em branco e não há nada para a função PROCV^{(VLOOKUP function)} localizar. No entanto, se você inserir o nome de qualquer escola de ensino médio que deseja pesquisar, verá os resultados corretos dessa linha para a pontuação de Leitura^{(Reading score)} .

Como lidar com o PROCV diferenciando maiúsculas de minúsculas^{(How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive)}

Você pode perceber que, se não digitar o nome da escola no mesmo caso em que está listado no conjunto de dados, não verá nenhum resultado.

Isso ocorre porque a função PROCV diferencia^{(VLOOKUP function)} maiúsculas de minúsculas. Isso pode ser irritante, especialmente para um conjunto de dados muito grande em que a coluna que você está pesquisando é inconsistente com a forma como as coisas são capitalizadas.

Para contornar isso, você pode forçar o que está procurando a mudar para minúsculas antes de procurar os resultados. Para fazer isso, crie uma nova coluna ao lado da coluna que você está pesquisando. Digite a função:

=TRIM(LOWER(B2))

Isso reduzirá o nome da escola^{(school name)} e removerá quaisquer caracteres estranhos (espaços) que possam estar no lado esquerdo ou direito do nome.

Mantenha pressionada a tecla Shift e coloque^{(Shift key and place)} o cursor do mouse^{(mouse cursor)} sobre o canto inferior direito da primeira célula até que ela mude para duas linhas horizontais. Clique duas^(Double) vezes com o mouse para preencher automaticamente a coluna inteira.

Por fim, como o PROCV^(VLOOKUP) tentará usar a fórmula em vez do texto nessas células, você precisará convertê-los todos apenas em valores. Para fazer isso, copie a coluna inteira, clique com o botão direito do mouse na primeira célula e cole apenas valores.

Agora que todos os seus dados foram limpos nesta nova coluna, modifique ligeiramente sua função PROCV^{(VLOOKUP function)} no Excel para usar essa nova coluna em vez da anterior, iniciando o intervalo de pesquisa^{(the lookup range)} em C2 em vez de B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Agora você notará que, se sempre digitar sua pesquisa em letras minúsculas, sempre obterá um bom resultado de pesquisa^{(search result)} .

Esta é uma dica útil do Excel^{(handy Excel tip)} para superar o fato de que PROCV diferencia^(VLOOKUP) maiúsculas de minúsculas.

Correspondência aproximada de PROCV

Embora o exemplo^{(LOOKUP example)} de pesquisa de correspondência exata descrito na primeira seção deste artigo seja bastante simples, a correspondência aproximada é um pouco mais complexa.

A correspondência aproximada é melhor usada para pesquisar em intervalos de números. Para fazer isso corretamente, o intervalo de pesquisa^{(search range)} precisa ser classificado corretamente. O melhor exemplo disso é uma função PROCV^{(VLOOKUP function)} para procurar uma nota de letra^{(letter grade)} que corresponda a uma nota numérica^{(number grade)} .

Se um professor tiver uma longa lista de notas de trabalhos de casa^{(student homework)} de alunos ao longo do ano com uma coluna de média^{(averaged column)} final , seria bom ter a nota por letra correspondente a essa nota final automaticamente.

Isso é possível com a função PROCV^{(VLOOKUP function)} . Tudo o que é necessário é uma tabela^{(lookup table)} de pesquisa à direita que contém a nota de letra apropriada para cada ^{(letter grade)}intervalo de pontuação^{(score range)} numérica .

Agora, usando a função PROCV^{(VLOOKUP function)} e uma correspondência aproximada, você pode encontrar a nota de letra adequada correspondente ao intervalo numérico correto.

Nesta função PROCV:

• lookup_value : F2, a nota média final
• table_array : I2:J8, o intervalo de pesquisa de grau de letra^{(letter grade lookup range)}
• index_column : 2, a segunda coluna na tabela de pesquisa^{(lookup table)}
• [range_lookup] : TRUE, correspondência aproximada

Depois de terminar a função PROCV^{(VLOOKUP function)} em G2 e pressionar Enter^{(G2 and press Enter)} , você pode preencher o restante das células usando a mesma abordagem descrita na última seção. Você verá todas as notas de letras devidamente preenchidas.

Observe que a função PROCV^{(VLOOKUP function)} no Excel pesquisa da extremidade inferior do intervalo de notas^{(grade range)} com a pontuação da letra^{(letter score)} atribuída até o topo do intervalo da próxima pontuação da letra^{(letter score)} .

Portanto, “C” precisa ser a letra atribuída ao intervalo inferior (75), e B é atribuído ao fundo (mínimo) de seu próprio intervalo de letras^{(letter range)} . PROCV^(VLOOKUP) irá “encontrar” o resultado para 60 (D) como o valor aproximado mais próximo para qualquer coisa entre 60 e 75.

PROCV^(VLOOKUP) no Excel é uma função muito poderosa que está disponível há muito tempo. Também é útil para localizar valores correspondentes em qualquer lugar de uma pasta de trabalho do Excel^{(Excel workbook)} .

No entanto, lembre-se de que os usuários da Microsoft que têm uma assinatura mensal do Office 365^{(Office 365)} agora têm acesso a uma função XLOOKUP mais recente. Esta função tem mais parâmetros e flexibilidade adicional. Os usuários com assinatura semestral precisarão aguardar o lançamento da atualização em julho de 2020^{(July 2020)} .

How to Use VLOOKUP in Excel

Have you ever had a large spreadsheet with data іn Excel and need an eаsy way to filter and extract specific information from it? If you learn how to use VLОOKUP in Excеl, you can do this lookup with just a sіngle, powerful Excel function.

The VLOOKUP function in Excel scares a lot of people because it has a lot of parameters and there are multiple ways to use it. In this article you’ll learn all of the ways you can use VLOOKUP in Excel and why the function is so powerful.

VLOOKUP Parameters In Excel

When you start typing =VLOOKUP( into any cell in Excel, you’ll see a pop-up showing all of the available function parameters.

Let’s examine each of these parameters and what they mean.

• lookup_value: The value you’re looking for from the spreadsheet
• table_array: The range of cells in the sheet you want to search through
• col_index_num: The column where you want to pull your result from
• [range_lookup]: Match mode (TRUE = approximate, FALSE = exact)

These four parameters let you do a lot of different, useful searches for data inside of very large datasets.

A Simple VLOOKUP Excel Example

VLOOKUP isn’t one of the basic Excel functions you might have learned, so let’s look at a simple example to get started.

For the following example, we’ll use a large spreadsheet of SAT scores for schools in the United States. This spreadsheet contains over 450 schools along with individual SAT scores for reading, math, and writing. Feel free to download to follow along. There is an external connection that pulls the data, so you’ll get a warning when opening the file, but it’s safe.

It would be very time consuming to search through such a large dataset to find the school that you’re interested in.

Instead, you can create a simple form in the blank cells on the side of the table. To conduct this search, just make one field for School, and three additional fields for reading, math, and writing scores.

Next, you’ll need to use the VLOOKUP function in Excel to make these three fields work. In the Reading field, create the VLOOKUP function as follows:

1. Type =VLOOKUP(
2. Select the School field, which in this example is I2. Type a comma.
3. Select the entire range of cells that contain the data you want to look up. Type a comma.

When you select the range, you can start from the column you’re using to look up (in this case the school name column), and then select all of the other columns and rows that contain the data.

Note: The VLOOKUP function in Excel can only search through cells to the right of the search column. In this example, the school name column needs to be to the left of the data you’re looking up.

1. Next, to retrieve the Reading score, you’ll need to select the 3rd column from the leftmost selected column. So, type a 3 and then type another comma.
2. Finally, type FALSE for an exact match, and close the function with a ).

Your final VLOOKUP function should look something like this:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

When you first press Enter and finish the function, you’ll notice the Reading field will contain an #N/A.

This is because the School field is blank and there is nothing for the VLOOKUP function to find. However, if you enter the name of any high school you want to look up, you’ll see the correct results from that row for the Reading score.

How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive

You may notice that if you don’t type the name of the school in the same case as how it’s listed in the dataset, you will not see any results.

This is because the VLOOKUP function is case sensitive. This can be annoying, especially for a very large dataset where the column you’re searching through is inconsistent with how things are capitalized.

To get around this, you can force what you’re searching for to switch to lowercase before looking up the results. To do this, create a new column next to the column you’re searching. Type the function:

=TRIM(LOWER(B2))

This will lowercase the school name and remove any extraneous characters (spaces) that might be on the left or right side of the name.

Hold down the Shift key and place the mouse cursor over the lower right corner of the first cell until it changes to two horizontal lines. Double click the mouse to autofill the entire column.

Finally, since VLOOKUP will try to use the formula rather than the text in these cells, you need to convert them all to values only.  To do this, copy the entire column, right click in the first cell, and paste values only.

Now that all of your data is cleaned up in this new column, slightly modify your VLOOKUP function in Excel to use this new column instead of the previous one by starting the lookup range at C2 instead of B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Now you’ll notice that if you always type your search in lower case, you’ll always get a good search result.

This is a handy Excel tip to overcome the fact that VLOOKUP is case sensitive.

VLOOKUP Approximate Match

While the exact match LOOKUP example described in the first section of this article is pretty straightforward, the approximate match is a little more complex.

The approximate match is best used to search through number ranges. To do this correctly the search range needs to be properly sorted. The best example of this is a VLOOKUP function to search for a letter grade that corresponds to a number grade.

If a teacher has a long list of student homework grades from throughout the year with a final averaged column, it would be nice to have the letter grade corresponding to that final grade come up automatically.

This is possible with the VLOOKUP function. All that’s required is a lookup table off to the right that contains the appropriate letter grade for each numerical score range.

Now, using the VLOOKUP function and an approximate match, you can find the proper letter grade corresponding to the correct numeric range.

In this VLOOKUP function:

• lookup_value: F2, the final averaged grade
• table_array: I2:J8, The letter grade lookup range
• index_column: 2, the second column in the lookup table
• [range_lookup]: TRUE, approximate match

Once you finish the VLOOKUP function in G2 and press Enter, you can fill in the rest of the cells using the same approach described in the last section. You’ll see all of the letter grades properly filled in.

Note that the VLOOKUP function in Excel searches from the bottom end of the grade range with the assigned letter score to the top of the range of the next letter score.

So, “C” needs to be the letter assigned to the lower range (75), and B is assigned to the bottom (minimum) of its own letter range. VLOOKUP will “find” the result for 60 (D) as the closest approximate value for anything between 60 to 75.

VLOOKUP in Excel is a very powerful function that has been available for a long time. It is also useful for finding matching values anywhere in an Excel workbook.

Keep in mind, however, that Microsoft users who have a monthly Office 365 subscription now have access to a newer XLOOKUP function. This function has more parameters and additional flexibility. Users with a semi-annual subscription will need to wait for the update to roll out in July 2020.

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