Claro que o Excel é usado para planilhas, mas você sabia que pode conectar o Excel a fontes de dados externas? Neste artigo vamos discutir como conectar uma planilha do Excel^(Excel) a uma tabela de banco de dados MySQL e usar os dados na tabela de banco de dados para preencher nossa planilha. Há algumas coisas que você precisa fazer para se preparar para essa conexão.

Preparação^{(Preparation)}

Primeiro, você deve baixar o driver ODBC^(ODBC) ( Open Database Connectivity ) mais recente para MySQL . O driver ODBC^(ODBC) atual para MySQL pode ser localizado em

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Depois^(Make) de baixar o arquivo, certifique-se de verificar o hash md5 do arquivo em relação ao listado na página de download.

Em seguida, você precisará instalar o driver que acabou de baixar.  Clique duas^(Double) vezes no arquivo para iniciar o processo de instalação. Quando o processo de instalação estiver concluído, você precisará criar um nome de origem do banco^{(Database Source Name)} de dados ( DSN ) para usar com o Excel .

Criando o DSN^{(Creating the DSN)}

O DSN conterá todas as informações de conexão necessárias para usar a tabela do banco de dados MySQL . Em um sistema Windows , você precisará clicar em Iniciar^(Start) , Painel de controle^{(Control Panel)} , Ferramentas administrativas^{(Administrative Tools)} e Fontes de dados (ODBC)^{(Data Sources (ODBC))} . Você deve ver as seguintes informações:

Observe^(Notice) as abas na imagem acima. Um DSN de usuário^{(User DSN)} está disponível apenas para o usuário que o criou. Um DSN do sistema^{(System DSN)} está disponível para qualquer pessoa que possa fazer login na máquina. Um DSN de arquivo^{(File DSN)} é um arquivo .DSN que pode ser transportado e usado em outros sistemas que tenham o mesmo sistema operacional e drivers instalados.

Para continuar criando o DSN , clique no botão Adicionar^(Add) próximo ao canto superior direito.

Você provavelmente terá que rolar para baixo para ver o MySQL ODBC 5.x Driver . Se não estiver presente, algo deu errado com a instalação do driver na seção Preparação^{(Preparation)} deste post. Para continuar criando o DSN , certifique-se de que MySQL ODBC 5.x Driver esteja destacado e clique no botão Finish . Agora você deve ver uma janela semelhante à lista abaixo:

Em seguida, você precisará fornecer as informações necessárias para preencher o formulário mostrado acima. O banco de dados e a tabela MySQL que estamos usando para este post estão em uma máquina de desenvolvimento e são usados ​​apenas por uma pessoa. Para ambientes de “produção”, sugere-se que você crie um novo usuário e conceda apenas privilégios SELECT ao novo usuário. ^(SELECT)No futuro, você pode conceder privilégios adicionais, se necessário.

Depois de fornecer os detalhes da configuração da fonte de dados, você deve clicar no botão Testar^(Test) para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. A seguir, clique no botão OK . Agora você deve ver o nome da fonte de dados fornecido no formulário no conjunto anterior listado na janela Administrador de fonte de dados ODBC :^{(ODBC Data Source Administrator)}

Criando a conexão de planilha

Agora que você criou com êxito um novo DSN , você pode fechar a janela Administrador de fonte de dados ODBC e abrir o ^{(ODBC Data Source Administrator)}Excel . Depois de abrir o Excel , clique na faixa de dados . ^(Data)Para versões mais recentes do Excel , clique em Obter Dados^{(Get Data)} , em Outras Fontes^{(From Other Sources)} e em ODBC^{(From ODBC)} .

Em versões mais antigas do Excel , é um pouco mais um processo. Em primeiro lugar, você deve ver algo assim:

O próximo passo é clicar no link Conexões^{(Connections)} localizado logo abaixo da palavra Dados^(Data) na lista de guias. A localização do link Conexões está circulada em vermelho na imagem acima. ^{(Connections)}Você deve ser apresentado com a janela Conexões da pasta de trabalho :^{(Workbook Connections)}

O próximo passo é clicar no botão Adicionar^(Add) . Isso apresentará a janela de conexões existentes :^{(Existing Connections)}

Obviamente você não quer trabalhar em nenhuma das conexões listadas. Portanto, clique no botão Procurar mais…^{(Browse for More…)} . Isso apresentará a janela Selecionar fonte de dados :^{(Select Data Source)}

Assim como a janela anterior de conexões existentes^{(Existing Connections)} , você não deseja usar as conexões listadas na janela Selecionar fonte de dados^{(Select Data Source)} . Portanto, você deseja clicar duas vezes na pasta +Connect to New Data Source.odc . Ao fazer isso, você deve ver agora a janela Data Connection Wizard :

Dadas as opções de fonte de dados listadas, você deseja destacar ODBC DSN e clicar em Avançar^(Next) . A próxima etapa do Data Connection Wizard exibirá todas as fontes de dados ODBC disponíveis no sistema que você está usando.

Espero que, se tudo correr conforme o planejado, você verá o DSN que criou nas etapas anteriores listado entre as fontes de dados  ODBC . Destaque^(Highlight) -o e clique em Avançar^(Next) .

A próxima etapa no Data Connection Wizard é salvar e concluir. O campo do nome do arquivo deve ser preenchido automaticamente para você. Você pode fornecer uma descrição. A descrição usada no exemplo é bastante auto-explicativa para qualquer um que possa usá-la. Em seguida, clique no botão Concluir^(Finish) no canto inferior direito da janela.

Agora você deve estar de volta à janela Workbook Connection . A conexão de dados que você acabou de criar deve ser listada:

Importando os dados da tabela^{(Importing the Table Data)}

Você pode fechar a janela Conexão da pasta de trabalho . ^{(Workbook Connection)}Precisamos clicar no botão Conexões Existentes^{(Existing Connections)} na faixa Dados do ^(Data)Excel . O botão Conexões^{(Connections)} Existentes deve estar localizado à esquerda na faixa de dados .^(Data)

Clicar no botão Conexões Existentes^{(Existing Connections)} deve apresentar a janela Conexões Existentes . ^{(Existing Connections)}Você viu esta janela nas etapas anteriores, a diferença agora é que sua conexão de dados deve estar listada perto do topo:

Certifique^(Make) -se de que a conexão de dados que você criou nas etapas anteriores esteja destacada e clique no botão Abrir^(Open) . Agora você deve ver a janela Importar dados :^{(Import Data)}

Para os fins desta postagem, usaremos as configurações padrão na janela Importar dados . ^{(Import Data)}A seguir, clique no botão OK . Se tudo deu certo para você, agora você deve ser apresentado com os dados da tabela do banco de dados MySQL em sua planilha.^(MySQL)

Para este post, a tabela com a qual estávamos trabalhando tinha dois campos. O primeiro campo é um campo INT^(INT) de incremento automático intitulado ID. O segundo campo é VARCHAR (50) e é intitulado fname. Nossa planilha final fica assim:

Como você deve ter notado, a primeira linha contém os nomes das colunas da tabela. Você também pode usar as setas suspensas ao lado dos nomes das colunas para classificar as colunas.

Embrulhar^(Wrap-Up)

Neste post, abordamos onde encontrar os drivers ODBC mais recentes para MySQL , como criar um DSN , como criar uma conexão de dados de planilha usando o DSN e como usar a conexão de dados de planilha para importar dados para uma planilha do Excel^(Excel) . Aproveitar!

 

Connecting Excel to MySQL

Sure Excel is uѕed for spreadsheets, but did you know you can connect Εxcel to external data sources? In this article we’re going to discuss how to connect аn Excel spreаdsheet to a MySQL database table and use the dаta in the database table to populate our spreadsheet.  There are a few things you neеd to do in order to preparе for this connectiоn.

Preparation

First, you must download the most recent Open Database Connectivity (ODBC) driver for MySQL.  The current ODBC driver for MySQL can be located at

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Make sure after you download the file that you check the file’s md5 hash against that listed on the download page.

Next, you will  need to install the driver you just downloaded.  Double click the file to start the install process.  Once the install process is complete you will need to create a Database Source Name (DSN) to use with Excel.

Creating the DSN

The DSN will contain all of the connection information necessary to use the MySQL database table.  On a Windows system, you will need to click on Start, then Control Panel, then Administrative Tools, then Data Sources (ODBC).  You should see the following information:

Notice the tabs in the image above.  A User DSN is only available to the user that created it.  A System DSN is available to anyone that can log into the machine.  A File DSN is a .DSN file that can be transported to and used on other systems that have the same OS and drivers installed.

To continue creating the DSN, click on the Add button near the top right corner.

You will probably have to scroll down to see the MySQL ODBC 5.x Driver.  If it’s not present, something went wrong with installing the driver in the Preparation section of this post.  To continue creating the DSN, make sure MySQL ODBC 5.x Driver is highlighted and click on the Finish button. You should now see a window similar to the one listed below:

Next you will need to supply the information necessary to complete the form shown above.  The MySQL database and table we’re using for this post is on a development machine and is only used by one person. For “production” environments, it is suggested you create a new user and grant the new user SELECT privileges only.  In the future, you can grant additional privileges if necessary.

After you have supplied the details for your data source configuration, you should click on the Test button to make sure everything is in working order.  Next, click on the OK button. You should now see the data source name you supplied on the form in the previous set listed on the ODBC Data Source Administrator window:

Creating the Spreadsheet Connection

Now that you have successfully created a new DSN, you can close the ODBC Data Source Administrator window and open Excel.  Once you have opened Excel, click on the Data ribbon.  For newer versions of Excel, click on Get Data, then From Other Sources, then From ODBC.

In older versions of Excel, it’s a bit more of a process. Firstly, you should see something like this:

The next step is to click on the Connections link located right under the word Data in the tab list. The location of the Connections link is circled in red in the above image. You should be presented with the Workbook Connections window:

The next step is to click on the Add button.  This will present you with the Existing Connections window:

Obviously you don’t want to work on any of the connections listed.  Therefore, click on the Browse for More… button. This will present you with the Select Data Source window:

Just like the previous Existing Connections window, you do not want to use the connections listed in the Select Data Source window.  Therefore, you want to double click on the +Connect to New Data Source.odc folder.  In doing so, you should be now see the Data Connection Wizard window:

Given the data source choices listed, you want to highlight ODBC DSN and click Next.  The next step of the Data Connection Wizard will display all of the ODBC data sources available on the system you are using.

Hopefully, if all as gone according to plan, you should see the DSN that you created in previous steps listed among the ODBC data sources.  Highlight it and click on Next.

The next step in the Data Connection Wizard is to save and finish.  The file name field should be auto filled for you.  You can supply a description.  The description used in the example is pretty self explanatory for anyone that might use it.  Next, click on the Finish button in the lower right of the window.

You should now be back at the Workbook Connection window.  The data connection you just created should be listed:

Importing the Table Data

You can close the Workbook Connection window.  We need to click on the Existing Connections button in the Data ribbon of Excel.  The Existing Connections button should be located to the left on the Data ribbon.

Clicking on the Existing Connections button should present you with the Existing Connections window.  You’ve seen this window in previous steps, the difference now is that your data connection should be listed near the top:

Make sure the data connection you created in the previous steps is highlighted and then click on the Open button.  You should now see the Import Data window:

For the purposes of this post, we are going to use the default settings on the Import Data window.  Next, click on the OK button.  If everything worked out for you, you should now be presented with the MySQL database table data in your worksheet.

For this post, the table we were working with had two fields.  The first field is an auto-increment INT field titled ID.  The second field is VARCHAR(50) and is titled fname.  Our final spreadsheet looks likes like this:

As you’ve probably noticed, the first row contains the table column names.  You can also use the drop down arrows next to the column names to sort the columns.

Wrap-Up

In this post we covered where to find the latest ODBC drivers for MySQL, how to create a DSN, how to create a spreadsheet data connection using the DSN and how to use the spreadsheet data connection to import data into an Excel spreadsheet. Enjoy!

 

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