Se você é um especialista experiente em Getting Things Done GTD ou está apenas começando a aprender sobre o processo GTD , Todoist é de longe o melhor aplicativo de lista de tarefas para dar suporte ao seu fluxo de trabalho GTD .

Por que é isso? Existem muitas razões que têm a ver com seus recursos, layout e o fato de que a funcionalidade padrão suporta naturalmente a estrutura GTD que você construirá dentro dela.

Mesmo que você nunca tenha ouvido falar de GTD , o seguinte incluirá dicas básicas de GTD para você começar e como você pode usar o Todoist para fazer isso.

Nota^(Note) : A versão exata do GTD usada neste artigo é baseada nos princípios apresentados por Carl Pullein e sua classe Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (que eu recomendo). Este artigo oferece apenas como usar o Todoist como parte desse sistema. Há muitos detalhes que não temos espaço para incluir neste artigo.

O que é fazer as coisas (GTD)?

Os princípios do Getting Things Done já existem há algum tempo. Não há ferramentas ou aplicativos definidos que você precise usar, mas os princípios básicos em torno de qualquer abordagem são essencialmente os mesmos.

GTD ajuda a esvaziar sua mente de tudo o que está nadando nele o dia todo. Isso libera seu cérebro para realmente se concentrar na tarefa à sua frente, em vez de se distrair constantemente.

Ele funciona dando a você uma série de etapas que você trabalha todas as semanas para se manter organizado. Essas etapas incluem:

• Capturando^(Capturing) cada ideia, tarefa, item de ação ou compromisso que aparece. Você pode estar no meio de uma reunião e seu chefe lhe dá um item de ação. Você pode estar andando no parque e ter uma ótima ideia para um livro que deseja escrever. Não importa quando, onde ou como – sempre que você pensar em algo que precisa fazer, você o registrará em sua “Caixa de entrada”.
• Esclarecer^(Clarifying) essas ideias dividindo-as em tarefas, atribuindo-lhes uma prioridade e dando-lhes uma data de vencimento se você estiver pronto para trabalhar nelas em breve.
• Organizar^(Organizing) as tarefas colocando-as em um bucket que você poderá acessar eventualmente, com base na prioridade. Se você planeja trabalhar na tarefa em breve, também a adicionará ao seu calendário (e o Todoist^(Todoist) pode ajudá-lo a automatizar isso).
• Revendo^(Reviewing) cada “balde” e movendo todas as ideias organizadas para cima até que as mais urgentes cheguem ao seu calendário e ao seu tempo de foco.
• Envolver^(Engaging) toda a sua atenção nas tarefas que finalmente chegaram à sua frente, nos horários que você agendou.

O GTD^(GTD) não apenas ajuda você a ser mais produtivo e organizado, mas também pode ajudá-lo a chegar ao Inbox Zero (sem mais e-mails em sua caixa de entrada), porque você nunca vai procrastinar^{(never procrastinate)} seus e-mails recebidos. Você processará tudo imediatamente usando o sistema GTD acima.

Como construir uma estrutura Todoist GTD^{(Todoist GTD Structure)}

Agora que você conhece os princípios básicos do GTD , vamos dar uma olhada em como o Todoist pode ajudar.

A primeira coisa que você vai querer fazer é criar uma nova estrutura de Projetos pai no Todoist que contenha todos os buckets para organizar suas várias tarefas recebidas.

Esses buckets (pastas pai) incluem:

• Caixa^(Inbox) de entrada : é aqui que entram todas as ideias recebidas. Quando você receber um e-mail que exija uma ação, você colocará a ação aqui e arquivará o e-mail imediatamente. Se você receber um item de ação em uma reunião, você colocará esse item de ação aqui. Qualquer coisa que você precise agir vai diretamente para sua caixa de entrada^(Inbox) .

Nota^(Note) : Todoist tem uma seção de caixa^(Inbox) de entrada padrão , então você não terá que criá-la manualmente.

As próximas pastas de projeto que você criará são para onde você moverá itens durante suas sessões diárias de esclarecimento^(Clarifying) e organização no final do dia. ^(Organizing)Esses incluem:

• Esta Semana^{(This Week)} : Os itens nos quais você deseja trabalhar imediatamente, durante a semana atual, entrarão neste projeto. Ao colocá-los aqui, você também atribuirá uma data de vencimento. Se você integrar o Todoist ao seu calendário, o Todoist irá adicioná-lo automaticamente ao seu calendário para você.

• Próxima Semana^{(Next Week)} : Os itens da sua Caixa de entrada que você deseja fazer em breve, mas não são tão urgentes que precise fazê-los esta semana, entrarão no seu projeto Próxima Semana^(Week) . Não há necessidade de data de vencimento.

• Este mês^{(This Month)} : Itens que você deseja fazer em breve, mas pode esperar uma ou duas semanas, entrarão neste projeto. Não anexe uma data de vencimento aqui também.

• Próximo Mês^{(Next Month)} : As tarefas que você deseja fazer eventualmente, mas sabe que pode esperar um pouco, irão para a pasta Próximo Mês sem uma data de vencimento.^(Month)

Há mais dois projetos que você precisará criar para tarefas especiais. 

• Áreas de foco recorrentes^{(Recurring Areas of Focus)} : Essas são coisas que você precisa fazer regularmente relacionadas a metas que são importantes para você, como fazer uma aula online todos os meses.

• Rotinas^(Routines) : São tarefas que podem não estar relacionadas aos seus objetivos, mas que você deve fazer todas as semanas, como exercícios ou reuniões do clube.

Criando Tarefas Recorrentes

Você certamente deve ter um monte de coisas que você tem que fazer todos os dias ou todas as semanas. Tire isso da sua mente adicionando-os ao seu projeto de Áreas de Foco Recorrentes^{(Recurring Areas of Focus)} (se estiverem relacionados a metas que são importantes para você).

Também é recomendável incluir Áreas^(Areas) de foco^(Focus) recorrentes como um subprojeto desta semana^(Week) .

Quaisquer tarefas recorrentes que são apenas parte de sua vida, mas não impulsionam realmente os objetivos de sua vida, adicione-as ao projeto Rotinas^(Routines) .

Lembre^(Remember) -se de adicionar datas de vencimento a tudo isso e marcá-las como recorrentes. Dessa forma, eles aparecerão automaticamente nas suas seções Hoje^(Today) e Futuro^(Upcoming) Todoist sem que você precise fazer nada.

Usando sua caixa de entrada

Durante a semana, à medida que surgem novos problemas com os quais você precisa lidar, basta jogá-los na sua caixa de entrada^(Inbox) do Todoist . 

Dessa forma, você evita se distrair e sabe que não esquecerá de lidar com essas tarefas mais tarde, quando tiver tempo.

Toda semana, no mesmo horário, você reservará cerca de 20 a 30 minutos para processar sua Caixa^(Inbox) de entrada . Durante esse tempo, apenas trabalhe uma de cada vez e decida o quão importante é fazer essa tarefa e dentro de qual prazo.

Por exemplo, eu sei que quero consertar o deck eventualmente, mas ainda é inverno^(Winter) . Então, vou mover essa tarefa para Long Term / On Hold . 

Em seguida, eu sei que preciso fazer meu check-up médico anual, mas estou ocupado este mês e realmente não importa se eu esperar até o próximo mês para agendá-lo. Então, vou mover isso para o projeto Next Month .

Finalmente, eu sei que quero fazer um artigo Online-Tech-Tips.com esta semana. Então eu atribuo um dia e hora durante a semana que eu quero fazer isso.

Em seguida, mova essa tarefa para o projeto Esta Semana^{(This Week)} .

Consegui processar esses três itens que adicionei à minha caixa^(Inbox) de entrada durante o dia em cerca de cinco minutos. 

Eu sei que não vou esquecê-los porque agora eles estão no meu sistema ToDoist GTD organizado . Tudo é atribuído para a semana e eu realmente não tenho que pensar em nada, exceto trabalhar duro em cada tarefa quando ela aparece no meu calendário^{(up on my calendar)} .

Gerenciando esta semana

Ao chegar ao final de cada semana, você notará que seu projeto Esta Semana^(Week) acabará ficando sem itens ativos.

Configure^(Set) um horário toda semana (normalmente no final do dia sexta^(Friday) -feira ou algum horário no fim de semana) para mover tarefas do projeto Próxima Semana para o projeto ^{(Next Week)}Esta Semana^{(This Week)} . Atribua^(Assign) datas de vencimento ao fazer isso.

Repita isso para itens nas pastas Este mês^(Month) , Próximo mês^{(Next Month)} e Long Term / Em espera .^(Hold)

Lembre^(Remember) -se : você não precisa mover o item se ainda não parecer urgente. Você também pode excluir tarefas que decidiu que não são mais importantes para você.

Lembre-se de manter o foco

Aqui está o princípio mais importante que reúne tudo isso e faz o sistema GTD funcionar.

Como você está gastando apenas pequenos blocos de tempo processando todas as ideias e tarefas que são lançadas em sua Caixa^(Inbox) de entrada , você fica com o restante do tempo que atribuiu em seu calendário para realmente fazer o trabalho.

Isso significa usar apenas suas áreas Hoje e Futuros^(Upcoming) no Todoist durante o dia (junto com seu Calendário^(Calendar) ) e trabalhar durante o dia para terminar e eliminar essas tarefas.

Você sabe que só atribuiu tarefas que pode fazer em um dia, porque o Todoist as adicionou automaticamente ao seu calendário. Se o seu dia estiver cheio, você não poderá atribuir mais. Quando sua semana estiver cheia, você não poderá mover mais nada para o projeto Esta Semana^(Week) .

GTD funciona porque tira a bagunça da sua cabeça e entra no “sistema”. Ele libera seus pensamentos para que você possa concentrar sua mente na tarefa em mãos - e faça as coisas^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or you’re just starting to learn about thе GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

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