Todoist é um dos serviços de tarefas online mais funcionais que permite que você seja o mais produtivo possível com seu tempo limitado. 

Embora tenhamos discutido anteriormente o uso de Todoist juntamente com a metodologia Getting Things Done (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , muitas pessoas não percebem que Todoist permite que você organize suas listas usando quadros  Kanban .

Neste artigo, mostraremos como usar os quadros Kanban no Todoist e como isso pode melhorar ainda mais seu gerenciamento de tempo^{(time management)} e produtividade.

Como usar quadros Kanban no Todoist

Se você já usou o Trello antes^{(used Trello before)} , então sabe o quão útil é a abordagem de “listas ” Kanban . Ele permite que você disponha cada fase de um projeto ou processo em listas individuais. Em seguida, você pode deslizar itens desse fluxo de trabalho pelo processo à medida que cada tarefa do item é concluída.

Cada projeto no Todoist usa o formato de layout que você seleciona quando cria o projeto pela primeira vez. O padrão é o formato de lista com o qual você provavelmente está acostumado se já usa o Todoist há algum tempo.

Para criar seu primeiro quadro Kanban , você precisará criar um novo projeto. Ao lado de Projetos^(Projects) no menu esquerdo, selecione o ícone de adição. 

Na caixa de diálogo Adicionar projeto , depois de definir o nome e a cor, basta alterar a ^{(Add project)}Vista^(View) para Placa^(Board) . Selecione Adicionar^(Add) .

Isso criará o novo projeto no menu à esquerda. Mas agora, em vez de usar o formato de lista, você verá que o projeto é apresentado usando o formato de quadro Kanban .

A princípio, não parecerá um quadro, porque você precisará construí-lo definindo “seções”. 

Antes de começar a fazer isso, é importante pensar um pouco no fluxo de trabalho ou nas “etapas” do seu projeto.

Como organizar o quadro Kanban do seu projeto^{(Kanban Board)}

Pense um pouco no seu plano de projeto. Ou, se você criou este novo quadro Kanban para um projeto em casa, pense nas etapas que você precisará seguir do início ao fim do seu projeto.

Neste exemplo, vamos construir um quadro para criar um novo site comercial. Pensando nas etapas maiores desse projeto, criaremos seções para cada uma dessas etapas.

• Preparando contas e recursos para construir o site^{(building the website)}
• Todo o processo de design do site
• Como configurar as finanças da empresa e a loja online
• Elaboração de marketing e publicidade
• Lançamento do site

Com esses estágios principais do seu projeto em mente, nomeie cada uma das seções com algo descritivo.

Preencha^(Fill) o campo de título em cada seção e selecione Adicionar seção^{(Add section)} . 

Continue isso para cada etapa ou área principal do seu projeto. Estas não precisam ser as etapas reais do projeto. Mas eles devem conter todas as principais áreas de foco de alguma forma lógica que faça sentido para você.

Quando terminar, seu quadro Kanban vazio no Todoist deve ficar como abaixo.

Agora é hora de preencher seu quadro com os itens menores em seu plano de projeto. Pense neles como os subprojetos que empacotam os principais marcos. 

Para adicionar isso em uma seção, basta selecionar Adicionar tarefa^{(Add task)} para adicionar esse cartão de subprojeto.

Você não precisa adicionar nenhum detalhe ainda. Agora, você está apenas delineando o projeto e as principais etapas. Você poderá adicionar itens adicionais mais tarde, à medida que eles forem surgindo. Você também poderá adicionar sublistas e agendamentos posteriormente para cada um deles.

Basta selecionar Adicionar tarefa^{(Add task)} quando terminar de nomear cada uma. Quando terminar, você deve ter um quadro preliminar que contém todo o plano inicial do projeto.

Depois de configurar todos esses subprojetos, você estará pronto para mergulhar em cada um deles e dividi-los em tarefas mais específicas.

Trabalhando com cartões de quadro Kanban Todoist^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Se você selecionar cada um desses cartões de subprojeto, verá tudo o que pode configurar para planejá-los.

Mais importante, você pode planejá-las em subtarefas. Para fazer isso, selecione Adicionar subtarefa^{(Add sub-task)} .

Escreva a tarefa no campo de descrição. Selecione Agendar^(Schedule) se estiver pronto para colocar a tarefa em seu calendário ou pode deixá-la para planejar mais tarde.

Selecione o ícone de comentário à direita da tarefa para adicionar comentários ou notas que o ajudarão quando começar a trabalhar nessa tarefa.

Quando terminar de configurar a tarefa, basta selecionar Adicionar tarefa^{(Add task)} .

Depois de configurar todas as tarefas, você deve ter seu subprojeto bem planejado.

Selecione a guia Comentários^(Comments) para adicionar quaisquer notas ou comentários relacionados à tarefa que você gostaria de incluir. Elas se aplicam a todo o subprojeto como um todo e não a nenhuma das subtarefas.

Se você estiver trabalhando com uma equipe, a guia Atividade^(Activity) é útil porque você pode ver quem está trabalhando no quê e quando.

Como você pode ver, a abordagem Todoist Kanban permite planejar e organizar um projeto inteiro usando menos espaço e em um formato mais lógico.

Usando Kanban para GTD

Uma última coisa a ser abordada é usar o layout Kanban para a abordagem ^(Kanban)GTD para gerenciamento de tempo.

Usar os quadros Todoist Kanban para isso é feito sob medida para fluxos de trabalho GTD . Isso ocorre porque idealmente no GTD você terá um projeto configurado para os seguintes prazos:

• Metas
• Rotinas
• Longo Prazo / Em Espera
• Próximo mês
• Este mês
• Semana que vem
• Essa semana

Você pode configurar um quadro Kanban no Todoist com Esta Semana^{(This Week)} no extremo esquerdo e, em seguida, todos os outros períodos de tempo fluindo para ele. Isso ficaria mais ou menos assim.

Agora, adicione as tarefas na lista de período de tempo correta, movendo-as da direita para a esquerda à medida que se aproximam de quando você as atribuirá a si mesmo.

Você pode então atribuir uma data de vencimento ao adicioná-los a Esta semana^{(This Week)} e adicionar esse item à sua programação durante o planejamento semanal. 

Como você pode ver, os quadros Todoist Kanban são úteis para muitas coisas, e oferecem uma visão mais holística de todo o seu plano ou cronograma. Não importa como você deseja usá-lo, planejamento de tempo GTD ou planejamento de projeto, vale a pena tentar os quadros Kanban .

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is one оf the most functional оnline to-do services that allowѕ you to be as productive as possible with your limited time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

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