O Google Drive^{(Google Drive)} surgiu como uma das melhores e mais populares maneiras de compartilhar arquivos entre clientes, colegas de trabalho e amigos sem exigir que eles façam um download direto.

Há uma década, você enviava esses arquivos como anexo de e-mail ou link de um site como Megaupload ou MediaFire . Vamos todos nos alegrar que esses dias ficaram para trás.

Um recurso popular nesses sites antigos que foi transferido para os sites de compartilhamento populares de hoje, como o Pastebin , é a capacidade de invalidar seu link ou descompartilhar seu arquivo após um determinado período de tempo. Isso não é algo que podemos fazer por e-mail. No entanto, é um recurso que muitas pessoas não conhecem no Google Drive .

Alguns arquivos confidenciais não devem ficar na Internet para sempre. Neste artigo, vamos falar sobre como você pode definir uma data de expiração para seu acesso a arquivos compartilhados no Google Drive .

Limitações da expiração do acesso a arquivos compartilhados no Google Drive

É importante saber que esse recurso está disponível apenas para contas de uma organização paga do G Suite . Isso significa que as contas padrão do Google ou as contas que usam a versão herdada gratuita do G Suite não podem utilizar a expiração do acesso a arquivos compartilhados.

Os usuários que não fazem parte de uma organização paga do G Suite ainda podem ter arquivos compartilhados com eles com expiração, mas esse requisito deve ser atendido para definir a expiração do acesso a arquivos compartilhados no Google Drive. Se você trabalha para uma empresa que lhe atribui sua própria conta de e-mail por meio de um domínio personalizado do Gmail , há uma boa chance de você ter acesso a esse recurso por meio dessa conta.

Como configurar a expiração do acesso a arquivos compartilhados no Google Drive

Naturalmente, a primeira etapa desse processo é realmente compartilhar um arquivo com alguém. Para compartilhar um de seus arquivos no Google Drive, a maneira mais fácil é acessar o arquivo e procurar no canto superior direito o grande botão azul Compartilhar^(Share) - você não pode perder.

Clique^(Click) nele e uma caixa de luz aparecerá que permitirá que você digite uma lista de endereços de e-mail para compartilhar seu arquivo.

Clique no botão OK para enviar seu(s) convite(s) para compartilhar seu arquivo quando estiver pronto. Depois, você desejará reabrir esse mesmo arquivo e clicar novamente no botão azul Compartilhar^(Share) ou clicar com o botão direito do mouse no arquivo e clicar em Compartilhar^(Share) . Desta vez, clique em Avançado^(Advanced) no canto inferior direito da caixa de luz.

Aqui, se você passar o mouse sobre a linha de qualquer um dos usuários com quem está compartilhando o arquivo, aparecerá um ícone de cronômetro que diz “ Definir expiração^{(Set expiration)} ” quando você passar o mouse. Se você não vir esse ícone, isso pode significar que você não está usando uma conta em uma organização compatível do G Suite . Se você fizer isso, clique nele.

Outra razão pela qual você pode não ver é porque o Google^(Google) atualizou a interface GUI do ^(GUI)Google Drive . Em vez disso, talvez seja necessário clicar no pequeno menu suspenso ao lado do nome e clicar em Dar acesso temporário^{(Give temporary access)} .

Agora você verá uma janela como as duas abaixo. A imagem superior é a versão mais recente do Google Drive e provavelmente o que você encontrará.

Isso deve fazer com que as opções de expiração de acesso apareçam. Clicar no menu suspenso revelará as datas comuns de 7 dias e 30 dias, ou você pode clicar em Data personalizada…^{(Custom date…)} para definir sua própria data de validade.

Definir uma data personalizada permitirá que você selecione um dia em uma visualização de calendário. O único problema é que você não pode selecionar uma hora, apenas uma data - o arquivo expirará um minuto antes da meia-noite em qualquer dia que você selecionar.

Quando estiver satisfeito com a configuração da expiração do acesso a arquivos compartilhados, clique em Salvar alterações^{(Save changes)} e em Concluído^(Done) . É isso!

Uma coisa importante a ter em mente é que os usuários ainda poderão manter efetivamente seu arquivo após a data de expiração baixando-o. Para evitar isso, você deve definir o acesso deles para permitir apenas a visualização do arquivo (não editá-lo) e ativar a opção “ Desativar opções para baixar, imprimir e copiar para comentaristas e visualizadores^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ”.

Se você tiver uma conta em uma organização não legada do G Suite, a expiração do acesso a arquivos compartilhados é uma das muitas vantagens subutilizadas que você pode aproveitar. Isso leva apenas alguns segundos, então não deixe esses arquivos confidenciais ficarem para sempre!

Caso o G Suite não seja seguro o suficiente ou esteja de acordo com seus padrões, temos um ótimo guia sobre como configurar seu próprio armazenamento em nuvem pessoal^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Confira para ter controle total sobre o compartilhamento na nuvem.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one of the best and most popular ways оf sharing files between clients, coworkers, and friends withоυt requiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Como usar o Google Backup and Sync para fazer backup do seu disco rígido

• Como corrigir o erro "Cota de download excedida" do Google Drive

• Como criar uma unidade de armazenamento compartilhada para sistemas de inicialização dupla

• Como fazer backup automático de arquivos no Google Drive ou OneDrive para evitar perda de dados

• Como digitalizar para o Google Drive com seu telefone

• Como configurar seu site no Google Analytics

• Alterar a localização da pasta de downloads no Google Chrome

• Solucionar problemas de um disco rígido com falha

• Como inserir números de página no Word e no Google Docs

• Como restaurar o backup do WhatsApp do Google Drive

• Como incorporar vídeo no Google Slides

• Como usar o aplicativo Google Jamboard

• Como baixar seus dados pessoais do Google

• Como adicionar o Google Analytics ao Squarespace

• 7 maneiras de manter seu navegador atualizado para melhor segurança

• Como apontar seu domínio para o Google Sites

• Como importar dados para o Planilhas Google de outra planilha

• Como proteger com senha uma unidade flash USB

• Dividir um documento em colunas no Google Docs

• Como parar anúncios personalizados e resultados de pesquisa no Google e no Facebook