Se você deseja criar e imprimir etiquetas^{(create and print labels)} de qualquer tipo, não procure mais, Microsoft Word e Excel . Você pode armazenar seus dados de etiqueta no Excel e buscar esses dados no Word para salvar ou imprimir suas etiquetas.

Neste guia, você aprenderá a criar uma planilha de etiquetas no Excel compatível com o Word , configurar suas etiquetas e salvá-las ou imprimi-las.

1. Insira os dados para seus rótulos em uma planilha do Excel^{(1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet)}

O primeiro passo é criar uma planilha do Excel^(Excel) com os dados da sua etiqueta. Você atribuirá um cabeçalho apropriado a cada campo de dados para poder recuperar os cabeçalhos no Word .

Para o exemplo a seguir, criaremos uma planilha com os seguintes campos:

• Primeiro nome
• Último nome
• Endereço da Rua
• Cidade
• Estado
• Código postal

Para começar a criar sua planilha do Excel^(Excel) :

1. Inicie o Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} no seu computador Windows ou Mac e crie uma nova planilha.
2. Na tela da planilha do Excel, selecione a primeira célula da primeira linha e digite Nome^{(First Name)} .

1. Selecione a primeira célula na coluna B e digite ^(B)Sobrenome^{(Last Name)} . Da mesma forma, adicione Street Address , City , State e CEP^{(ZIP Code)} às primeiras linhas das colunas C , D , E e F , respectivamente.^(F)
2. Agora adicione os dados abaixo de cada cabeçalho que você acabou de criar. Sua planilha deve ficar mais ou menos assim:

1. Quando terminar de adicionar dados, salve sua planilha selecionando Arquivo^(File) na parte superior.
2. Selecione Salvar^(Save) na barra lateral esquerda.
3. Selecione Procurar^(Browse) no painel à direita.

1. Escolha uma pasta para salvar sua planilha, insira um nome para sua planilha no campo Nome do arquivo^{(File name)} e selecione Salvar^(Save) na parte inferior da janela.

1. Feche a janela do Excel.

Sua planilha do Excel^(Excel) está pronta.

2. Configurar rótulos no Word^{(2. Configure Labels in Word)}

A segunda etapa é configurar as dimensões^{(configure the dimensions)} de seus rótulos no Word . Existem vários layouts de etiqueta predefinidos que você pode escolher. Você pode até criar sua própria etiqueta com dimensões personalizadas, se desejar.

1. Inicie o Microsoft Word^{(Microsoft Word)} no seu computador Windows ou Mac e inicie um novo documento em branco.
2. Na tela de edição do documento, selecione a guia Correspondências^(Mailings) na barra de ferramentas superior.
3. Na guia Correspondências , selecione ^(Mailings)Iniciar Mala Direta^{(Start Mail Merge)} e escolha Etiquetas^(Labels) no menu.

1. Na janela que se abre, selecione um fornecedor de etiquetas^{(Label vendors)} no menu suspenso Fornecedores de etiquetas. Em seguida, selecione um tipo de etiqueta na lista Número do produto e^{(Product number)} , por fim, selecione OK .

1. Se desejar criar uma etiqueta personalizada, selecione o botão Nova etiqueta^{(New Label)} e especifique as dimensões da etiqueta na janela a seguir.

1. Seu layout de etiqueta agora está configurado e mantenha este documento aberto no Word .

3. Traga os dados do Excel para o documento do Word^{(3. Bring the Excel Data Into the Word Document)}

Agora que seus rótulos estão configurados, importe os dados que você salvou^{(import the data you saved)} na planilha do Excel^(Excel) para o documento do Word . Você não precisa abrir o Excel para fazer isso.

Para iniciar:

1. Enquanto o documento do Word ainda estiver aberto, selecione a guia Correspondências na parte superior.^(Mailings)
2. Na guia Correspondências , selecione ^(Mailings)Selecionar Destinatários^{(Select Recipients)} e escolha Usar uma Lista Existente^{(Use an Existing List)} . Você está dizendo ao Word que deseja usar uma lista predefinida para seus rótulos.

1. Na janela do Explorador de Arquivos^{(File Explorer)} que se abre, navegue até a pasta que contém a planilha do Excel que você criou acima. Clique duas vezes^{(Double-click)} na planilha para importá-la para o documento do Word .

1. O Word abrirá uma janela Selecionar Tabela . ^{(Select Table)}Aqui, selecione a planilha que contém os dados da etiqueta.
2. Marque a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna^{(First row of data contains column headers)} e selecione OK .

4. Adicionar rótulos do Excel a um documento do Word^{(4. Add Labels from Excel to a Word Document)}

Agora você especificará os campos que deseja usar em seus rótulos.

Fazer isso:

1. Verifique se você ainda está no documento de rótulos no Word .
2. Selecione a guia Mailings na parte superior e, na seção ^(Mailings)Write & Insert Fields , selecione a opção Address Block .

1. Na janela Inserir Bloco de Endereço que se abre, selecione o botão ^{(Insert Address Block)}Corresponder Campos^{(Match Fields)} .

1. O Word abre uma janela de campos de correspondência . ^{(Match Fields)}Aqui, certifique-se de que cada campo no Bloco de endereço obrigatório^{(Required for Address Block)} corresponda ao campo apropriado em sua planilha. Por exemplo, o endereço 1^{(Address 1)} deve ser definido para usar o endereço^{(Street Address)} da sua planilha e assim por diante.

1. Selecione OK para fechar a janela.
2. De volta à janela Inserir bloco de endereço^{(Insert Address Block)} , você pode ver uma prévia do seu rótulo. Certifique-se de que essa visualização represente os rótulos reais que você deseja criar. Em seguida, selecione OK na parte inferior da janela.

1. Em seu documento do Word , você notará que o primeiro rótulo agora diz <<AddressBlock>> .
2. Selecione a guia Correspondências^(Mailings) na parte superior e selecione Atualizar etiquetas^{(Update Labels)} .

1. Todos os rótulos em seu documento agora devem dizer <<AddressBlock>> .

5. Crie etiquetas do Excel em um documento do Word^{(5. Create Labels From Excel in a Word Document)}

O Word^(Word) agora tem todos os dados necessários para gerar seus rótulos. Agora você terminará o processo e o Word exibirá os dados reais para cada rótulo:

1. Na guia Correspondências do Word, selecione a opção ^(Mailings)Concluir e Mesclar^{(Finish & Merge)} e escolha Editar Documentos Individuais^{(Edit Individual Documents)} no menu.

1. Na janela que se abre, escolha Tudo^(All) e selecione OK .

1. Seu documento do Word agora deve exibir todos os seus rótulos com seus dados individuais.

Agora você pode salvar este documento de etiquetas, gerar um PDF a partir dele ou imprimir fisicamente o documento (etiquetas).

6. Salve as etiquetas do Word criadas no Excel como PDF^{(Save Word Labels Created from Excel as PDF)}

Você não precisa usar uma ferramenta de terceiros para salvar o documento de etiqueta do Word como PDF:

1. Selecione a guia Arquivo^(File) na parte superior da janela do Word.
2. Na barra lateral à esquerda, selecione Salvar como^{(Save As)} .
3. Escolha Procurar^(Browse) no painel direito.

1. Selecione uma pasta para salvar seu PDF , insira um nome para seu PDF no campo Nome do arquivo^{(File name)} , escolha PDF no menu suspenso Salvar como tipo e selecione ^{(Save as type)}Salvar^(Save) .

7. Imprima etiquetas do Word criadas a partir do Excel^{(Print Word Labels Created From Excel)}

Você pode imprimir suas etiquetas diretamente do Word . Certifique^(Make) -se de que sua impressora esteja conectada ao seu computador^{(printer is connected to your computer)} ao imprimir:

1. Selecione a guia Arquivo^(File) na parte superior da janela do Word.
2. Selecione Imprimir^(Print) na barra lateral esquerda.

1. Escolha uma impressora no menu Impressora^(Printer) no painel direito e selecione Imprimir^(Print) na parte superior.

E você está pronto.

Como você pode ver acima, o Word e o Excel ajudam você a criar quase todos os tipos de rótulos em seus computadores Windows e Mac . Se isso o ajudou a gerar o tipo de rótulos no Excel que você deseja, informe-nos nos comentários abaixo.

How to Create Labels in Word from an Excel Spreadsheet

If you’re lоoking to create and print labels of any kind, look no further than Microsoft Word and Excel. You can store your label data in Excel and then fetch that data in Word to save or print your labels.

In this guide, you’ll learn how to create a label spreadsheet in Excel that’s compatible with Word, configure your labels, and save or print them.

1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet

The first step is to create an Excel spreadsheet with your label data. You’ll assign an appropriate header to each data field so you can retrieve the headers in Word.

For the following example, we’ll create a spreadsheet with the following fields:

• First Name
• Last Name
• Street Address
• City
• State
• ZIP Code

To start creating your Excel spreadsheet:

1. Launch Microsoft Excel on your Windows or Mac computer and create a new spreadsheet.
2. On Excel’s spreadsheet screen, select the first cell in the first row and type First Name.

1. Select the first cell in the B column and type Last Name. Similarly, add Street Address, City, State, and ZIP Code to the C, D, E, and F columns’ first rows, respectively.
2. Now add the data beneath each header you just created. Your spreadsheet should look something like this:

1. When you’ve finished adding data, save your spreadsheet by selecting File at the top.
2. Select Save in the left sidebar.
3. Select Browse in the pane on the right.

1. Choose a folder to save your spreadsheet in, enter a name for your spreadsheet in the File name field, and select Save at the bottom of the window.

1. Close the Excel window.

Your Excel spreadsheet is now ready.

2. Configure Labels in Word

The second step is to configure the dimensions of your labels in Word. There are several predefined label layouts that you can choose from. You can even create your own label with custom dimensions, if you want.

1. Launch Microsoft Word on your Windows or Mac computer and start a new blank document.
2. On the document editing screen, select the Mailings tab from the top toolbar.
3. In the Mailings tab, select Start Mail Merge and then choose Labels from the menu.

1. In the window that opens, select a label vendor from the Label vendors dropdown menu. Then, select a label type from the Product number list, Finally, select OK.

1. If you’d like to create a custom label, select the New Label button and specify your label dimensions on the following window.

1. Your label layout is now configured, and keep this document open in Word.

3. Bring the Excel Data Into the Word Document

Now that your labels are configured, import the data you saved in your Excel spreadsheet into your Word document. You don’t need to open Excel to do this.

To start:

1. While your Word document is still open, select the Mailings tab at the top.
2. In the Mailings tab, select Select Recipients and choose Use an Existing List. You’re telling Word you want to use a predefined list for your labels.

1. In the File Explorer window that opens, navigate to the folder containing the Excel spreadsheet you created above. Double-click the spreadsheet to import it into your Word document.

1. Word will open a Select Table window. Here, select the sheet that contains the label data.
2. Tick mark the First row of data contains column headers option and select OK.

4. Add Labels from Excel to a Word Document

You will now specify the fields you’d like to use in your labels.

To do that:

1. Ensure you’re still on the labels document in Word.
2. Select the Mailings tab at the top, and then from the Write & Insert Fields section, select the Address Block option.

1. On the Insert Address Block window that opens, select the Match Fields button.

1. Word opens a Match Fields window. Here, make sure each field in the Required for Address Block matches with the appropriate field in your spreadsheet. For example, Address 1 should be set to use Street Address from your spreadsheet, and so on.

1. Select OK to close the window.
2. Back on the Insert Address Block window, you can see a preview of your label. Ensure this preview represents the actual labels you want to create. Then, select OK at the bottom of the window.

1. In your Word document, you’ll notice the first label now says <<AddressBlock>>.
2. Select the Mailings tab at the top and then select Update Labels.

1. All labels in your document should now say <<AddressBlock>>.

5. Create Labels From Excel in a Word Document

Word now has all the data it needs to generate your labels. You will now finish the process and Word will display the actual data for each label:

1. In the Mailings tab of Word, select the Finish & Merge option and choose Edit Individual Documents from the menu.

1. In the window that opens, choose All and select OK.

1. Your Word document should now display all your labels with their individual data.

You can now save this labels document, generate a PDF out of it, or physically print the document (labels).

6. Save Word Labels Created from Excel as PDF

You don’t have to use a third-party tool to save your Word’s label document as PDF:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. From the sidebar on the left, select Save As.
3. Choose Browse on the right pane.

1. Select a folder to save your PDF in, enter a name for your PDF in the File name field, choose PDF from the Save as type dropdown menu, and select Save.

7. Print Word Labels Created From Excel

You can print your labels directly from Word. Make sure your printer is connected to your computer when you perform printing:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. Select Print in the left sidebar.

1. Choose a printer from the Printer menu on the right pane, and then select Print at the top.

And you’re all set.

As you can see above, Word and Excel help you create nearly all kinds of labels on your Windows and Mac computers. If this helped you generate the type of labels in Excel that you wanted, let us know in the comments below.

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