Formatar células usando formatação condicional no Excel
Se você está acostumado a usar versões mais antigas do Excel , as opções de formatação condicional no Excel 2007 , 2010 e 2013 irão surpreendê-lo. Então, por que você quer se preocupar em usar a formatação condicional? Bem, aqui estão algumas razões pelas quais eu adoro usar esse recurso do Excel :
1. Para tornar seus dados mais atraentes visualmente.
2. Para tornar suas planilhas mais fáceis de entender rapidamente.
3. Identificar certos tipos de números para ajudar na resolução de problemas(problem solving) .
4. Para ajudá-lo a tirar conclusões de seus dados.
5. Mostrar visualmente ao usuário o que é “bom” ou “ruim” usando verde e vermelho.
Agora, você pode usar a formatação condicional para formatar cada célula em um intervalo com base em seus próprios critérios (e há muitas opções de formatação para escolher). Por exemplo, se você tiver uma planilha de lucros(profit sheet) e quiser codificar com cores todos os lucros superiores a US$ 200 como verde e todos os lucros inferiores a US$ 200 como amarelo e todas as perdas como vermelho, poderá usar a formatação condicional para fazer todo o trabalho rapidamente. .
Formatação Condicional no Excel
A formatação condicional permite formatar quantidades significativas de dados de forma rápida e fácil – enquanto ainda é capaz de distinguir diferentes tipos de dados. Você pode criar regras para as opções de formatação que permitirão ao Microsoft Excel formatar automaticamente para você. Você realmente só precisa seguir três etapas simples.
Etapa 1:(Step 1:) selecione as células que deseja formatar.
Etapa 2:(Step 2:) clique no botão Formatação condicional no (Conditional Formatting)menu inicial(Home menu) , seção Estilos(Styles section) .
Etapa 3:(Step 3:) selecione suas regras. Existem Regras de Células de Destaque(Highlight Cells Rules) e Regras Top/Bottom Rules na parte superior que permitem fazer comparações com valores. Para este exemplo, impomos três regras. A primeira era que qualquer valor superior a US$ 200 era verde.
Vale a pena notar que apenas a seção Realçar Regras de Células(Highlight Cells Rules section) também pode ser usada para comparar um conjunto de dados com outro conjunto de dados. Todo o resto usará apenas o conjunto de dados que você destacou e comparará os valores entre si. Por exemplo, ao usar a regra Maior que(Greater Than rule) , posso comparar valores de A1 a A20 com um número específico ou posso comparar A1 a A20 com B1 a B20 .
A mesma lógica foi aplicada à segunda e terceira regras. A segunda regra era que qualquer coisa entre $ 0 e $ 200 fosse formatada em amarelo. A terceira regra era que qualquer coisa menor que $0 fosse formatada em vermelho. Aqui está a aparência de uma parte da planilha finalizada.
Se você não gostar dessas opções de formatação, o Excel tem muitas novas opções de formatação condicional(Conditional Formatting) que você pode usar. Por exemplo, você pode inserir ícones como setas coloridas ( Conjuntos de ícones(Icon Sets) ), gráficos de barras como no segundo exemplo ( Barras de dados(Data Bars) ) ou até mesmo um intervalo de cores selecionadas automaticamente como no último exemplo ( Escalas de cores(Color Scales) ). Essas três opções apenas comparam valores do mesmo conjunto de dados. Se você selecionar A1 a A20 , ele comparará apenas esses valores entre si.
Se posteriormente você decidir que não deseja que suas células sejam formatadas condicionalmente, tudo o que você precisa fazer é limpar a formatação. Para fazer isso, selecione o botão Formatação Condicional e selecione (Conditional Formatting button and select) Limpar Regras(Clear Rules) . Em seguida, selecione se deseja limpar as regras apenas das células selecionadas ou de toda a planilha.
Além disso, se você tiver criado várias regras, poderá esquecer quais regras aplicou a quais células. Como você pode aplicar muitas regras ao mesmo conjunto de células, pode se tornar bastante confuso, especialmente se outra pessoa criou a planilha. Para ver todas as regras, clique no botão Formatação Condicional(Conditional Formatting button) e depois clique em Gerenciar Regras.(Manage Rules.)
Quando você tem mais de uma regra aplicada ao mesmo intervalo de células, as regras são avaliadas na ordem de maior precedência para menor precedência. Por padrão, a regra mais recente adicionada terá a precedência mais alta. Você pode alterar isso clicando na regra e usando os botões de seta para cima e para baixo para alterar a ordem. Além disso, você pode clicar no menu suspenso na parte superior e ver as regras apenas para a seleção atual ou para cada planilha na pasta de trabalho.
Há também uma caixa de seleção chamada Stop If True , que não entrarei em detalhes aqui porque é bastante complicada. No entanto, você pode ler este post da Microsoft que explica em detalhes.
Novas opções de formatação condicional Excel 2010(New Conditional Formatting Options Excel 2010)
Quase tudo é o mesmo no Excel 2010 quando se trata de Formatação Condicional(Conditional Formatting) que foi incluída no Excel 2007 . No entanto, há um novo recurso que realmente o torna muito mais poderoso.
Anteriormente, mencionei que a seção Realçar Regras de Células(Highlight Cells Rules) permite comparar um conjunto de dados com outro conjunto de dados na mesma planilha. Em 2010, agora você pode fazer referência a outra planilha na mesma pasta de trabalho. Se você tentar fazer isso no Excel 2007 , ele permitirá que você selecione os dados de outra planilha, mas apresentará uma mensagem de erro(error message) quando você tentar clicar em OK no final.
No Excel 2010 , agora você pode fazer isso, mas é um pouco complicado, então vou explicar passo a passo. Digamos que eu tenha duas planilhas e em cada planilha eu tenha dados de B2 a B12 para algo como lucro. Se eu quiser ver quais valores em B2 a B12 da planilha 1(sheet 1) são maiores que os valores B2 a B12 da planilha 2(sheet 2) , primeiro selecionaria os valores B2 a B12 na planilha 1(sheet 1) e depois clicaria em Great Than em Highlight Cells Rules.
Agora clique no botão de referência de célula(cell reference button) que mostrei acima. A caixa mudará e o ícone do cursor(cursor icon) se tornará uma cruz branca. Agora vá em frente e clique na folha 2(sheet 2) e selecione SOMENTE(ONLY) a célula B2. NÃO selecione todo(NOT) o intervalo de B2 a B12 .
Você verá que a caixa agora tem o valor =Sheet2!$B$2 . Vamos precisar mudar isso para =Sheet2!$B2 . Basicamente, basta se livrar do $ que vem antes do 2. Isso manterá a coluna fixa, mas permitirá que o número da linha(row number) mude automaticamente. Por qualquer motivo, ele não permitirá que você selecione todo o intervalo.
Clique(Click) no botão de referência de célula(cell reference button) novamente e, em seguida, clique em OK. Agora os valores na planilha 1(sheet 1) que forem maiores que a planilha 2(sheet 2) serão formatados de acordo com as opções de formatação que você escolheu.
Espero(Hopefully) que tudo isso faça sentido! Ao olhar para o Excel 2013 , não parece haver nenhum novo recurso quando se trata de formatação condicional. Como última dica, se você achar que as regras padrão não correspondem ao que você está tentando realizar, você pode clicar na opção Nova Regra (New Rule) e começar(option and start) do zero. O que é ótimo em criar uma nova regra é que você pode usar uma fórmula para determinar quais células formatar, o que é muito poderoso.
Embora a formatação condicional pareça relativamente fácil e simples na superfície, ela pode se tornar bastante complexa dependendo de seus dados e de suas necessidades. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para postar um comentário. Aproveitar!
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