Se você está acostumado a usar versões mais antigas do Excel , as opções de formatação condicional no Excel 2007 , 2010 e 2013 irão surpreendê-lo. Então, por que você quer se preocupar em usar a formatação condicional? Bem, aqui estão algumas razões pelas quais eu adoro usar esse recurso do Excel :

1. Para tornar seus dados mais atraentes visualmente.

2. Para tornar suas planilhas mais fáceis de entender rapidamente.

3. Identificar certos tipos de números para ajudar na resolução de problemas^{(problem solving)} .

4. Para ajudá-lo a tirar conclusões de seus dados.

5. Mostrar visualmente ao usuário o que é “bom” ou “ruim” usando verde e vermelho.

Agora, você pode usar a formatação condicional para formatar cada célula em um intervalo com base em seus próprios critérios (e há muitas opções de formatação para escolher). Por exemplo, se você tiver uma planilha de lucros^{(profit sheet)} e quiser codificar com cores todos os lucros superiores a US$ 200 como verde e todos os lucros inferiores a US$ 200 como amarelo e todas as perdas como vermelho, poderá usar a formatação condicional para fazer todo o trabalho rapidamente. .

Formatação Condicional no Excel

A formatação condicional permite formatar quantidades significativas de dados de forma rápida e fácil – enquanto ainda é capaz de distinguir diferentes tipos de dados. Você pode criar regras para as opções de formatação que permitirão ao Microsoft Excel formatar automaticamente para você. Você realmente só precisa seguir três etapas simples.

Etapa 1:^{(Step 1:)} selecione as células que deseja formatar.

Etapa 2:^{(Step 2:)} clique no botão Formatação condicional no ^{(Conditional Formatting)}menu inicial^{(Home menu)} , seção Estilos^{(Styles section)} .

Etapa 3:^{(Step 3:)} selecione suas regras. Existem Regras de Células de Destaque^{(Highlight Cells Rules)} e Regras Top/Bottom Rules  na parte superior que permitem fazer comparações com valores. Para este exemplo, impomos três regras. A primeira era que qualquer valor superior a US$ 200 era verde.

Vale a pena notar que apenas a seção Realçar Regras de Células^{(Highlight Cells Rules section)} também pode ser usada para comparar um conjunto de dados com outro conjunto de dados. Todo o resto usará apenas o conjunto de dados que você destacou e comparará os valores entre si. Por exemplo, ao usar a regra Maior que^{(Greater Than rule)} , posso comparar valores de A1 a A20 com um número específico ou posso comparar A1 a A20 com B1 a B20 .

A mesma lógica foi aplicada à segunda e terceira regras. A segunda regra era que qualquer coisa entre $ 0 e $ 200 fosse formatada em amarelo. A terceira regra era que qualquer coisa menor que $0 fosse formatada em vermelho. Aqui está a aparência de uma parte da planilha finalizada.

Se você não gostar dessas opções de formatação, o Excel tem muitas novas opções de formatação condicional^{(Conditional Formatting)} que você pode usar. Por exemplo, você pode inserir ícones como setas coloridas ( Conjuntos de ícones^{(Icon Sets)} ), gráficos de barras como no segundo exemplo ( Barras de dados^{(Data Bars)} ) ou até mesmo um intervalo de cores selecionadas automaticamente como no último exemplo ( Escalas de cores^{(Color Scales)} ). Essas três opções apenas comparam valores do mesmo conjunto de dados. Se você selecionar A1 a A20 , ele comparará apenas esses valores entre si.

Se posteriormente você decidir que não deseja que suas células sejam formatadas condicionalmente, tudo o que você precisa fazer é limpar a formatação. Para fazer isso, selecione o botão Formatação Condicional e selecione ^{(Conditional Formatting button and select)} Limpar Regras^{(Clear Rules)} . Em seguida, selecione se deseja limpar as regras apenas das células selecionadas ou de toda a planilha.

Além disso, se você tiver criado várias regras, poderá esquecer quais regras aplicou a quais células. Como você pode aplicar muitas regras ao mesmo conjunto de células, pode se tornar bastante confuso, especialmente se outra pessoa criou a planilha. Para ver todas as regras, clique no botão Formatação Condicional^{(Conditional Formatting button)} e depois clique em Gerenciar Regras.^{(Manage Rules.)}

Quando você tem mais de uma regra aplicada ao mesmo intervalo de células, as regras são avaliadas na ordem de maior precedência para menor precedência. Por padrão, a regra mais recente adicionada terá a precedência mais alta. Você pode alterar isso clicando na regra e usando os botões de seta para cima e para baixo para alterar a ordem. Além disso, você pode clicar no menu suspenso na parte superior e ver as regras apenas para a seleção atual ou para cada planilha na pasta de trabalho.

Há também uma caixa de seleção chamada Stop If True , que não entrarei em detalhes aqui porque é bastante complicada. No entanto, você pode ler este post da Microsoft que explica em detalhes.

Novas opções de formatação condicional Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Quase tudo é o mesmo no Excel 2010 quando se trata de Formatação Condicional^{(Conditional Formatting)} que foi incluída no Excel 2007 . No entanto, há um novo recurso que realmente o torna muito mais poderoso.

Anteriormente, mencionei que a seção Realçar Regras de Células^{(Highlight Cells Rules)} permite comparar um conjunto de dados com outro conjunto de dados na mesma planilha. Em 2010, agora você pode fazer referência a outra planilha na mesma pasta de trabalho. Se você tentar fazer isso no Excel 2007 , ele permitirá que você selecione os dados de outra planilha, mas apresentará uma mensagem de erro^{(error message)} quando você tentar clicar em OK no final.

No Excel 2010 , agora você pode fazer isso, mas é um pouco complicado, então vou explicar passo a passo. Digamos que eu tenha duas planilhas e em cada planilha eu tenha dados de B2 a B12 para algo como lucro. Se eu quiser ver quais valores em B2 a B12 da planilha 1^{(sheet 1)} são maiores que os valores B2 a B12 da planilha 2^{(sheet 2)} , primeiro selecionaria os valores B2 a B12 na planilha 1^{(sheet 1)} e depois clicaria em Great Than em Highlight Cells Rules.

Agora clique no botão de referência de célula^{(cell reference button)} que mostrei acima. A caixa mudará e o ícone do cursor^{(cursor icon)} se tornará uma cruz branca. Agora vá em frente e clique na folha 2^{(sheet 2)} e selecione  SOMENTE^(ONLY)  a célula B2. NÃO selecione todo^(NOT)  o intervalo de B2 a B12 .

Você verá que a caixa agora tem o valor =Sheet2!$B$2 . Vamos precisar mudar isso para =Sheet2!$B2 . Basicamente, basta se livrar do $  que vem antes do 2. Isso manterá a coluna fixa, mas permitirá que o número da linha^{(row number)} mude automaticamente. Por qualquer motivo, ele não permitirá que você selecione todo o intervalo.

Clique^(Click) no botão de referência de célula^{(cell reference button)} novamente e, em seguida, clique em OK. Agora os valores na planilha 1^{(sheet 1)} que forem maiores que a planilha 2^{(sheet 2)} serão formatados de acordo com as opções de formatação que você escolheu.

Espero^(Hopefully) que tudo isso faça sentido! Ao olhar para o Excel 2013 , não parece haver nenhum novo recurso quando se trata de formatação condicional. Como última dica, se você achar que as regras padrão não correspondem ao que você está tentando realizar, você pode clicar na  opção Nova Regra ^{(New Rule)} e começar^{(option and start)} do zero. O que é ótimo em criar uma nova regra é que você pode usar uma fórmula para determinar quais células formatar, o que é muito poderoso.

Embora a formatação condicional pareça relativamente fácil e simples na superfície, ela pode se tornar bastante complexa dependendo de seus dados e de suas necessidades. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para postar um comentário. Aproveitar!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are uѕed to using older versions of Exсel, the conditional formаtting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will аmaze you. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reasons why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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