Há algum tempo, os dados de gráficos no Excel tornaram-se não apenas simples, mas também automatizados na medida em que você pode facilmente passar de uma planilha tabular para um gráfico abrangente de área, barra, linha ou pizza em pouco tempo com alguns cliques do mouse. Então, à medida que você edita os dados em sua planilha, o Excel automaticamente faz as alterações correspondentes em seus gráficos e tabelas.

Isso não é o fim da mágica de gráficos do programa, no entanto. Você pode, por exemplo, alterar o gráfico ou o tipo^{(chart or graph type)} de gráfico em qualquer ponto, bem como editar^{(edit color)} esquemas de cores, a perspectiva (2D, 3D e assim por diante), trocar o eixo e muito, muito mais.

Mas, claro, tudo começa com a planilha.

Dispondo seus dados^{(Laying Out Your Data)}

Embora o Excel permita que você organize suas planilhas de várias maneiras, ao criar gráficos de dados, você obterá os melhores resultados de forma que cada linha represente um registro e cada coluna contenha elementos de ou pertencentes a linhas específicas.

Hein^(Huh) ? Veja a planilha a seguir, por exemplo.

A coluna da extrema esquerda contém uma lista de impressoras a laser. Exceto pela Linha 1^{(Row 1)} , que contém os rótulos ou cabeçalhos das colunas, cada linha representa uma impressora específica e cada célula subsequente contém dados sobre essa máquina específica.

Nesse caso, cada célula contém dados de velocidade de impressão: Coluna B , quanto tempo levou para imprimir a primeira página de um trabalho de impressão^{(print job)} ; Coluna C^{(Column C)} , quanto tempo levou para imprimir todas as páginas, incluindo a primeira página; A coluna D^{(Column D)} , quanto tempo levou para produzir todo o documento, sem a primeira página.

Embora esta seja uma planilha um tanto básica, não importa quão complexos sejam seus dados, manter esse formato padrão ajuda a simplificar o processo. Como você verá a seguir, você pode mapear as células em uma pequena parte de sua planilha ou mapear todo o documento ou planilha.

O gráfico típico do Excel consiste em várias partes distintas, conforme mostrado na imagem abaixo.

Mapeando seus dados^{(Charting Your Data)}

Se você ainda não fez isso antes, provavelmente ficará surpreso com a facilidade com que o Excel facilita a criação de gráficos em suas planilhas. Conforme mencionado, você pode mapear toda a planilha ou selecionar um grupo de colunas e linhas^{(columns and rows)} para o gráfico.

Digamos^(Say) , por exemplo, que na planilha em que estávamos trabalhando na seção anterior você quisesse traçar apenas as duas primeiras colunas de dados ( colunas B e C^{(columns B and C)} ), deixando de fora a coluna D. Isso envolve um procedimento simples de duas etapas:

• Selecione os dados que deseja incluir no gráfico, incluindo os rótulos na coluna da esquerda e os cabeçalhos^{(column and headers)} nas colunas que deseja incluir no gráfico, conforme mostrado abaixo.

• Pressione ALT+F1 .

Ou, para traçar a planilha inteira, siga estas etapas.

• Selecione^(Select) todos os dados na planilha, conforme mostrado na imagem superior abaixo^{(image below)} . Não^{(Do not )} selecione a planilha inteira, conforme mostrado na segunda imagem abaixo—selecione^{(image below—select)} apenas as células que contêm dados.

• Pressione ALT+F1 .

O Excel faz um ótimo trabalho ao escolher o tipo de gráfico^{(chart type)} apropriado para seus dados, mas se você preferir um tipo diferente de gráfico, como barras horizontais ou talvez um esquema de cores^{(color scheme)} diferente , talvez até um layout 3D com preenchimentos de gradiente e planos de fundo , o programa torna todos esses efeitos e mais fáceis de alcançar.

Alteração do tipo de gráfico^{(Changing Chart Type)}

Assim como tudo no Excel , existem várias maneiras de modificar seu tipo de gráfico. O mais fácil, no entanto, é.

• Selecione o gráfico.
• Na barra de menus, clique em Design do gráfico^{( Chart Design)} .
• Na faixa de opções Design de gráfico, escolha Alterar tipo de gráfico^{( Change Chart Type)} .

Isso abre a caixa de diálogo Alterar tipo de gráfico^{(Change Chart Type dialog)} , mostrada aqui.

Como você pode ver, existem vários tipos de gráficos, e clicar em um deles exibe várias variações na parte superior da caixa de diálogo^{(dialog box)} .

Além de alterar os tipos de gráfico na faixa Design^{(Chart Design ribbon)} do gráfico , você também pode fazer várias outras modificações, como esquemas de cores, layout ou aplicar um dos muitos estilos de gráfico predefinidos do programa. Os estilos de gráfico^(Chart) são, obviamente, semelhantes aos estilos de parágrafo no Microsoft Word . Como no MS Word , você pode aplicar um dos vários estilos como está, editar estilos existentes ou criar seus próprios.

Adicionando e removendo elementos do gráfico^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Os elementos do gráfico são, obviamente, os vários componentes, como o título, a legenda, os eixos X e Y^{(X and Y axis)} e assim por diante, que compõem seu gráfico. Você pode adicionar e remover esses elementos clicando no símbolo de adição que aparece no lado direito do gráfico quando você o seleciona.

Abaixo do menu suspenso Elementos do gráfico^{(Chart Elements)} está o menu suspenso Estilos^{(Chart Styles)} do gráfico , que é exibido quando você clica no ícone de pincel^{(paintbrush icon)} à direita do gráfico.

Abaixo de Estilos de gráfico, você encontrará Filtros de gráfico^{( Chart Filters)} , que permite ativar e desativar (ou filtrar) vários componentes do gráfico, conforme mostrado aqui:

Se essas não forem opções de modificação suficientes, há uma série de outras na área Formatar gráfico^{(Format Chart Area)} à direita da planilha que permite alterar todos os aspectos do gráfico, de preenchimentos e planos de fundo a linhas de grade, barras 3D, fatias de pizza, sombras - eu posso continuar, e continuar. Mas tenho certeza que você entendeu o que está disponível.

Ao clicar em Opções de texto^{( Text Options)} , por exemplo, você obtém outra enxurrada de efeitos que pode aplicar ao texto em seus gráficos. As opções são quase ilimitadas, na medida em que, sem alguma restrição, você pode acabar criando alguns gráficos e gráficos de aparência extravagante –^{(graphs –)} sem nem tentar tanto, o que me leva a uma importante diretriz de design^{(design guideline)} .

Só porque você tem todas essas fantásticas ferramentas de design à sua disposição não^{(disposal doesn)} significa que^{(t mean)} você tenha que usá-las... ou, bem, não tantas delas ao mesmo tempo. A ideia é tornar seus gráficos atraentes o suficiente para chamar a atenção do seu público, mas não tão ocupado que o próprio design prejudique a mensagem que você está tentando transmitir. Afinal, é a mensagem que é importante, não sua proeza de design^{(design prowess)} ou o poder bruto de seu software de design^{(design software)} gráfico .

Uma boa regra geral é que, se parecer muito ocupado e perturbador, provavelmente é; cale-se um pouco. Não use muitas fontes decorativas, se houver, pois elas não são fáceis de ler. Ao usar tabelas e gráficos orientados para negócios, concentre-se no que^(what) você está tentando dizer e não tanto em como^(how) você diz.

Enquanto isso, o gráfico de dados tabulares pode torná-lo muito mais fácil de entender e muito mais amigável do que coluna após coluna de texto e números^{(text and numbers)} .

Charting Your Excel Data

For some time now, charting dаta in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

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