Nesta postagem, veremos como você pode gerenciar melhor seu e- mail do Outlook^{(Outlook email)} fazendo com que os e-mails recebidos sejam movidos automaticamente para pastas separadas. Se você recebe muitos e- mails todos os dias^{(email everyday)} , isso pode economizar muito tempo.

Em vez de ter que gastar uma hora uma vez por semana movendo e-mails da Caixa^(Inbox) de entrada para suas pastas categorizadas, as regras de e-mail ajudarão a automatizar a organização da sua caixa de entrada. Isso é muito semelhante ao uso de marcadores e filtros no Gmail .

As regras de e- mail^(Email) podem parecer complicadas e podem ser se você realmente deseja realizar uma classificação sofisticada, mas se você simplesmente deseja mover e-mails de trabalho para a pasta Trabalho automaticamente, é fácil.

Para que as regras sejam úteis, você deve primeiro criar algumas pastas abaixo da sua Caixa^(Inbox) de entrada para categorizar seu e-mail, como Projetos, Trabalho^(Work) , Família^(Family) etc.

Você pode criar pastas clicando com o botão direito do mouse na Caixa^(Inbox) de entrada ou em qualquer pasta e selecionando Nova pasta^{(New Folder)} . O procedimento a seguir funciona no Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 e Office 365 .

Configurar regras do Outlook

Agora, para começar, abra o Outlook , clique na guia Arquivo^(File) e você verá o botão Gerenciar regras e alertas^{(Manage Rules & Alerts)} na parte inferior.

A janela principal Regras^(Rules) e Alertas^(Alerts) aparecerá e, por padrão, você poderá ver uma regra já criada, dependendo da sua versão do Outlook .

A partir daqui, você clicará no botão Nova Regra^{(New Rule)} para começar com sua primeira regra de email do Outlook . ^{(Outlook email)}A caixa de diálogo Assistente de ^{(Wizard dialog)}regras^(Rules) aparecerá e mostrará alguns modelos de regras comuns.

Estes são os mais comuns e provavelmente tudo que você vai precisar. A regra mais comum é a primeira listada, “ Mover mensagens de alguém para uma pasta^{(Move messages from someone to a folder)} ”. Vá em frente e selecione-o e clique em Avançar^(Next) .

Você notará que a caixa de lista^{(list box)} inferior chamada “ Passo 2^{(Step 2)} :” permanece na parte inferior com algum texto sublinhado. Na realidade, tudo o que você precisa fazer para configurar a regra é clicar nos hiperlinks para pessoas ou grupo público^{(people or public group)}  e especificar^{(specified )} para escolher o endereço^{(email address)} de e-mail e para onde deseja que esses e-mails sejam enviados.

Em seguida, você pode clicar em Concluir^(Finish) e pronto. No entanto, se você quiser tornar a regra mais complicada, clicar em Avançar^(Next) lhe dará muito mais opções:

À medida que você verifica diferentes condições na caixa de listagem^{(list box)} superior , a descrição da regra^{(rule description)} na parte inferior também será preenchida com mais hiperlinks. Você pode até criar regras que procuram palavras específicas no corpo do e-mail^{(email body)} e, em seguida, realizar ações nesses e-mails.

Sua próxima tarefa é clicar em cada hiperlink e escolher os valores associados, como endereços de e-mail, pastas, etc. Em nosso exemplo acima, você deve clicar em pessoas ou grupo público^{( people or public group)} e escolher um endereço de e-mail.

Em seguida, clique na palavra especificada^(specified) e navegue até a pasta para a qual deseja que o e-mail seja movido ou clique em Novo^(New) e uma nova pasta será criada na pasta atualmente destacada.

Agora você verá a parte inferior atualizada com os valores reais da sua regra.

Ao clicar em Avançar, você pode definir mais ações para a regra. Normalmente, você pode deixar isso em paz se for uma regra simples, mas se quiser também executar outras ações, como reproduzir um som, encaminhar o e-mail, fazer uma cópia, imprimir o e-mail, iniciar outro programa, executar um script etc. , então você pode fazer tudo isso nesta tela.

Clique em Avançar^(Next) quando terminar e você será levado à caixa de diálogo Exceções^(Exceptions) , onde poderá escolher para quais condições você não deseja que essa regra seja processada. A menos que você tenha alguns casos exclusivos, você pode deixar em branco, que é o padrão.

Clique em Avançar^{(Click Next)} e finalmente chegamos ao fim do assistente de regras^{(rule wizard)} ! Dê à regra um nome como “Mover e-mail de amigos” para que você saiba o que ela faz quando olhar para ela mais tarde.

Em seguida, se você já tiver e-mails em sua caixa de entrada que correspondam à sua nova regra, marque a caixa “ Executar esta regra em mensagens já na caixa de entrada^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ”. Você pode deixar todo o resto como padrão e clicar em ^{(default and click)} Concluir^(Finish) !

Agora você pode criar regras para pessoas, boletins informativos, bank/credit card e qualquer outra coisa que você possa imaginar para começar a gerenciar seu e- mail do Outlook^{(Outlook email)} com mais eficiência! Aproveitar!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how you can manage your Outlook emaіl better by having inсoming mail automatically moνed into separate folders. If you get a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

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