Se você for um usuário do Microsoft 365 , talvez tenha visto o ícone do aplicativo Power Automate listado entre os aplicativos da Microsoft com os quais está mais familiarizado, como Excel , Powerpoint e Outlook . Discutiremos o que é o Power Automate e o que ele pode fazer. Em seguida, veremos alguns modelos úteis do Power Automate^{(Power Automate)} que você pode implementar imediatamente. 

Muitos trabalhos de escritório envolvem tarefas repetitivas que não exigem um cientista de foguetes para executar – coisas como salvar um anexo de e-mail^{(email attachment)} em uma pasta específica no OneDrive ou Dropbox ou criar uma tarefa no Microsoft Planner a partir de uma mensagem no Microsoft Teams . Esses são os tipos de tarefas que o Power Automate foi feito para fazer. 

O que é o Microsoft Power Automate?

O Microsoft Power Automate^{(Microsoft Power Automate)} costumava ser chamado de Microsoft Flow . É um kit de ferramentas semelhante ao IFTTT (If This Then That) que você pode usar para fazer coisas como:

• Automatize^(Automate) processos em ambientes de negócios. 
• Envie^(Send) lembretes automáticos quando uma tarefa estiver vencida.
• Automatize^(Automate) tarefas manuais repetitivas gravando ações do mouse, pressionamentos de tecla e outras etapas.

Em outras palavras, o Microsoft Power Automate^{(Microsoft Power Automate)} permite substituir processos manuais e às vezes complexos por fluxos de trabalho automatizados. 

Não apenas para aplicativos da Microsoft

Como seria de esperar, o Microsoft Power Automate^{(Microsoft Power Automate)} se conecta a outros aplicativos da Microsoft . Você pode, por exemplo, configurar um processo no Power Automate que receba uma mensagem recebida no Microsoft Teams e a salve no Microsoft OneNote . 

Mas o que torna o Power Automate realmente útil é que ele também pode se conectar a vários^{(ton )} aplicativos de terceiros. Na última vez que verificamos, o Power Automate se conecta a mais de 500 outros serviços. Uau^(Whoa) . 

Três tipos de fluxos

A Microsoft^(Microsoft) categoriza as coisas que você pode fazer no Power Automate em três tipos de fluxos:

1. Fluxos de nuvem
2. Fluxos de área de trabalho
3. Fluxos de processos de negócios

Vamos analisar cada tipo de fluxo e explicar por que você pode usá-lo.

Fluxos de nuvem do Power Automate

Os fluxos de nuvem no Microsoft Power Automate podem ser divididos em três categorias: 

• Fluxos automatizados
• Fluxos instantâneos
• Fluxos programados

Os fluxos automatizados são acionados por um evento, como quando um novo tweet é postado com uma hashtag específica ou quando você recebe um e-mail de uma pessoa específica. Você pode usar um fluxo automatizado para conectar contas e permitir que elas se comuniquem. Por exemplo, você pode criar uma automação que envie uma mensagem de texto sempre que receber um e-mail do seu chefe.

O clique de um botão aciona fluxos instantâneos. Digamos que você envie um e-mail repetidamente para sua equipe com um lembrete para participar da reunião diária da equipe. Você pode criar um botão para automatizar isso. Crie o botão e, sempre que você clicar nesse botão, um e-mail será enviado automaticamente para sua equipe, lembrando-os de participar da reunião. Isso não apenas economizará seu tempo, mas também reduzirá os erros, como deixar alguém de fora do e-mail inadvertidamente.

Um fluxo agendado automatiza tarefas em um agendamento. Por exemplo, você pode criar um fluxo agendado que carrega dados automaticamente para um site do SharePoint ou um banco de dados específico.

Esses são os três tipos de fluxos do Power Automate que lidam com informações na nuvem. ^{(Power Automate)}Em seguida, veremos os fluxos de tarefas que você executa em sua área de trabalho. 

Fluxos de área de trabalho do Power Automate

A Microsoft^(Microsoft) tem uma ferramenta chamada Power Automate Desktop que estende os recursos do Power Automate , permitindo que você automatize processos repetitivos da área de trabalho e que inclui ações que você executa na Web. É semelhante a gravar uma macro no Excel . Você pode registrar uma série de ações e especificar as condições que devem ser verdadeiras para acionar esse conjunto de ações.

Por exemplo, você pode criar um fluxo de área de trabalho que extraia dados de um site e os adicione a um arquivo do Excel^(Excel) . Ou você pode configurar um fluxo que combine documentos do Microsoft Word em PDFs . 

Fluxos de processos de negócios^{(Business Process Flows)} do Power Automate

Digamos que você tenha funcionários que respondem às solicitações de atendimento ao cliente. Não importa qual funcionário esteja interagindo com um cliente, você deseja que ele siga exatamente as mesmas etapas, para que a experiência do cliente seja consistente. 

Em outras palavras, você pode usar um fluxo de processo de negócios para configurar uma série de etapas para as pessoas seguirem para alcançar um resultado específico. Em vez de depender apenas do treinamento dos funcionários, os fluxos dos processos de negócios orientam o funcionário e os ajudam a evitar erros.

Modelos úteis do Power Automate

Talvez a maneira mais fácil de entender o que o Microsoft Power Automate pode fazer é explorar alguns modelos. Se você já usou o IFTTT , está familiarizado com esse conceito. Os modelos do Power Automate são como ^{(Power Automate)}applets ou receitas no IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Você pode usar os modelos do Power Automate como estão ou pode ajustá-los para atender às suas circunstâncias e objetivos específicos. Aqui estão alguns para você começar.

Modelos de fluxo automatizados úteis

1. Salve os anexos de email do Outlook.com em seu OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Sempre que você receber um email com um anexo, o anexo será salvo em seu OneDrive em uma pasta chamada Anexos de email do ^(Email)Power Automate .

1. Envie um e-mail para novos Tweets sobre uma determinada palavra-chave^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Sempre que houver um tweet sobre uma palavra-chave especificada, o Power Automate enviará um email com alguns detalhes básicos do usuário sobre a conta que publicou o tweet. 

Modelos úteis de fluxo instantâneo

1. Envie-me um lembrete em 10 minutos^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Este modelo de fluxo cria um botão que enviará um lembrete de atraso personalizado.

1. Agende uma reunião com o remetente da mensagem^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Esse fluxo permite agendar uma reunião com o remetente de qualquer mensagem de um canal ou bate-papo do Microsoft Teams .

Modelos úteis de fluxo programado

1. Envie-me um e-mail com uma lista dos próximos eventos do Agenda^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Este modelo analisará seu calendário e enviará um resumo por e-mail da próxima semana, incluindo informações sobre voos, hotéis e clima.

1. Envie um email de lembrete do Office 365 Outlook para reuniões antecipadas no dia seguinte^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Este é um ótimo para pessoas que se esquecem de ver a agenda de amanhã, mas verificam os e-mails com frequência. Se houver alguma reunião no dia seguinte antes do horário especificado, ele enviará um lembrete para seu email do Outlook .

Passe mais tempo fazendo as coisas que ninguém mais^{(Things No One Else)} pode fazer

O slogan da Microsoft para o Power Automate é: “ Cuide^(Take) do que é importante. Automatize o resto.” Você tem que admitir, eles têm razão. Se você automatizar o que pode ser automatizado, terá mais tempo para coisas mais importantes, como criar estratégias, pensar profundamente e relaxar. O futuro é agora, e é hora de colocar os robôs para trabalhar para você!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If уou’re a Microsoft 365 user, you may have seen the icon for the Power Automate app listed among Microsoft apps you’rе more familiаr with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

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