Ao compartilhar um documento do Word 2007 , pode ser necessário excluir ou ocultar informações confidenciais. Você pode pesquisar os dados e removê-los manualmente, mas isso pode ser propenso a erros e demorado. Se você frequentemente precisa ocultar dados confidenciais em um Word 2007 , há um suplemento gratuito para Word 2007 , chamado Word 2007 Redaction Tool , que pode ser usado para ocultar texto em documentos do Word 2007 com facilidade e muito mais eficiência.

O texto redigido aparece em uma nova cópia do documento original como uma barra preta sólida. O texto^(Text) abaixo da barra é convertido em linhas verticais (|||||), evitando que o conteúdo editado seja recuperado em qualquer circunstância, mesmo que a parte com quem você está compartilhando o documento visualize o documento editado em um editor de texto, como Bloco^(Notepad) de notas .

Baixe a ferramenta de Word 2007/2010 Redaction Tool

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Os seguintes itens são necessários para instalar a ferramenta de redação do Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} :

• O .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• O VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

No entanto, você não precisa instalá-los separadamente. Se um desses itens não estiver instalado em seu sistema, o programa de instalação da Ferramenta de Redação do Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} irá baixá-los e instalá-los automaticamente. A instalação desses dois itens pode causar uma reinicialização.

Para instalar o suplemento, clique duas vezes no arquivo .exe que você baixou. Leia^(Read) o contrato de licença do .NET Framework Client Profile e clique no botão Aceitar^(Accept) para continuar.

Leia o contrato de licença das Ferramentas do Visual Studio para Office^{(Visual Studio Tools for Office)} e clique no botão Aceitar^(Accept) para continuar.

O WinZip Self-Extractor abre e inicia automaticamente o processo de instalação.

Os arquivos necessários são baixados.

O .NET Framework e as Ferramentas do Visual Studio^{(Visual Studio Tools)} estão instalados.

O Instalador de Personalização do Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} é exibido perguntando se você tem certeza de que deseja instalar essa personalização. Clique em ^(Click) Instalar^(Install) para continuar.

Uma caixa de diálogo é exibida quando a instalação é concluída com êxito. Clique em Fechar^(Close) .

NOTA:^(NOTE:) Se você receber um erro neste momento, execute o arquivo de instalação que você baixou novamente. Recebemos um erro quando instalamos o suplemento pela primeira vez. Executar a instalação novamente parecia funcionar.

Depois de instalar a Ferramenta de Redação do Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} , um grupo Redigir^(Redact) é adicionado à guia Revisão .^(Review)

Para redigir, ou ocultar, texto privado em seu documento, primeiro você precisa marcar o texto a ser redigido. Para fazer isso, destaque o texto desejado e clique no botão Marcar^(Mark) .

Se você quiser marcar o mesmo texto em vários lugares no documento, clique na seta no botão Marcar^(Mark) e selecione Localizar e^{(Find and Mark)} marcar no menu suspenso.

A caixa de diálogo Localizar e Marcar^{(Find and Mark)} é exibida. Digite o texto a ser localizado na caixa de edição Localizar . ^{(Find what)}Para ver mais opções, clique no botão Mais^(More) .

As opções de pesquisa^{(Search Options)} são exibidas sob os botões na caixa de diálogo e o botão Mais^(More) se torna um botão Menos^(Less) . Selecione^(Select) quaisquer opções desejadas. Para ocultar as opções extras novamente, clique no botão Menos^(Less) . Clique em Marcar^(Mark) para localizar e marcar o texto inserido.

A caixa de diálogo exibe quantas ocorrências do texto especificado foram encontradas e marcadas. Para fechar a caixa de diálogo, clique em Cancelar^(Cancel) .

O texto marcado aparece destacado em cinza em seu documento.

Se houver algum texto que você marcou que não deseja redigir, você pode selecionar esse texto marcado novamente e selecionar Desmarcar^(Unmark) no menu suspenso do botão Desmarcar para evitar que o texto seja redigido .^(Unmark)

Para mover-se entre as marcas de redação em seu documento para verificação final, use os botões Próximo^(Next) e Anterior .^(Previous)

Quando tiver certeza de ter marcado todo o texto que deseja redigir, selecione Redact Document no menu suspenso Mark para ocultar o texto marcado.^(Mark)

Uma nova versão redigida do seu documento é criada com o texto marcado substituído por barras pretas. Uma caixa de diálogo é exibida quando o processo é concluído, solicitando que você execute o Inspetor de Documentos^{(Document Inspector)} para verificar e remover quaisquer metadados ocultos no documento antes de distribuí-lo. Clique em Inspecionar^(Inspect) para executar a inspeção ou clique em Fechar^(Close) para pular a inspeção.

A caixa de diálogo Inspetor de Documentos é exibida. ^{(Document Inspector)}Diferentes^(Different) tipos de metadados são listados na caixa de diálogo com uma caixa de seleção ao lado de cada item. Marque as caixas de seleção dos itens que você deseja inspecionar quanto aos metadados. Clique no botão Inspecionar^(Inspect) para iniciar a inspeção. Para fechar a caixa de diálogo neste ponto sem fazer uma inspeção, clique em Fechar^(Close) .

Os resultados da inspeção são exibidos na caixa de diálogo Inspetor de documentos . ^{(Document Inspector)}Se algum metadados for encontrado, um ponto de exclamação será exibido à esquerda do item encontrado. Para remover os metadados do documento, clique no botão Remover tudo^{(Remove All)} à direita do item.

NOTA:^(NOTE:) O Inspetor de Documentos^{(Document Inspector)} observa na parte inferior da caixa de diálogo que algumas alterações não podem ser desfeitas. Certifique-se de que deseja remover os metadados antes de clicar no botão Remover tudo^{(Remove All)} .

A caixa de diálogo do Inspetor de Documentos^{(Document Inspector)} informa sobre as alterações feitas. Clique em Fechar^(Close) .

No novo documento, barras pretas são inseridas sobre todo o texto privado que você marcou.

Lembre^(Remember) -se de que você não pode remover as marcas pretas do texto no novo documento. Certifique-se de salvar o arquivo com um nome diferente do original e compartilhar o novo documento, não o original. Você pode voltar ao documento original e selecionar Remover todas as marcas^{(Remove All Marks)} no menu do botão Desmarcar para limpar o texto marcado, se desejar.^(Unmark)

Para proteger ainda mais seu documento redigido, você pode optar por protegê-lo contra modificações ao salvá-lo como um novo documento. Isso permite distribuir um documento que não pode ser alterado.

Para fazer isso, selecione Save As | Word DocumentDocumento do Word no menu Office .

Na caixa de diálogo Salvar como^{(Save As)} , insira um novo nome para a cópia redigida do documento na caixa de edição Nome do arquivo . ^{(File name)}Clique no botão Ferramentas na parte inferior e selecione ^(Tools)Opções gerais^{(General Options )} no menu suspenso.

Na caixa de diálogo Opções gerais , insira uma senha na caixa de edição ^{(General Options)}Senha para modificar^{(Password to modify)} e selecione Somente leitura recomendado^{(Read-only recommended)} , se desejar. Clique em OK^(OK) .

A caixa de diálogo Confirmar Senha^{(Confirm Password)} é exibida. Digite sua senha novamente e clique em OK .

Você retornará à caixa de diálogo Salvar como . ^{(Save As)}Clique no botão Salvar^(Save) para salvar seu novo documento redigido e seguro.

Usando a Ferramenta de redação do Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} e protegendo o documento contra modificações, você pode proteger suas informações confidenciais e preservar seu documento quando precisar distribuí-lo. A Ferramenta de redação^{(Redaction Tool)} também funciona no Word 2010 . Aproveitar!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 docυment, you may need to delete or hide confidential information. You can search for the data and remove it manually, but this can be error prone and time consuming. Іf you оften need to hide confidential data in a Word 2007, there is a free add-in for Word 2007, сalled the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

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