O Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} é usado por mais de 15 milhões de usuários e cerca de 1.300 usuários se conectam às chamadas do Teams a cada segundo. O efeito da pandemia de 2021 e 2022 levou ao seu crescimento repentino para conectar pessoas virtualmente em trabalho remoto e reuniões. O engajamento do aplicativo e o número de usuários ativos no Teams é simplesmente incrível e está chegando ao limite. É o melhor substituto para o Skype for Business e você pode desfrutar de recursos incríveis nele. Alguns recursos e benefícios notáveis ​​do Microsoft Teams incluem bate-papo em grupo, chamada de vídeo/voz, opções de compartilhamento de tela, mega reuniões, salas de aula online e muito mais. Fazendo parte do ambiente Microsoft 365 , o Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)}recursos de reunião combina a função do Outlook , SharePoint e outros aplicativos da Microsoft . Em palavras simples, você pode aproveitar vários recursos e benefícios do Microsoft Teams , dos quais as melhores coleções estão listadas abaixo. Espero que este artigo te ajude muito!

Os 10 melhores recursos do Microsoft Teams^{(Best 10 Microsoft Teams Features)}

Nesta seção, compilamos uma lista de recursos de reunião do Microsoft Teams que estão ocultos em suas mentes todos esses dias. Leia^(Read) e compartilhe-os com seus amigos que os consideram úteis.

1. Compartilhe e-mail no Teams^{(1. Share Email in Teams)}

Às vezes, pode ser necessário copiar o conteúdo do seu email do Outlook e colá-lo no bate-papo do Teams . Copiar^(Copy) e Colar^(Paste) seria uma ótima escolha preferida por muitos de vocês. No entanto, isso é desnecessário, pois o recurso do Microsoft Teams de ^{(Microsoft Teams)}compartilhar emails com o Teams^{(sharing mail to Teams)} será incrivelmente útil. Um recurso interno entre o Outlook e o Teams permite que você faça isso.

• Esse recurso do Microsoft Teams será útil para as organizações que lidam com clientes externos, fornecedores, colegas e muito mais^{(organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more)} .
• Você pode enviar todos esses emails para um único canal do Teams^{(send all those emails to a single Teams Channel)} e isso evita respostas falsas e mantém os emails limpos.
• Para compartilhar emails do Outlook com o ^(Outlook)Teams , você deve ter um suplemento do Outlook^{(Outlook add-in)} . Este suplemento é instalado automaticamente no seu PC para usuários do Teams . Observe que esse recurso não tem suporte para usuários móveis do Teams .

Siga estas etapas para compartilhar emails com o Teams .

1. Se você estiver usando um aplicativo da área de trabalho, basta clicar no botão Compartilhar com o Teams^{(Share to Teams)} na faixa da barra de ferramentas e, se estiver usando um aplicativo da Web, clique no ícone Mais ações …^{(More actions … )} no canto superior direito do email.

2. Aqui, digite o nome de uma pessoa, grupo ou canal que você deseja compartilhar o e-mail.

Se você tiver anexos no email, eles serão incluídos automaticamente quando você os enviar para o Teams . Se você quiser removê-los, você pode desmarcar a opção Incluir anexos^{(Include attachments)} . Aproveite^(Enjoy) o envio de e-mails diretamente para o Teams sem usar o método convencional normal.

2. Use as salas temáticas^{(2. Use Breakout Rooms)}

Observe que esse recurso do Microsoft Teams está disponível apenas para organizadores de reuniões de usuários de aplicativos de desktop ( Microsoft e Mac ). Você não pode usar esse recurso quando tiver mais de 300 pessoas na reunião e quando criar salas^{(Breakout Rooms)} de reunião de equipe antes das reuniões, não poderá adicionar mais de 300 pessoas.

• Quando você está em uma sala de grupo, não pode adicionar pessoas à reunião a partir do painel do participante, não pode adicionar mais pessoas ao bate-papo, não pode usar o recurso Ligar para mim e não pode copiar o conteúdo de Ingressar na reunião^{(you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents)} . Caso contrário, você pode aproveitar todos os outros recursos de bate-papo e troca de informações.
• Você pode criar salas de sessão de grupo ao iniciar uma reunião ou no meio de sua reunião^{( create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting)} para permitir que um grupo menor de participantes discuta e colabore.
• Você pode criar cerca de 50 salas de grupo para uma única reunião^{( create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting)} . Assim, você pode dividir os usuários em reuniões em vários grupos para discutir qualquer conteúdo específico/geral da reunião.

Se você for o organizador/apresentador da reunião, poderá criar salas^{(Breakout Rooms)} de sessão de grupo no Teams seguindo as etapas abaixo mencionadas.

1. Como de costume, crie um convite para reunião e inicie a reunião.

2. Agora, clique na opção Salas^{(Breakout rooms )} de grupo conforme destacado abaixo.

3. Na próxima janela, você pode escolher o número de salas que deseja criar no menu suspenso e, finalmente, clicar em Criar salas^{(Create rooms )} como mostrado.

Depois de criar salas temáticas^(Breakout) , você pode renomeá-las e atribuir participantes a elas manualmente ou automaticamente. É isso. Como gerente de sala^{(Breakout Room)} de grupo, você pode adicionar e excluir salas, gerenciar participantes na sala, entrar em qualquer sala, sair e abrir salas, atribuir limites de tempo para salas, enviar anúncios e recriar salas, se necessário. Se você não puder gerenciar as salas temáticas^{(Breakout rooms)} , também poderá atribuir um participante ou apresentador para gerenciá-las.

Leia também: ^{(Also Read:)} Como usar emoticons secretos do Microsoft Teams^{(How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons)}

3. Quadro Branco Virtual^{(3. Virtual Whiteboard)}

O Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} tem uma associação com o Microsoft Whiteboard^{(Microsoft Whiteboard)} por meio do qual você pode compartilhar sua opinião desenhando, escrevendo e esboçando juntos em uma reunião. Essa colaboração do quadro branco^(Whiteboard) está disponível para todos os participantes da reunião. Para usar o quadro branco^(Whiteboard) no Teams Meet, verifique se você tem o Microsoft Whiteboard^{(Microsoft Whiteboard)} no seu dispositivo.

Você pode escrever arrastando uma letra, adicionando texto, adicionando uma nota, pode adicionar uma imagem de biblioteca, imagem do Bing ou imagem da câmera^(Camera) , colando um documento, adicionando um documento PDF/Word/PowerPoint e muito mais recursos que o divertirão muito. Você pode tornar seu quadro branco^(Whiteboard) visível para todos os participantes seguindo as etapas mencionadas abaixo.

1. Após iniciar ou ingressar em uma reunião, clique no ícone Abrir bandeja de compartilhamento conforme mostrado abaixo.^{(Open share tray )}

2. Agora, no lado direito, clique em Microsoft Whiteboard conforme mostrado.

Agora, o Microsoft Whiteboard^{(Microsoft Whiteboard)} é carregado na tela e, uma vez feito, a tela aparece como mostrado abaixo.

Agora, os participantes da reunião podem aproveitar para escrever seus pensamentos usando esse incrível recurso do Microsoft Teams . Os participantes que pertencem ao mesmo locatário podem aproveitar a colaboração no quadro branco^(Whiteboard) , enquanto usuários desconhecidos, federados ou anônimos não podem fazê-lo. Observe que, quando você usa o quadro branco^(Whiteboard) para compartilhar o conteúdo em uma reunião do Teams que está sendo gravada, isso não fará parte da gravação. Esse recurso está em fase de desenvolvimento e a Microsoft o anunciará assim que as alterações forem bem-sucedidas.

O recurso interessante é que o recurso Microsoft Whiteboard está disponível para todos os participantes do bate-papo da reunião, mesmo após o término da reunião.

4. Transcrição ao vivo em reuniões^{(4. Live Transcription in Meetings)}

Quando você está em uma reunião do Teams , pode ver as transcrições ao vivo do conteúdo na forma de texto que aparecem ao lado da mesma tela da reunião. Este é um dos melhores recursos e benefícios do Microsoft Teams para usuários surdos ou com dificuldades de audição ou com barreiras linguísticas. Além disso, se você estiver participando de uma reunião com muito ruído, esse recurso será muito útil. A transcrição ao vivo em reuniões^{(Live transcription in meetings)} está disponível apenas para a versão desktop do Teams .

Para habilitar a transcrição ao vivo em reuniões do Teams , siga as etapas abaixo mencionadas.

1. Junte-se à reunião e clique no ícone Mais ações,^{(More actions icon )} conforme mostrado abaixo.

2. Agora, selecione a opção Iniciar transcrição^{(Start transcription )} na lista suspensa, conforme mostrado acima.

Em seguida, todos os participantes da reunião receberão uma notificação de que o conteúdo da reunião está sendo transcrito. Você também pode alterar o idioma da transcrição e anotar que, ao alterar o idioma, isso afeta todos os usuários.

Você pode alternar o idioma de transcrição conforme listado abaixo.

Inglês^(English) (EUA), Inglês^(English) ( Canadá^(Canada) ), Inglês^(English) ( Índia^(India) ), Inglês^(English) (Reino Unido), Inglês^(English) ( Austrália^(Australia) ), Inglês^(English) ( Nova Zelândia^{(New Zealand)} ), Árabe^(Arabic) ( Emirados Árabes^{(Arab Emirates)} ) ( Visualização^(Preview) ), Árabe^(Arabic) ( Arábia Saudita^{(Saudi Arabia)} ) ( Visualização^(Preview) ), Chinês^(Chinese) ( Cantonês^(Cantonese) ), Chinês^(Chinese) ( Mandarim^(Mandarin) ), Dinamarquês^(Danish) , Holandês^(Dutch) ( Bélgica^(Belgium) ) ( Visualização^(Preview)), Holandês^(Dutch) ( Holanda^{(Netherlands)} ), Francês ( Canadá^(Canada) ), Francês ( França^(France) ), Finlandês^(Finnish) ( Visualização^(Preview) ), Alemão, Hindi , Italiano^(Italian) , Japonês^(Japanese) , Coreano^(Korean) ( Visualização^(Preview) ), Norueguês, Polonês ( Visualização^(Preview) ), Português^(Portuguese) ( Brasil^(Brazil) ), Russo^(Russian) ( Visualização^(Preview) ) ), Espanhol ( México^(Mexico) ), Espanhol ( Espanha^(Spain) ), Sueco^(Swedish) .

Leia também: ^{(Also Read:)} Como habilitar ou desabilitar o Microsoft Teams Push to Talk^{(How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk)}

5. Comandos de barra^{(5. Slash Commands)}

Há quanto tempo você usa o Teams ? Você^(Did) sabia que os slash(/) commands podem simplificar sua produtividade e engajamento com o aplicativo?

Sim. Você pode alternar para seu canal favorito, alterar seu status, pesquisar a mensagem recente ou navegar para mensagens salvas usando comandos de barra .^(Slash)

Navegue até a barra de pesquisa e digite / ^{(Search )}/ . Uma lista de comandos recomendados será mostrada a seguir.

Aqui estão alguns comandos mais usados ​​no Teams .

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Faça uso desses comandos interessantes^{(interesting commands)} e ajuste as configurações do Teams em um segundo.

6. Destaque de pessoas^{(6. Spotlighting People)}

No Teams, você pode destacar^(spotlight) quaisquer vídeos específicos para destacá-los entre toda a ampla escala de participantes. Se você for o organizador ou apresentador da reunião, poderá destacar cerca de 7 usuários na reunião. Você não pode destacar as pessoas se tiver ativado a visualização Galeria grande^{(Large gallery)} ou modo Juntos^{(Together mode)} . Aqui estão algumas instruções para destacar as pessoas nas reuniões do Microsoft Teams .

1. Junte-se à reunião e vá para a lista de participantes^{(Participants )} .

2. Agora, clique com o botão direito do mouse no nome do usuário que você deseja destacar e selecione a opção Destaque para todos^{(Spotlight for everyone )} , conforme mostrado abaixo.

3. Em seguida, confirme a solicitação clicando novamente em Spotlight para todos^{(Spotlight for everyone )} .

Agora, o vídeo do participante selecionado será destacado na reunião. Se você deseja encerrar o destaque, siga as etapas abaixo mencionadas.

4. Como você fez anteriormente, clique com o botão direito do mouse no nome do participante e selecione a opção Sair do destaque^{(Exit spotlight )} conforme mostrado abaixo.

5. Por fim, confirme o prompt clicando em Sair do destaque^{(Exit spotlight )} conforme mostrado abaixo.

Nota:^{(Note: )} Para destacar seu vídeo, você pode clicar com o botão direito do mouse em seu vídeo e clicar na opção Destaque-me^{(Spotlight me )} ou ir para a lista de participantes, clicar com o botão direito do mouse em seu nome e selecionar a opção Destaque-me^{(Spotlight me)} .

Leia também: ^{(Also Read:)} Como acessar o login do centro de administração do Microsoft Teams^{(How to Access Microsoft Teams Admin Center Login)}

7. Modo de apresentador^{(7. Presenter mode)}

O modo de apresentador manterá o público mais engajado na reunião, pois o apresentador também estará visível na apresentação. Em vez de compartilhar apenas a janela ou tela, esse recurso incrível se tornará parte integrante da reunião com o Destaque^{(Standout )} (exclui seu plano de fundo e mostra o conteúdo da apresentação) , Lado a lado^{(, Side-by-side )} (tanto o feed quanto o conteúdo aparecerão ao lado ) e Repórter^{(Reporter )} (a apresentação será executada à direita do seu ombro como se você a assistisse em reportagens de TV). Aqui estão algumas instruções para usar o modo de apresentador no Teams .

Observação:^{(Note: )} se você estiver usando o aplicativo Web ou a versão móvel do Teams , o apresentador e a apresentação aparecerão separadamente. Recomendamos que você use a versão desktop do aplicativo para usar esse recurso Modos de apresentador^{(Presenter Modes feature)} .

1. Após o início da reunião, clique na opção Compartilhar conteúdo^{(Share content )} conforme mostrado.

2. Certifique-se de ter ligado sua câmera e selecionado o modo de apresentador^{(presenter mode )} que gostaria de usar. Você pode personalizar seu plano de fundo, incluir ou excluir sons de computador e dar controle a outras pessoas quando estiver usando este modo.

3. Para sair do compartilhamento, você pode clicar na opção Parar apresentação^{(Stop presenting )} na barra de ferramentas de apresentação.

8. Atalhos de teclado ^{(8. Keyboard Shortcuts )}

Os atalhos de teclado listados abaixo ajudarão você a trabalhar com eficiência no Teams . Esses recursos de reunião do Microsoft Teams são muito úteis para usuários com problemas visionários. Aqui está uma lista de atalhos de teclado que ajudarão você a acessar o Teams , sem usar o mouse.

Nota^(Note) : Para atalhos que usam entrada numérica, use as teclas numéricas acima das teclas Alfabéticas^(Alphabets) .

• Atalhos de teclado gerais^{(General Keyboard shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Atalho de teclado de navegação^{(Navigational Keyboard Shortcut)}

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Atalhos de teclado para mensagens^{(Messaging Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Atalhos de teclado relacionados a reuniões e chamadas^{(Meeting and Call related Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

Então, o que você está esperando? Mostre^(Show) -se com seus amigos com esses atalhos complicados!

Leia também: ^{(Also Read:)} Como alterar o avatar do perfil do Microsoft Teams^{(How to Change Microsoft Teams Profile Avatar)}

9. Ocultar ou mostrar mensagens no Teams^{(9. Hide or Show messages in Teams)}

Você não pode excluir o histórico completo de um canal ou bate-papo, mas pode ocultar ou mostrar qualquer canal ou bate-papo no Teams usando as etapas a seguir. O histórico de bate-papo retomará sua atividade quando alguém postar uma mensagem nele e você poderá retomá-lo sempre que necessário. Este é um dos recursos e benefícios mais simples do Microsoft Teams que mantém você focado apenas em chats ou canais que são de alta prioridade.

1. Passe o mouse sobre o canal ou bate-papo que deseja ocultar e clique no ícone de três pontos,^{(three-dotted icon)} conforme mostrado.

2. Agora, clique na opção Ocultar^{(Hide )} como mostrado acima. O bate-papo selecionado desaparecerá da lista de equipes^(Teams) .

Mais tarde, se você mudar de ideia e quiser reexibir os bate-papos, siga as etapas abaixo mencionadas.

3. Procure o bate-papo oculto usando a barra de pesquisa e pressione a tecla Enter^{(Enter key )} para abri-lo.

4. Agora, clique em Mostrar histórico de bate-papo oculto^{(Show hidden chat history)} se quiser visualizá-lo. A essa altura, você verá o bate-papo/canal na lista de equipes^(Teams) no painel esquerdo.

5. Agora, clique no ícone de três pontos^{(three-dotted icon )} do seu chat/canal e selecione a opção Reexibir^{(Unhide )} como mostrado.

Da mesma forma, você pode fixar seu bate-papo favorito ou silenciá^{(pin your favorite chat or mute)} -lo sempre que necessário.

10. Mensagens de favoritos^{(10. Bookmark Messages)}

^{(Microsoft Teams)}Os recursos de reunião do Microsoft Teams , como mensagens de favoritos^{(Bookmarking)} , ajudam você a economizar tempo para encontrar qualquer texto em vez de rolar todo o bate-papo. Mesmo que a mensagem esteja enterrada no longo histórico de conversas, você pode encontrá-la facilmente salvando-a para referência futura. Aqui está como marcar uma mensagem.

1. Quando você encontrar alguma mensagem necessária para referência em um futuro próximo, passe o mouse sobre a mensagem e clique no ícone de três pontos^{(three-dotted icon)} .

2. Em seguida, selecione a opção Salvar esta mensagem^{(Save this message )} na lista conforme mostrado.

3. Para visualizar as mensagens salvas, clique na foto do seu perfil e selecione a opção Salva^{(Saved )} conforme mostrado.

4. Agora, todas as conversas salvas serão exibidas na tela esquerda. Você pode clicar e acessá-los facilmente.

Comece^(Start) a salvar suas mensagens e encontre-as facilmente usando esse recurso.

Recomendado:^{(Recommended:)}

• Como configurar capas de monitor duplo Rainmeter no Windows 10^{(How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10)}
• Como desfocar o plano de fundo no Microsoft Teams^{(How to Blur Background on Microsoft Teams)}
• 15 Melhor Serviço Gratuito de Caixa de Correio Virtual^{(15 Best Virtual Mailbox Free Service)}
• Como ativar o modo escuro do Microsoft Outlook^{(How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode)}

Espero que este guia tenha sido útil e você tenha aprendido alguns recursos do Microsoft Teams^{(Microsoft Teams features)} dos quais nunca ouviu falar. Sinta^(Feel) -se à vontade para entrar em contato conosco na seção de comentários abaixo com suas sugestões e comentários sobre este artigo. Continue visitando nossa página para mais dicas e truques interessantes e deixe-nos saber qual tópico você quer que exploremos em seguida.

Best 10 Microsoft Teams Features

Microsoft Τeams is used by more than 15 million users and around 1300 users connect to Teams call еvery second. The pandemic effect of 2021 and 2022 has led to its ѕudden growth for connecting people virtually on remote work and meetings. The engagement of the application and number of active users on Teаms is simply incredible and reaching the sky limit. It is the best replacement for Skype for business and yoυ can enjoy incredible features in it. Few notable Microsoft Teams fеatures and benefits include grouр chat, vіdeo/νoice call, screen share options, mega meetings, online claѕsrooms, and a lot more. Βeing a part of the Microsoft 365 environment, Microsoft Teams meeting features combines the role of Outlook, SharePoint, and other Microsoft applicаtions. In simple words, you can enjоy a tоn of Microsoft Teams features and benefits from which the best collections of them arе listed below. Hope this article helps уou a lot!

Best 10 Microsoft Teams Features

In this section, we have compiled a list of Microsoft Teams meeting features that are hidden into your minds all these days. Read and share these with your friends who find them useful.

1. Share Email in Teams

Sometimes, there may be a need to copy contents from your Outlook mail and paste it into Teams chat. Copy and Paste would be a great choice preferred by many of you. Yet, this is unnecessary since the Microsoft Teams feature of sharing mail to Teams will be incredibly helpful. A built-in feature between Outlook and Teams lets you do this.

• This Microsoft Teams feature will be helpful to those organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more.
• You can send all those emails to a single Teams Channel and this avoids false-mistaken replies and keep mails clean.
• To share Outlook mails to Teams, you must have an Outlook add-in. This add-in is automatically installed on your PC for Teams users. Make a note that, this feature is not supported for mobile Teams users.

Follow these steps to share emails with Teams.

1. If you are using a desktop application, you can simply click on the Share to Teams button in the toolbar ribbon and if you are using a web application, click on the More actions … icon at the top right corner of the mail.

2. Here, type the name of a person, group, or channel you want to share the mail.

If you have any attachments in the mail, they are automatically included when you send them to Teams. If you want to remove them, you can uncheck the Include attachments option. Enjoy sending mails to Teams directly without using the normal conventional method.

2. Use Breakout Rooms

Make a note that, this Microsoft Teams feature is available only for meeting organizers of desktop app users (Microsoft and Mac). You cannot use this feature when you have more than 300 people in the meeting and when you create Teams Breakout Rooms before meetings, you cannot add more than 300 people.

• When you are in a Breakout room, you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents. Otherwise, you can enjoy all other features of chatting and exchanging information.
• You can create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting to allow a smaller group of participants to discuss and collaborate.
• You can create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting. Thus, you can split users in meeting under several groups to discuss any specific/ general content of the meeting.

If you are the organizer/ presenter of the meeting, you can create Breakout Rooms in Teams by following the below-mentioned steps.

1. As usual, create a meeting invite and start the meeting.

2. Now, click on the Breakout rooms option as highlighted below.

3. In the next window, you can choose the number of rooms you want to create from the drop-down menu, and finally, click on Create rooms as shown.

After creating Breakout rooms, you can rename them and manually or automatically assign participants to them. That’s it. As a Breakout Room manager, you can add and delete rooms, manage participants in the room, join any rooms, exit, and open rooms, assign time limits for rooms, send announcements, and recreate rooms if necessary. If you cannot manage Breakout rooms, you can also assign a participant or presenter to manage the same.

Also Read: How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons

3. Virtual Whiteboard

Microsoft Teams has an association with Microsoft Whiteboard through which you can share your opinion by drawing, writing, and sketching together in a meeting. This Whiteboard collaboration is available to all participants in the meeting. To use Whiteboard in Teams meet, ensure you have Microsoft Whiteboard on your device.

You can write by dragging a letter, adding text, adding a note, can add a Library image, Bing image, or Camera image, pasting a document, adding a PDF/Word/PowerPoint document, and a lot more features that will amuse you a lot. You can make your Whiteboard visible to all the participants by following the below-mentioned steps.

1. After launching or joining a meeting, click on the Open share tray icon as shown below.

2. Now, on the right side, click on Microsoft Whiteboard as depicted.

Now, Microsoft Whiteboard loads on the screen, and once done, the screen appears as shown below.

Now, the participants of the meeting can enjoy inking their thoughts using this amazing Microsoft Teams feature. Attendees who belong to the same tenant can enjoy collaborating on Whiteboard whereas strangers, federated, or anonymous users cannot do so. Make a note that, when you use Whiteboard for sharing the content in a Teams meeting that is being recorded, this will not be part of the recording. This feature is in the developmental stage and Microsoft will announce you as soon as the changes are successful.

The interesting feature is that the Microsoft Whiteboard feature is available for all the participants in the meeting chat, even after the meeting has ended.

4. Live Transcription in Meetings

When you are in Teams meeting, you can see live transcriptions of the content in the form of text that appear alongside the same meeting screen. This is one of the best Microsoft Teams features and benefits from which users who are deaf or have difficulties in hearing or who have language barriers. Also, if you are attending a meeting that has too much noise, this feature will be much useful. Live transcription in meetings is available only for the desktop version of Teams.

To enable Live transcription in Teams meetings, follow the below-mentioned steps.

1. Join the meeting and click on the More actions icon as shown below.

2. Now, select the Start transcription option from the drop-down list as shown above.

Then, all the participants in the meeting will receive a notification that the contents of the meeting are being transcript. You can also change the language of transcription and make a note that, when you change the language, it affects all users.

You can switch the transcription language as listed below.

English (US), English (Canada), English (India), English (UK), English (Australia), English (New Zealand), Arabic (Arab Emirates) (Preview), Arabic (Saudi Arabia) (Preview), Chinese (Cantonese), Chinese (Mandarin), Danish, Dutch (Belgium) (Preview), Dutch (Netherlands), French (Canada), French (France), Finnish (Preview), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean (Preview), Norwegian, Polish (Preview), Portuguese (Brazil), Russian (Preview), Spanish (Mexico), Spanish (Spain), Swedish.

Also Read: How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash Commands

How long you have been using Teams? Did you know slash(/) commands could simplify your productivity and engagement with the app?

Yes. You can switch to your favorite channel, change your status, search for the recent message or navigate to saved messages using Slash commands.

Navigate to the Search bar and type / in it. A list of recommended commands will be shown as follows.

Here are a few most commonly used commands in Teams.

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Make use of these interesting commands and tweak Teams settings within a second.

6. Spotlighting People

In Teams, you can spotlight any particular videos to highlight them among all the wide scale of participants. If you are the meeting host or presenter, you can spotlight around 7 users in the meeting. You cannot spotlight people if you have enabled Large gallery or Together mode view. Here are a few instructions to spotlight people in Microsoft Teams meetings.

1. Join the meeting and head towards the Participants list.

2. Now, right-click on the user’s name whom you want to spotlight and select the Spotlight for everyone option as shown below.

3. Then, confirm the prompt by clicking on Spotlight for everyone again.

Now, the selected participant’s video will be spotlighted in the meeting. If you want to end spotlighting, follow the below-mentioned steps.

4. As you did earlier, right-click on the name of the participant and now select the Exit spotlight option as shown below.

5. Finally, confirm the prompt by clicking on Exit spotlight as shown below.

Note: To spotlight your video, you can right-click on your video and click on Spotlight me option or go to the participant’s list, right-click on your name and select the Spotlight me option.

Also Read: How to Access Microsoft Teams Admin Center Login

7. Presenter mode

The presenter mode will keep the audience more engaged towards the meeting since the presenter is also visible in the presentation. Rather than sharing only the window or screen, this amazing feature will become an integral part of the meeting with its Standout (deletes your background and shows your content of presentation), Side-by-side (Both your feed and content will appear next aside), and Reporter ( the presentation will run to the right of your shoulder as if you watch it on TV reports) modes. Here are a few instructions to use the presenter mode in Teams.

Note: If you are using the web app or mobile version of Teams, the presenter and the presentation will appear separately. You are advised to use the desktop version of the app to make use of this Presenter Modes feature.

1. Once the meeting has started, click on the Share content option as shown.

2. Make sure you have turned on your camera and selected the presenter mode you would like to use. You can customize your background, include or exclude computer sounds and give control to others when you are using this mode.

3. To exit sharing, you can click on Stop presenting option in the presenting toolbar.

8. Keyboard Shortcuts 

The below-listed keyboard shortcuts will help you work efficiently on Teams. These Microsoft Teams meeting features are very helpful to users with visionary problems. Here is a list of keyboard shortcuts that will help you, access Teams, without using a mouse.

Note: For shortcuts that uses numerical input use the numbers keys above the Alphabets keys.

• General Keyboard shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigational Keyboard Shortcut

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Messaging Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Meeting and Call related Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

So, what are you waiting for? Show off with your friends with these tricky shortcuts!

Also Read: How to Change Microsoft Teams Profile Avatar

9. Hide or Show messages in Teams

You cannot delete the complete history of a channel or chat, yet you can hide or show any channel or chat in Teams by using the following steps. The chat history will resume its activity when one posts a message into it and you can resume it whenever needed. This is one of the simplest Microsoft Teams features and benefits that keeps you focused only on chats or channels that are a high priority.

1. Hover over the channel or chat that you want to hide and click on the three-dotted icon as shown.

2. Now, click on the Hide option as shown above. The selected chat will disappear from the Teams list.

Later, if you change your mind and want to unhide the chats, follow the below-mentioned steps.

3. Search for the hidden chat using the search bar and hit Enter key to open it.

4. Now, click on Show hidden chat history if you want to view it. By this time, you will see the chat/channel in the Teams list on the left pane.

5. Now, click on the three-dotted icon of your chat/channel and select the Unhide option as shown.

Likewise, you can pin your favorite chat or mute it whenever needed.

10. Bookmark Messages

Microsoft Teams meeting features like Bookmarking messages help you save your time to find any text instead of scrolling up the whole chat. Even though the message is buried down in the long history of conversation, you can easily find it by saving it for future reference. Here is how to bookmark a message.

1. When you find any message that is needed for reference in the near future, hover over the message and click on the three-dotted icon.

2. Then, select the Save this message option from the list as shown.

3. To view the saved messages, click on your profile picture and select the Saved option as depicted.

4. Now, all the saved conversations will be displayed on the left screen. You can click and access them easily.

Start saving your messages and find them easily by using this feature.

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Hope this guide was useful and you would have learned some Microsoft Teams features that you were never heard of. Feel free to reach out to us in the comment section down below with your suggestions and feedback regarding this article. Keep visiting our page for more cool tips & tricks and let us know which topic you want us to explore next.

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