Ter um endereço^{(email address)} de e-mail é como ter um número de telefone: uma vez que está no mundo, você não quer alterá-lo.

Além dos 30% estimados de endereços de e-mail que mudam a cada ano, a maioria dos quais são e-mails comerciais, a maioria das^{(business emails–most)} pessoas provavelmente não gostaria de lidar com o incômodo de transferir contatos, redirecionar pessoas para o novo endereço^{(email address)} de e-mail ou caçar todos os sites , assinatura e beneficiário da fatura^{(bill payee)} para atualizar seu endereço^{(email address)} de e-mail no arquivo.

No entanto, às vezes as pessoas têm um bom motivo para fazer uma grande mudança de um local digital para outro. Pode ser que seu provedor de e-mail esteja desatualizado e não consiga acompanhar os paradigmas modernos; ou talvez seu provedor esteja fechando e você precise encontrar um novo lar.

A maioria das pessoas realmente não tem um bom conceito do que está por aí e o que diferencia um serviço de e-mail^{(email service)} de outro. Mas o fato é que o Microsoft Outlook e o Google Gmail^{(Google Gmail)} se tornaram as duas plataformas mais exemplares para gerenciar o que quase se tornou um aspecto essencial da vida.

O que torna esses dois provedores de e-mail melhores, piores, diferentes ou iguais em comparação um com o outro? Quando se trata de planos pessoais gratuitos, as nuances entre o Outlook e o Gmail^{(Outlook and Gmail)} provavelmente são insignificantes para a maioria dos usuários. É por isso que, aqui, vamos nos concentrar em comparar o plano de negócios^{(business plan)} baseado em assinatura de cada serviço , para que você possa decidir qual deles faz mais sentido para você ou sua empresa e funcionários^{(company and employees)} .

Veja, sinta e custe

Vamos tirar isso do caminho. O Outlook^(Outlook) e o Gmail^(Gmail) oferecem interfaces muito diferentes. Para simplificar, o Outlook mantém uma sensação corporativa, enquanto o Gmail oferece algo um pouco mais criativo e semelhante a uma inicialização. Se o Outlook é a versão moderna das comunicações corporativas, o Gmail é pós-moderno.

A interface do Outlook está repleta de opções e recursos personalizáveis, muitos dos quais você ou seus funcionários nunca usarão. Embora o Gmail ofereça seu próprio conjunto de funcionalidades, em geral é uma experiência do usuário muito mais simples, focada em fornecer o essencial de que você precisa para ser eficiente.

Quando se trata de comprar esses serviços de e-mail, na verdade você está comprando os pacotes com os quais eles vêm, Microsoft Office 365 e Google G Suite . Uma coisa a ter em mente é que o Office 365 requer um compromisso anual, embora você seja cobrado mensalmente. O G Suite^{(G Suite)} é puramente um plano de assinatura^{(subscription plan)} mensal com base no número de funcionários. Veja como esses preços são por usuário por mês.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Conjunto de ferramentas

Novamente, quando você compra o Outlook ou o Gmail^{(Outlook or Gmail)} para empresas, você está realmente comprando mais do que apenas um serviço de e-mail. Você está comprando um conjunto de ferramentas, das quais o e-mail é apenas uma.

Quando se trata do que diferencia o Office 365 e o G Suite , é realmente uma comparação entre um titular e seu disruptor. Abordaremos mais sobre o que torna essas duas suítes iguais e diferentes em um artigo futuro, mas aqui estão alguns dos aspectos contrastantes que se destacam.

Microsoft Office 365

Todos nós já usamos o Microsoft Word^{(Microsoft Word)} , Excel e PowerPoint. Esses são os princípios básicos do Office , mas o Office 365 oferece ainda mais. Hoje, esses três programas estão disponíveis online, não apenas como programas de desktop, tornando o trabalho que você faz neles mais fácil de salvar e compartilhar. Além disso, o 365 oferece:

• Outlook para e-mail
• OneDrive para armazenamento de arquivos na nuvem
• OneNote , um bloco de notas digital
• SharePoint , uma intranet corporativa
• Microsoft Teams para mensagens instantâneas e videoconferência

Esses poucos aplicativos oferecem recursos abrangentes que definem a maneira como as empresas operam internamente em escala digital. É um grande atrativo que a Microsoft tenha consolidado tanto com sucesso nessas ferramentas para simplificar a experiência que oferece às empresas.

Google G Suite

Enquanto o G Suite oferece seu próprio conjunto de aplicativos que estão no mesmo nível dos produtos básicos da Microsoft – e muito mais. As alternativas do G Suite para Word , Excel e PowerPoint são Documentos^(Docs) , Planilhas^(Sheets) e Apresentações^(Slides) . Mas o G Suite oferece ainda mais coisas úteis para qualquer empresa:

• Calendário^(Calendar) para agendamento fácil da equipe
• Correntes^(Currents) para discussões em toda a empresa
• Hangouts Chat para mensagens instantâneas
• Hangouts Meet para videoconferência
• Formulários^{(Forms )} para criar pesquisas e formulários
• Sites para criar sites
• App Builder para criar aplicativos de negócios
• Manter^{(Keep )} para organizar ideias
• Jamboard , um quadro branco digital
• Drive para armazenar e compartilhar arquivos
• Google Cloud Search para pesquisar no G Suite
• Admin, Vault e Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} para gerenciar usuários, dispositivos e dados com segurança

Claramente, há muito a considerar aqui. O Outlook^(Outlook) se consolida muito nos poucos aplicativos robustos que oferece. O Google^(Google) oferece uma variedade aparentemente muito maior de recursos espalhados por vários aplicativos, alguns dos quais o Office 365 não oferece.

Organização

Quando você está no negócio, os e-mails são ininterruptos; e eles são mais do que apenas veículos para conversar. Os e-mails são vasos de conhecimento que os profissionais usam para tomar decisões de negócios, algumas das quais são de missão crítica. Se você não conseguir manter as conversas e as informações priorizadas e organizadas, será difícil trabalhar de forma eficaz e eficiente na velocidade dos negócios e evitar comprometer os resultados de qualidade^{(business and avoid compromising quality outcomes)} .

Panorama

Se você pensar em métodos tradicionais e pré-digitais de organização, pastas e arquivos provavelmente vêm à mente. Como a digitalização é essencialmente o processo de pegar atividades tangíveis e abstraí-las em processos digitais, seria natural supor que criar pastas e arquivos de e-mail é o curso natural de ação.

É assim que o Outlook funciona. Ele usa um sistema de pastas^{(folder system)} tradicional e permite categorizar e-mails nessas pastas usando guias coloridas, assim como faria com um arquivo expansível. Você pode criar quantas pastas e subpastas desejar. O Outlook^(Outlook) também faz o possível para priorizar emails filtrando aqueles que você consideraria confusos. Eles vão para a pasta Clutter^{(Clutter folder)} para ficar fora do seu caminho até que você esteja pronto para visualizá-los.

Gmail

Na descrição, pode parecer que há apenas uma pequena nuance entre como o Gmail e o Outlook^{(Gmail and Outlook)} organizam o e-mail; no entanto, ao usar ativamente o sistema do Gmail, a organização e o método de priorização são notavelmente diferentes.

Em vez de abstrair o método tradicional de “pasta, arquivo ”^{(” method)} , o Gmail usa rótulos. Você pode marcar mensagens com vários marcadores, em vez de colocá-las em uma pasta.

Você pode personalizar o Gmail para mostrar primeiro e-mails importantes^(Important) , não lidos^(Unread) e com estrela . ^(Starred)Ele também pode filtrar e-mails automaticamente por Primário^(Primary) , Social , Promoções^(Promotions) , Atualizações^(Updates) e Fóruns^(Forums) . Esse sistema de priorização e organização torna muito fácil identificar quais e-mails são mais importantes para você e acessá-los rapidamente.

Apesar dessas diferenças no Gmail , o interessante é que, se você estiver usando o Gmail por meio de outro cliente^{(email client)} de e-mail (como o Outlook ), seus marcadores aparecerão como pastas. Em certo sentido, isso torna o Gmail mais versátil e capaz de fornecer uma experiência de usuário mais flexível.

Procurar

A pesquisa anda de mãos dadas com a organização quando se trata de e-mail. Se você não conseguir encontrar com rapidez e eficiência as informações de que precisa, que estão potencialmente enterradas em um e-mail de meses atrás, acabará perdendo um tempo valioso caçando coisas em vez de agir.

Panorama

A função de pesquisa^{(search function)} do Outlook é boa o suficiente para que você possa procurar e-mails em todas as suas pastas, incluindo milhares de e-mails em sua pasta Excluída^{(Deleted folder)} , com base na palavra- chave e no endereço de e-mail^{(keyword and email address)} . Onde o Outlook às vezes pode ficar aquém é a precisão.

A pesquisa de uma palavra- chave nem sempre exibe o ^{(keyword doesn)}e-mail ou e-mails^{(email or emails)} corretos , e sempre há uma chance de o Outlook exibir apenas alguns e-mails selecionados de uma cadeia, mas deixar de fora o único e-mail de que você precisa. Embora funcione bem na maioria das vezes, certamente não emprega o mesmo nível de funcionalidade de pesquisa^{(search functionality)} de um serviço de e-mail do Google .

Gmail

^(Gmail)A funcionalidade de pesquisa do ^{(search functionality)}Gmail está imbuída do poder de pesquisa^{(search power)} do Google , razão pela qual o Gmail foi criado em primeiro lugar: para fornecer um serviço de e-mail^{(email service)} que funciona como o mecanismo de pesquisa^{(search engine)} do Google . Além de pesquisar termos simples e confiar que o Gmail exibirá os resultados corretos, você também pode usar operadores de pesquisa avançados como "de:", "para:", "atalho:" e vários outros que podem ajudá-lo a encontrar especificamente o que você precisa.

Recall de e-mail

Embora existam vários recursos importantes que o Gmail e o Outlook^{(Gmail and Outlook)} fornecem em vários graus de funcionalidade detalhada, uma função importante que cada um faz de maneira bem diferente é o recall de e-mail. Vale a pena destacar a diferença na operação porque a maioria das pessoas, em algum momento, experimenta a situação estressante de enviar o e-mail errado para a pessoa errada ou enviar algo que não deveria.

Panorama

O Outlook é ótimo para recuperação e^{(and )} substituição de e-mail. Contanto que o endereço de e-mail para o qual você enviou um e-mail esteja hospedado no Microsoft Exchange – o^{(Microsoft Exchange–the)} serviço de e-mail real no qual o Outlook é executado – você pode excluir e substituir qualquer mensagem não lida.

Claro, se o e-mail já foi aberto, você não pode recuperá-lo ou substituí-lo, mas ter esse recurso com mensagens não lidas pode evitar constrangimentos no caso de enviar algo que não deveria, ou ajudá-lo a reenviar uma mensagem melhor e-mail com mais esclarecimentos em vez de enviar e-mails de acompanhamento elaborando um envio anterior.

Gmail

O Gmail^(Gmail) fica um pouco aquém aqui em comparação com o Outlook . Na verdade, o Gmail nem oferece ^{(Gmail doesn)}recall de e-mail^{(email recall)} legítimo . Em vez disso, você tem alguns segundos após enviar um e-mail para cancelar o envio. Você pode ativá-lo ou desativá-lo e ajustar o tempo de cancelamento^{(cancelation time)} para durar até 30 segundos. Se você não for rápido o suficiente, aquele bebê se foi para sempre.

Quem é o rei do e-mail?

Quando se trata de escolher qual serviço de e-mail é melhor para sua empresa, o Outlook e o Gmail^{(Outlook and Gmail)} oferecem o que você precisa, às vezes um melhor que o outro. O e- mail^(Email) é apenas o começo.

São os sistemas maiores aos quais cada um pertence – Office 365 e G Suite – que^{(G Suite–that)} realmente fazem a diferença na forma como sua empresa opera. Abordaremos as diferenças entre esses dois kits de ferramentas em um próximo artigo para que você possa realmente decidir o que é melhor para sua empresa.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an еmail address is like havіng a phone number: Once it’ѕ out in the wоrld, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

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