“Para onde foi meu e-mail? Simplesmente desapareceu.” É chocante quantas vezes eu ouvi isso ao longo da minha carreira. Mas não é tão chocante quanto a quantidade de pessoas que não percebem que podem pesquisar facilmente um email específico no Outlook . 

Depois de ler este guia sobre como pesquisar emails do Outlook^{(Outlook email)} por data, remetente, palavra-chave e muito mais, você também poderá encontrar qualquer email no Outlook . Vamos dar-lhe todas as dicas de pesquisa de e- mail do Outlook^{(Outlook email)} que você pode manipular.

Seus e-mails estão indexados?^{(Are Your Emails Indexed?)}

Para obter os melhores resultados de pesquisa de email, verifique se o Outlook indexou tudo. 

O que é indexação? Assim^(Just) como o índice de um livro tem todos os tópicos listados e onde encontrá-los, a indexação do Outlook^(Outlook) cria um banco de dados como esse. É mais fácil para os programas pesquisar em um banco de dados do que em um monte de texto de forma livre^{(freeform text)} .

1. Coloque o cursor no campo Pesquisar caixa de correio atual^{(Search Current Mailbox )} , também conhecido como caixa Pesquisa instantânea^{(Instant Search box)} . Isso abrirá a barra de ferramentas de pesquisa .^{(Search tools )}
2. Clique no botão Ferramentas de Pesquisa^{(Search Tools )} e depois em Status de Indexação^{(Indexing Status)} . Uma pequena janela será aberta mostrando quantos emails faltam para serem indexados. 

Se o número de itens a serem indexados for diferente de zero, aguarde alguns minutos. Isso garantirá que a pesquisa seja a mais completa possível.

A indexação requer alguns recursos. Se você achar que isso deixa o Outlook ou seu computador muito lento, você pode desativar a indexação para obter um melhor desempenho do computador^{(computer performance)} .

Adicionar guia de pesquisa permanentemente^{(Permanently Add Search Tab)}

Não seria ótimo se pudéssemos entrar facilmente na guia de pesquisa^{(search tab)} sem precisar clicar na barra de pesquisa^{(search bar)} todas as vezes? Vamos fazer isso.

• Clique em Arquivo^(File) .

• Clique em Opções^(Options) no lado esquerdo, mais ou menos na metade.

• Na janela Opções, clique em Personalizar Faixa^{(Customize Ribbon)} de Opções . 

• No painel Personalizar Faixa^{(Customize Ribbon pane)} de Opções , clique no menu suspenso em Escolher comandos de:^{(Choose commands from:)} e selecione Guias de ferramentas^{(Tool Tabs)} .

• Procure por Ferramentas^{(Search Tools)} de Pesquisa e selecione-o. Em seguida, clique no botão Add>> . 

• As ferramentas de pesquisa aparecerão na área de guias principais^{(Main Tabs)} . Use as setas para cima e para baixo ao lado dessa área para determinar onde ela aparecerá na faixa de opções ou deixe-a onde está. Em seguida, clique em OK para confirmar a alteração.

• Procure a guia Ferramentas de pesquisa. ^{(Search Tools )}Agora podemos acessar todas as ferramentas de busca facilmente a qualquer hora.

Defina o escopo da pesquisa^{(Set The Scope Of The Search)}

Na guia Ferramentas de pesquisa^{(Search Tools tab)} , podemos definir facilmente o escopo da pesquisa. No lado esquerdo, veremos que podemos definir o escopo para All Mailboxes , Current Mailbox , Current Folder , Subfolders ou All Outlook Items .

Todas as caixas de correio^{(All Mailboxes)} – escolha este escopo se tivermos caixas de correio compartilhadas ou outras contas no Outlook . Algumas pessoas podem ter suas contas de email pessoal e profissional no Outlook .

Caixa de correio atual^{(Current Mailbox)} – escolha este escopo para manter a pesquisa em apenas uma caixa de correio. Certifique-se de que a caixa de correio esteja selecionada no painel esquerdo do Outlook .

Pasta Atual^{(Current Folder)} – esse escopo limitará a pesquisa à pasta que está atualmente selecionada no painel esquerdo do Outlook .

Subpastas^(Subfolders) – isso limita o escopo às pastas em qualquer pasta selecionada no painel esquerdo.

Todos os itens do Outlook^{(All Outlook Items)} – O escopo mais aberto aplicará a pesquisa a todos os emails, contatos, itens de calendário e tarefas. Devido à grande quantidade de dados, as pesquisas nesse escopo podem ser lentas e gerar resultados desnecessários. Use este escopo com moderação.

Operadores de pesquisa no Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

Os resultados da pesquisa podem ser mais específicos usando operadores de pesquisa. 

Para encontrar uma frase específica, coloque aspas duplas ao redor da frase de pesquisa^{(search phrase)} .

Exemplo: “ relatório TPS ”

Para localizar itens que devem ter duas ou mais palavras, mas não necessariamente um ao lado do outro ou na ordem escrita, use o operador AND .

Exemplo: trabalho E^{(AND )} fim de semana

Para localizar itens que contenham uma palavra-chave e excluir itens que contenham uma palavra-chave diferente, use o operador NOT .

Exemplo: sábado NÃO^{(NOT )} ótimo

Procurando algo que poderia ter uma palavra ou outra? Experimente o operador OR .

Exemplo: girafa OR produto

Todos esses operadores podem ser combinados para tornar a pesquisa tão específica quanto desejarmos. Poderíamos ter algo tão complexo como “ relatório TPS ^{(TPS report)}” E fim de semana^{(” AND weekend)} OU girafa NÃO^(NOT) ótimo.

Pesquisar Outlook por palavra-chave^{(Search Outlook By Keyword)}

A pesquisa mais fácil de e- mail do Outlook^{(Outlook email)} é a pesquisa por palavra^{(keyword search)} -chave . É feito de forma mais simples no campo Pesquisa Instantânea^{(Instant Search)} na parte superior da nossa caixa de entrada.

• Defina^(Set) o escopo na caixa suspensa ao lado do campo Pesquisa instantânea^{(Instant Search field)} ou na guia Pesquisa^{(Search tab)} .

• Digite a palavra-chave ou palavras no campo de pesquisa^{(search field)} e toque na tecla Enter . Os operadores de pesquisa podem ser usados ​​aqui para ajudar a tornar a pesquisa mais específica.

Pesquisar Outlook por remetente^{(Search Outlook By Sender)}

Para pesquisar e-mail do Outlook por remetente:

• Vá para a guia Pesquisar e clique^{(Search tab and click)} no botão De^{(From )} . 

• Isso vai entrar

  de:"Nome do remetente"

  no campo Pesquisa instantânea^{(Instant Search field)} . 

• Remova o nome do remetente^{(Remove Sender Name)} entre aspas duplas e digite o nome da pessoa que estamos procurando. Também podemos digitar o termo inteiro diretamente na Pesquisa Instantânea^{(Instant Search)} . Toque na tecla Enter para pesquisar.

Pesquisar Outlook por assunto^{(Search Outlook By Subject)}

Para pesquisar emails do Outlook^{(Outlook email)} por assunto: 

• Na guia Pesquisar, clique em Assunto^(Subject) . 

• Isso coloca

  assunto:”palavras-chave”

  no campo Pesquisa instantânea^{(Instant Search field)} . 

• Substitua as palavras-chave pelo assunto que estamos procurando. A frase inteira também pode ser digitada na Pesquisa Instantânea^{(Instant Search)} . Toque na tecla Enter para pesquisar.

Pesquisar Outlook por data^{(Search Outlook By Date)}

Para pesquisar emails do Outlook por data:

• Na guia Pesquisar, clique em Esta Semana^{(This Week)} . Ele mostrará as opções; Hoje^(Today) , Ontem, Esta Semana^(Week) , Semana Passada^(Week) , Este Mês , ^(Month)Mês^(Month) Passado , Este Ano, Ano Passado.

• O que quer que seja selecionado, será inserido no campo Pesquisa Instantânea^{(Instant Search field)} como;

  recebido:hoje, recebido:ontem, recebido:esta semana, recebido:semana passada, recebido:este mês, recebido: mês passado, recebido:este ano, recebido:ano passado

  Pressione a tecla Enter para pesquisar.

Também podemos usar o operador recebido: com datas de calendário (

received:dd/mm/yyyy

day name

received:tuesday

day name Outlook Tuesday Tuesdays

Pesquisar no Outlook por itens com anexos^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

Para pesquisar emails do Outlook^{(Outlook email)} por anexos:

• Na guia Pesquisar, clique em Tem anexos^{(Has Attachments)} . 

• Isso vai entrar

  anexos: sim

  no campo Pesquisa instantânea^{(Instant Search field)} . Isso deve ser combinado com outro tipo de pesquisa para restringir o campo. Toque em Enter para pesquisar.

Também poderíamos digitar

hasattachments:no

Pesquisar Outlook por categoria^{(Search Outlook By Category)}

O uso da ferramenta Categoria^{(Category tool)} para organizar e-mails é subutilizado. 

• Podemos pesquisar por categoria usando o botão Categorizado^{(Categorized )} na guia de pesquisa. 

• Ele vai entrar

  categoria:=”Categoria de cor”

  no campo Pesquisa instantânea^{(Instant Search field)} . Pressione Enter para pesquisar.

Isso também pode ser digitado manualmente. Basta^(Just) alterar a cor para se adequar à categoria. Por exemplo, para pesquisar a categoria vermelha, digitamos

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Pesquisar e-mail do Outlook por destinatário^{(Search Outlook Email By Recipient)}

Essa é a maneira de pesquisar e-mails com base em para quem eles foram enviados. 

• Clicar no botão Enviado para^{(Sent To )} nos mostrará as opções; Enviado^(Sent) para: eu ou CC^{(Me or CC)} : eu, não enviado diretamente^{(Sent Directly)} para mim e enviado^(Sent) para outro destinatário^(Recipient) . 

• Ele inserirá o texto de pesquisa^{(search text)} como (para:”[email protected]“ OU cc^{(OR cc)} :” [email protected] ”). Toque em Enter para pesquisar.

• Se escolhermos Enviado^(Sent) para outro destinatário^(Recipient) , precisaremos editar o texto na barra de pesquisa^{(search bar)} . Vai parecer

  para: “ Nome do Destinatário ”(Recipient)

  . 

• Exclua^(Delete) a parte do Nome do Destinatário^{(Recipient Name part)} e insira o nome que estamos procurando. Pressione ^(Hit) Enter para pesquisar.

Pesquisar por lido ou não lido^{(Search By Read Or Not Read)}

Você pode pesquisar emails do Outlook se eles foram lidos ou não lidos.

• Clicar no botão Não lidos na ^(Unread)guia Pesquisar^{(Search tab)} encontrará todos os e-mails que ainda não foram lidos. 

• Ele entra

  é lido: não

  na barra de pesquisa^{(search bar)} . Pressione Enter para pesquisar.

• Para encontrar o e-mail que foi lido, altere-o para

  é lido: sim

  e pressione Enter para pesquisar.

Pesquisar por sinalizado^{(Search By Flagged)}

Usar sinalizadores para marcar e-mails importantes ajuda a ficar por dentro das coisas. 

• Para encontrar e-mails sinalizados, clique no botão Sinalizados^{(Flagged )} na guia Pesquisar. 

• Ele vai pesquisar com

  bandeira de acompanhamento: bandeira de acompanhamento

  . Outras opções são

  followupflag: não sinalizado

  e

  sinalizador de acompanhamento:concluído

  . Toque em Enter para pesquisar.

Pesquisar por importância^{(Search By Importance)}

Veja^(See) apenas emails importantes no Outlook da seguinte maneira.

• Abaixo do botão sinalizado na guia Pesquisar^{(Search tab)} , há o botão Importante^(Important) . Clicar nele retornará todos os itens marcados como importantes. 

• A consulta de pesquisa^{(search query)} parece

  Importância: Alta

  . Podemos alterar o alto para baixo ou normal também. Clique^(Click) na lupa^{(magnifying glass)} ou pressione Enter para pesquisar.

Combinando opções de pesquisa^{(Combining Search Options)}

Todas as opções de pesquisa acima podem ser combinadas. Por exemplo, se estivermos procurando por itens importantes e sinalizados, podemos inserir

importance:high followupflag:followup

search bar

Isso pode ser digitado ou simplesmente clicar no botão Importante^{(Important button)} e depois no botão Sinalizado^{(Flagged button)} .

Mais opções de pesquisa^{(More Search Options)}

Clique no botão Mais na ^(More)guia Pesquisar^{(Search tab)} e veremos mais de 20 maneiras de pesquisar. 

Principalmente, ele colocará um menu suspenso na barra de pesquisa^{(search bar)} com as opções que o tipo de pesquisa^{(search type)} específico suporta.

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Opções de pesquisa avançada^{(Advanced Search Options)}

Podemos acessar bem mais de uma centena de opções de pesquisa diferentes que vão muito além do que cobrimos. Podemos nunca usar isso, mas é bom saber que está aqui. 

• Clique em Ferramentas de Pesquisa^{(Search Tools )} e depois em Localização Avançada^{(Advanced Find)} . 

• A janela  Localização Avançada será aberta.^{(Advanced Find)}

Tire um tempo e dê uma olhada por aqui. É impressionante o quanto pode ser feito. Podemos pesquisar com base em qualquer campo de qualquer item do Outlook^{(Outlook item)} . Existem algumas centenas de coisas diferentes que podemos pesquisar.

O poder da pesquisa do Outlook^{(The Power Of Outlook Search)}

Você não está surpreso com o quão extensos e poderosos são os recursos de pesquisa do Outlook ? Você^(Did) sabia que tudo isso era possível? A maioria das pessoas provavelmente nunca usa um décimo de todas as coisas que o Outlook pode fazer. Use isso como um trampolim para aprender o que mais o Outlook pode fazer por você. 

Você pode criar seus próprios atalhos do Outlook para tarefas de email. Configure^(Set) as regras do Outlook para organizar emails em pastas. Ou até mesmo agende um e-mail para ser enviado em um horário específico^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Ter o Outlook apenas lendo e-mails é como usar uma Ferrari para fazer compras.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my email go? It jυst disapрeared.” It’s shoсking how many times I’ve heard this over my careеr. But not as shocking as how many people who don’t realize that they can easily search for a specific email in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

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Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

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