O software de assinatura^{(Subscription software)} é um conceito relativamente novo. Embora os acordos de licenciamento sempre tenham deixado bem claro que você não possui o software que acredita ter comprado, as pessoas sempre tendem a ignorar isso (se é que lêem o EULA ). Portanto, a noção de software do qual você não tem uma cópia física e que você tem que pagar uma taxa para usar todo mês levantou alguns problemas quando foi introduzido pela primeira vez. A Microsoft^(Microsoft) entrou no software de assinatura^{(subscription software)} em grande estilo com o Office 365 , e sua popularidade vem aumentando, especialmente para uso comercial^{(business use)} . Office 365 for Dummies, Second Edition , se propõe a mostrar por que o modelo de assinatura^{(subscription model)}é uma excelente opção para negócios. Tem sucesso em sua missão? Leia este comentário para encontrar a resposta:

Convencer os céticos

O livro começa com uma explicação longa e completa sobre computação em nuvem e software de assinatura^{(cloud computing and subscription software)} . Os autores fazem um ótimo trabalho ao reconhecer as possíveis objeções e lidar com elas de forma clara e factual. Devo admitir que comecei a ler este livro como um cético, o que acho natural para alguém cujo primeiro computador foi um mainframe IBM^{(IBM mainframe)} nos anos 60. 🙂 Mas enquanto lia, encontrei o Office 365 For Dummies, Second Edition rapidamente começou a mudar de ideia.

Embora o título não diga isso (está em letras pequenas na capa), este livro é voltado diretamente para usuários corporativos, e também rapidamente ficou claro por que o software de assinatura e a computação em nuvem^{(subscription software and cloud computing)} têm enormes vantagens para as empresas. Minha própria experiência como a única pessoa alfabetizada em um grande departamento apoiou a ideia de que é muito mais fácil deixar os profissionais da Microsoft cuidarem de atualizações de software, patches e manutenção em segundo plano.

Agora, certo, a Microsoft não tem um histórico impecável^{(spotless record)} quando se trata de bagunçar as coisas (não vou me desviar do caminho aqui falando sobre o computador da minha mãe com Windows ME , embora tenha desempenhado um papel importante no meu abordagem inicialmente cética em relação ao Office 365 ), mas este livro faz um bom trabalho ao explicar por que, não importa o quanto eles tenham falhado na dublagem no passado, ainda é melhor ter a Microsoft mantendo seu software^{(business software)} de negócios crítico do que entregá-lo a alguns pessoa de TI^{(IT person)} sobrecarregada que pode ou não ter o mesmo nível de habilidade. Além disso, com o Office 365^{(Office 365)}assinaturas ninguém na empresa terá que se sentar e refazer a imagem de tudo^{(re-image everything)} quando a empresa adotar uma versão mais recente do Office . Basta fazer login^{(Just sign)} e pronto, pronto.

Há uma boa descrição dos vários planos do Office 365 disponíveis, para que os assinantes em potencial possam ver o que obterão pelo seu dinheiro.

Sério, se você não estiver convencido de que vale a pena considerar a computação em nuvem e o software de assinatura^{(cloud computing and subscription software)} , uma leitura cuidadosa da primeira parte deste livro ajudará bastante a convencê-lo. Certamente me convenceu.

Entrando na nuvem

Após o discurso de vendas especializado para o conceito, o Office 365 for Dummies, Second Edition explica cuidadosamente como uma empresa pode migrar para o Office 365 e a computação em nuvem^{(cloud computing)} sem muito estresse e angústia^{(stress and anguish)} . Novamente^(Again) , a ênfase está em persuadir o leitor dos benefícios de tal movimento e, novamente, os autores fazem um trabalho cuidadoso e completo. Eles analisam os benefícios e recursos do Office 365 e explicam por que fazer a mudança faz sentido.

Não é apenas a computação em nuvem e o software de assinatura^{(subscription software)} que as empresas terão que mudar de ideia. Como algumas versões do Office 365 incluem novas abordagens como um aplicativo de bate-papo interno^{(in-house chat application)} , um aplicativo semelhante ao Pinterest chamado Delve e a capacidade de criar páginas semelhantes ao Facebook em toda a empresa (entre outras coisas), os autores do Office 365 para Dummies, Second Edition^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} não mede esforços para explicar por que esses tipos de aplicativos de mídia social podem ter um efeito muito benéfico para as empresas. Pode ser difícil para os gerentes acostumados a dizer às pessoas que não podem mexer em sites de mídia social no horário da empresa^{(company time)}para entender por que sites de mídia social privados específicos da empresa podem realmente aumentar a produtividade e a colaboração da empresa^{(productivity and company collaboration)} , mas acredito que os autores fazem um bom trabalho ao apresentar o caso para configurar essas coisas na conta do Office 365 da empresa . É verdade que a decisão extremamente infeliz da Microsoft de nomear seu aplicativo de bate-papo como Yammer pode causar alguns problemas para as pessoas que sabem o que é yammering. 🙂

Os capítulos de apresentação de vendas de uso geral são seguidos por capítulos de apresentação de vendas para os componentes individuais do Office 365 . Em cada caso, os autores apresentam cuidadosamente o caso da superioridade da abordagem do Office 365 sobre a abordagem tradicional de compra de licenças, e eles fazem um bom trabalho. Cada componente ( SharePoint , Exchange , Skype for Business , OneNote , Word , Excel e Powerpoint) obtém seu próprio capítulo detalhando suas próprias vantagens. E depois há uma introdução aos fundamentos do uso de cada componente, que deve ser suficiente para colocar as pessoas em funcionamento. No entanto, para uma visão mais detalhada de todos os recursos de cada componente, você terá que encontrar uma referência diferente. Honestamente, se cada componente tivesse uma explicação completa, você teria que pegar este livro com uma empilhadeira.

Mais uma vez, se você for cético em relação a isso, poderá descobrir que, ao ler as razões pelas quais cada componente pode ser um verdadeiro impulsionador de produtividade^{(productivity booster)} , verá as coisas sob uma luz diferente.

Descer ao negócio

As introduções, os discursos de vendas e as visões gerais ocupam mais da metade do livro. Em seguida , o Office 365 for Dummies, Second Edition explica exatamente o que precisa ser feito para se preparar para a mudança do software interno^{(in-house software)} para a computação em nuvem. Não é apenas uma questão de um dia você usar a licença da empresa^{(company license)} para o Office e no dia seguinte você entrar no Office 365 . Existem medidas definitivas que devem ser tomadas para garantir a transição mais suave possível. Estes são apresentados em ordem passo a passo^{(step order)} . E há informações para desenvolvedores que desejam personalizar a interface para um uso comercial específico^{(specific business use)} . O SharePoint, como espinha dorsal do sistema, ganha umcapítulo de desenvolvimento^{(development chapter)} próprio. Claro, as pessoas que não estão interessadas nessas informações podem simplesmente ignorá-las.

Mais uma vez, os autores explicam por que cada etapa é essencial para o sucesso e por que a preparação adequada é a chave para fazer o Office 365 funcionar para seus negócios. Novamente^(Again) , as pessoas que pensam "Não podemos usar isso, não temos necessidade disso" podem sair pensando " Ei^(Hey) , isso funcionaria para nós, vamos tentar". Como existem diferentes versões do Office 365 com diferentes componentes e preços diferentes, saber com antecedência o que você deseja em sua assinatura é fundamental (embora você possa alterar seu pacote de assinatura^{(subscription package)} a qualquer momento para atender às necessidades de sua empresa).

O capítulo "Atendendo aos Requisitos do Office 365"^{("Meeting Office 365 Requirements")} apresenta o que é necessário em termos de equipamentos, largura de banda da Internet^{(internet bandwidth)} e habilidades individuais. E os autores são muito honestos sobre os prós e contras de migrar para a nuvem. Nem tudo é diversão e jogos^{(fun and games)} , e eles são francos sobre isso. Este capítulo realmente deveria ser leitura obrigatória. O próximo capítulo orienta o leitor a decidir qual plano funcionará melhor. Isso também deve ser leitura obrigatória porque a computação em nuvem pode ser uma experiência totalmente nova para o leitor, e ter todas as informações sobre todos os planos é uma vantagem.

Há capítulos sobre preparação para a mudança, implementação do Office 365^{(Office 365)} (que inclui as etapas necessárias para que todos estejam prontos para isso) e gerenciamento do Office 365^{(Office 365)} (incluindo Exchange , Skype for Business e SharePoint^{(Business and SharePoint)} ). Mais uma vez, este não é um guia de referência^{(reference guide)} completo e exaustivo , mas deve levar as pessoas ao extremo e ao uso diário^{(day use)} .

Dezenas e dezenas

Uma das melhores partes de um livro para Leigos é o ^{(For Dummies)}capítulo ou capítulos^{(chapter or chapters)} finais chamados " A Parte dos Dez"^{(The Part of Tens")} . Neste caso, existem três dessas partes. Um para "dez sinais de que é hora de você migrar para o Office 365 ", um para dez razões pelas quais o Office 365 pode ser de valor incrível para sua organização e um para dez dicas para aumentar a produtividade. Além de ser uma leitura divertida, esses capítulos fazem um bom trabalho ao vender o valor do produto, que é uma espécie de cobertura do bolo.

Prós e contras e muito mais

Aqui estão os pontos positivos e negativos do Office 365 for Dummies, Second Edition:^{(Office 365 for Dummies, Second Edition:)}

Prós:^(Pros:)

• Tal como acontece com a maioria dos livros para Leigos^{(For Dummies)} , bem escritos por pessoas que sabem do que estão falando
• Excelente "arremesso de vendas" para o produto que posso dizer com segurança é bom para convencer os céticos
• Progressão lógica de um tópico para outro, cada um com base nos tópicos anteriores, e é por isso que este livro deve ser lido do começo ao fim, e não parte por parte
• ^(Enough)Informações básicas suficientes para você começar a trabalhar com cada componente
• Muitos links úteis para complementos e informações adicionais (revi a edição Kindle^{(Kindle edition)} )

Contras:^(Cons:)

• O título do livro^{(book title)} deve deixar claro que isso é principalmente para clientes empresariais
• Uma das coisas que faço para viver é edição de texto, e devo dizer que fiquei irritado com os erros gramaticais do livro. Talvez eu seja mais exigente do que outras pessoas por causa do que faço, mas coisas como " Posso^(Can) fazer meu trabalho mais fácil ou não" eram irritantes (para constar, deveria ser mais fácil^{(more easily)} ). E ah, podemos excluir a palavra "funcionalidade" do idioma inglês^{(English language)} , por favor^(please) ? É technobabble e em quase todos os casos pode ser substituído por algo melhor.

LEMBRE-SE:^{(TO KEEP IN MIND:)} Se o que você deseja são informações detalhadas sobre como usar todos os componentes do Office 365 , este não é o livro. No entanto, qualquer bom livro de referência^{(reference book)} para o Office entrará nos detalhes adequados se você precisar de mais do que este livro fornece.

Veredito

O Office 365 for Dummies, Second Edition^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} fez um ótimo trabalho ao me provar que meu preconceito contra o software de assinatura^{(subscription software)} era infundado. Agora vejo que o modelo de assinatura^{(subscription model)} tem vantagens claras para usuários corporativos. O livro realmente não abordou as vantagens para usuários domésticos, razão pela qual acredito que o título deveria ter deixado claro qual é o seu foco.

Também me mostrou que há vantagens em usar componentes de mídia social em um ambiente de negócios. Pena^(Pity) que meus antigos patrões nunca leram este livro. 🙂

Foi uma boa leitura, e se você faz parte de um negócio que depende do Office , com certeza deve prestar atenção ao conteúdo.

Book Review: Office 365 for Dummies, Second Edition

Subscription softwаre is a relatively new concept. Even though licensing agreemеnts have always made it quite clеar that you don't actually own the software that уou believe уоu have bought, people have аlways tended to іgnore that (if they read the EULA at all). So the notion of sоftware that you havе no physical copy оf, and that you have to pay a fee to use every month, raised some hackles when it was firѕt іntroduced. Microsoft got into subscription software іn a big way with Office 365, and it has been increasing in рopularity, especially for business υse. Office 365 for Dummies, Second Edition , sets out to show why the subscription model is an excellent choice for business. Does it succeed in its mission? Read this review to find the answer:

Convincing the skeptics

The book begins with a lengthy and very thorough explanation of cloud computing and subscription software. The authors do a great job of recognizing the possible objections and dealing with them in a clear and factual way. I must admit that I began reading this book as a skeptic, which I think is natural for someone whose first computer was an IBM mainframe back in the 60s. 🙂 But as I read on, I found Office 365 For Dummies, Second Edition quickly began to change my mind.

Although the title does not say so (it is in small print on the cover) this book is aimed squarely at business users, and it also quickly became clear why subscription software and cloud computing have huge advantages for businesses. My own experience as the only computer literate person in a large department backed up the idea that it's a lot easier to let the professionals at Microsoft take care of software upgrades, patches and maintenance seamlessly in the background.

Now, granted, Microsoft doesn't have a spotless record when it comes to messing things up (I'm not going to stray off the path here by talking about my mother's computer with Windows ME, although it did play a large part in my initially skeptical approach to Office 365) but this book does a very good job of explaining why no matter how much they've flubbed the dub in the past, it's still better to have Microsoft maintaining your critical business software than to turn it over to some overworked IT person who may or may not have the same level of skill. Plus, with Office 365 subscriptions nobody in the company is going to have to sit down and re-image everything when the company adopts a newer version of Office. Just sign in and there it is, ready to go.

There's a good description of the various Office 365 plans available, so potential subscribers can see what they'll get for their money.

Seriously, if you remain unconvinced that cloud computing and subscription software are worth considering, a careful read of the first part of this book will go a long way toward convincing you. It certainly convinced me.

Entering the cloud

After the expert sales pitch for the concept, Office 365 for Dummies, Second Edition carefully explains how a business can move into Office 365 and cloud computing without too much stress and anguish. Again, the emphasis is on persuading the reader of the benefits of such a move, and again, the authors do a careful and thorough job. They review the benefits and features of Office 365 and explain why making the move makes sense.

It's not just cloud computing and subscription software that businesses will have to change their minds about. Since some versions of Office 365 include such new approaches as an in-house chat application, a Pinterest-like app called Delve, and the ability to create company-wide Facebook-like pages (among other things), the authors of Office 365 for Dummies, Second Edition go to great lengths to explain why those kinds of social-media apps can have a very beneficial effect for businesses. It may be difficult for managers who are accustomed to telling people they can't mess around on social media sites on company time to understand why company-specific private social media sites can actually boost productivity and company collaboration, but I believe the authors do a good job of laying out the case for setting these things up on the company's Office 365 account. Granted, Microsoft's extremely unfortunate decision to name their chat app Yammer might cause a few problems for people who know what yammering is all about. 🙂

The general-purpose introductory sales-pitch chapters are followed by introductory sales-pitch chapters for the individual components of Office 365. In each case, the authors carefully lay out the case for the superiority of Office 365's approach over the traditional buy-licenses approach, and they do a good job. Each component (SharePoint, Exchange, Skype for Business, OneNote, Word, Excel, and Powerpoint) gets its own chapter detailing its own advantages. And then there is an introduction to the basics of using each component, which should be enough to get people up and running. However, for a more detailed look at all the features of each component, you'll have to find a different reference. Honestly, if each component got a full explanation you'd have to pick up this book with a forklift.

Again, if you are skeptical about any of that, you may find that by the time you've read through the reasons why each component can be a true productivity booster you'll see things in a different light.

Getting down to business

The introductions, the sales pitches and the overviews take up more than half the book. Then Office 365 for Dummies, Second Edition explains exactly what needs to be done to prepare for a move from in-house software to cloud computing. It's not just a matter of one day you use the company license for Office and the next day you sign into Office 365. There are definite steps that have to be taken in order to assure the smoothest possible transition. These are laid out in step by step order. And there is information for developers who may want to customize the interface for a specific business use. SharePoint, as the backbone of the system, gets a development chapter all its own. Of course, people who aren't interested in that information can just skip it.

Once again, the authors explain why each step is essential to success, and why proper preparation is the key to making Office 365 work for your business. Again, people who go into it thinking "We can't possibly use that, we have no need for it" may come out thinking "Hey, that would work for us, let's give it a try." Since there are different versions of Office 365 with different components and different prices, knowing ahead of time what you want in your subscription is key (although you can change your subscription package at any time to suit your company's needs).

The chapter "Meeting Office 365 Requirements" lays out what is necessary in terms of equipment, internet bandwidth and individual skills. And the authors are very honest about the pros and cons of moving to the cloud. It's not all fun and games, and they're upfront about that. This chapter really should be required reading. The next chapter guides the reader through deciding which plan will work best. That too should be required reading because cloud computing may be an entirely new experience for the reader, and having all the information about all the plans is a plus.

There are chapters on preparing for the move, implementing Office 365 (which includes the steps necessary to get everyone ready for it), and managing Office 365 (including Exchange, Skype for Business and SharePoint). Again, this is not a complete and exhaustive reference guide, but it should get people over the hump and into day to day use.

Tens and tens

One of the best parts of a For Dummies book is the final chapter or chapters called " The Part of Tens". In this case, there are three such parts. One for "ten signs it's time for you to move to Office 365," one for ten reasons why Office 365 can be of incredible value to your organization, and one for ten tips to increasing productivity. Besides being entertaining reading, those chapters do a good job of selling the value of the product, which is kind of like frosting on the cake.

Pros and cons and more

Here's what I feel are the good and bad points about Office 365 for Dummies, Second Edition:

Pros:

• As with most For Dummies books, well written by people who know what they're talking about
• Excellent "sales pitch" for the product that I can say with assurance is good for convincing the skeptics
• Logical progression from one topic to another, each building on the previous topics, which is why this book should be read from beginning to end rather than piece by piece
• Enough basic information to get you up and running with each component
• Plenty of useful links to add-ons and additional information (I reviewed the Kindle edition)

Cons:

• The book title should make it clear that this is primarily for business clients
• One of the things I do for a living is copy editing, and I must say I was irritated by grammatical mistakes in the book. Maybe I'm pickier than other people because of what I do, but things like "Can I do my job easier or not" were annoying (for the record, it should be more easily ). And oh, can we delete the word "functionality" from the English language, please ? It's technobabble and in almost every single instance can be replaced by something better.

TO KEEP IN MIND: If what you want is detailed information about using all the components of Office 365, this is not the book. However, any good reference book for Office will go into the proper detail If you need more than this book provides.

Verdict

Office 365 for Dummies, Second Edition did a great job of proving to me that my bias against subscription software was unfounded. I can now see that the subscription model has clear advantages for business users. The book really didn't go into the advantages for home users, which is why I believe the title should have made it clear what its focus is.

It also showed me that there are advantages to using social-media components in a business setting. Pity my former employers never read this book. 🙂

It was a good read, and if you're part of a business that depends on Office, you should definitely pay attention to the content.

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