Acho que é seguro dizer que quase todos que tiveram que usar e-mail no trabalho usaram o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} . Eu fui uma das muitas pessoas que aprenderam o suficiente sobre isso para sobreviver, e nunca pensei nisso como algo mais do que um programa de e-mail que também poderia imprimir calendários. Minha chefe sabia menos sobre o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} do que eu, então sempre imprimi os calendários departamentais para ela. Então, imagine minha surpresa quando vi o título deste livro! Usando o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} para gerenciamento de tempo e organização^{(time management and organization)} ? Isso, eu tinha que ver. Poderia ser usado dessa forma mesmo por pessoas com apenas habilidades básicas? Eu estava muito ansioso para descobrir.

NOTA:^(NOTE:) Daqui em diante, vou me referir ao livro como Gerenciamento Eficaz^{(Effective Time Management)} do Tempo — ocupando assim menos do meu tempo e do seu^{(time and yours)} .

Não requer perícia

A introdução foi muito reconfortante. Sim, este livro é para pessoas com apenas habilidades básicas do Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} . Os autores pedem que o leitor entenda o básico, já que este não é um tipo de livro do tipo "como usar o Microsoft Outlook começando do zero" . ^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")}A única parte do Microsoft Outlook que será explicada "desde o primeiro clique"^{("from the very first click")} é Tarefas^(Tasks) , porque essa é a parte que a maioria das pessoas não usou ou não usou extensivamente. Os autores dizem que o livro também é para o usuário experiente do Microsoft Outlook , pois apresenta um sistema de organização e gerenciamento de tempo^{(organization and time management)}isso é melhor e mais eficiente, e pode mostrar até mesmo ao usuário mais experiente como tirar ainda mais proveito do software. Com este tipo de introdução, eu estava ansioso para ler mais.

Cada capítulo começa com uma visão geral de como os problemas começam, seguido por uma seção chamada "Let's get started and change this!"e termina com uma seção "Você tenta"^{("You try it")} que resume o que o capítulo ensinou e dá ao leitor uma visita guiada do que precisa ser feito. Uma das melhores coisas sobre o livro é que ele não está vinculado a uma versão específica. Há instruções aqui para o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} 2003, 2007 e 2010, para que ninguém fique de fora.

Não se afogando em e-mail

Eu gosto da imagem da "inundação de e-mail" que o livro quer evitar que todos nós nos afoguemos. Para muitas pessoas, é a única maneira de descrevê-la. Já vi pessoas falarem sobre centenas ou milhares de e-mails que ainda estão em suas caixas de entrada e mais chegando o tempo todo. Não há como alguém^{(way anyone)} ler todo esse e-mail — o que eles precisam é de uma maneira sólida e eficaz de lidar com o que já está lá e evitar que se acumule novamente. E, é claro, se alguém começar com uma "enxurrada" de e-mails, controlar a situação não acontecerá em um piscar de olhos. Tem que haver um plano passo a passo^{(step plan)} . Isso é exatamente o que a Gestão Eficaz do Tempo^{(Effective Time Management)} estabelece. Os autores identificam as principais causas do problema (como se distrair, clicar em "^{("Reply All,")}e não ter um sistema para lidar com e-mails recebidos) e, em seguida, levar o leitor pelas etapas necessárias para controlar o que já está lá e configurar um sistema para que isso não aconteça novamente. Eu realmente acho que qualquer um que tenha tempo para ler esta seção e seguir os conselhos dos autores (e, mais importante, ficar com seu sistema) descobrirá que funciona. Eles são honestos sobre o quanto o leitor terá que mudar seu próprio comportamento para colocar as coisas em ordem e por que é essencial fazer essas mudanças. Cada passo necessário (como desligar as notificações, separar blocos de tempo para lidar com e-mail e deixá-lo completamente sozinho em todos os outros momentos, e criar lembretes, tarefas,^{(Microsoft Outlook)}. Eles falam sobre como criar seu próprio conjunto de pastas e sinalizar mensagens importantes para que você não as ignore, algo que eu gostaria de saber quando estava usando o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} no trabalho. Existem instruções detalhadas para configurar regras para que as mensagens sejam classificadas automaticamente nas pastas apropriadas. Isso, mais do que qualquer outra coisa, pode ajudar a domar a confusão da caixa^{(inbox clutter)} de entrada e manter as pessoas focadas no que é realmente importante.

Mantendo suas prioridades em ordem

A seção sobre o uso de Tarefas^(Tasks) para definir prioridades também vai direto ao ponto e usa o exemplo de um trabalhador fictício e perenemente desorganizado para mostrar como se distrair pode ter sérias consequências. Em seguida, o leitor é levado por vários métodos para determinar quais tarefas são realmente importantes e quais devem ter precedência sobre outras. Isso é algo com o qual a maioria das pessoas tem dificuldade – descobrir o que é realmente importante e o que pode ser adiado um pouco enquanto as tarefas prioritárias são atendidas. Os autores enfatizam a importância de escrever as coisas. Este é um conceito-chave em vários sistemas de gerenciamento de tempo bem conhecidos, e com razão. Hoje em dia, temos muito o que ter em mente, e nem mesmo Einstein conseguiu lidar com tudo. Escrevendo^(Writing)coisas para baixo é a chave. Os autores vão além do simples ato de escrever e explicam como e por que as pessoas deveriam ter planos escritos. Eles reconhecem que iniciar os planos escritos não é uma tarefa simples quando não se fez isso antes e explicam por que é essencial para uma boa gestão do tempo^{(time management)} . O Effective Time Management^{(Effective Time Management)} descreve um sistema simples^{(straightforward system)} para configurar compromissos e tarefas (e explica claramente a diferença entre os dois) e para configurar exibições, filtros e categorias para garantir que você possa encontrar exatamente as informações de que precisa com rapidez e eficiência.

Categorias, tarefas e tempo

Os primeiros capítulos do livro tratam^{(book deal)} principalmente do que o Microsoft Outlook pode fazer em um local de trabalho. Começando com o capítulo "Como ganhar mais tempo para o que é essencial com um planejador de semana eficaz",^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} os autores passam a descrever como o Microsoft Outlook também pode ser usado para planejar o tempo de folga. Eles passam pelas etapas necessárias para configurar categorias e codificá-las por cores, se desejar, para ajudar a definir prioridades e manter as tarefas organizadas. Eles enfatizam a importância do planejamento semanal e da inclusão de tempo para assuntos pessoais, como exercícios e educação^{(exercise and education)} , como parte do plano geral. Pode parecer estranho no início colocar atividades pessoais e não profissionais em um Microsoft Outlookplano semanal no trabalho, mas os autores explicam claramente por que essa é realmente uma ideia muito boa, enfatizando a importância do equilíbrio na vida profissional e pessoal. Eles observam o fato de que nem todos os locais de trabalho permitem planejamento privado e nem todos têm acesso ao computador de trabalho^{(work computer)} de fora do escritório, e fornecem estratégias para lidar com isso. É claro que eles têm uma compreensão sólida não apenas do assunto, mas das realidades do local de trabalho.

Planejamento na vida real

A história do trabalhador desorganizado fictício continua no capítulo sobre planejamento da vida real. A maioria das pessoas não sabe exatamente quanto tempo uma determinada tarefa levará porque é uma tarefa muito rara que fica sozinha. A ida ao escritório também inclui o tempo para chegar ao carro, estacionar o carro e caminhar até o local de trabalho, e muitas pessoas só pensam no tempo real de condução^{(driving time)} . As pessoas se distraem ou acontecem coisas que colocam o dia de trabalho^{(work day)} normal em completa desordem. As pessoas fazem o que querem fazer e de alguma forma conseguem não fazer as coisas que não querem fazer (o que estraga tudo para qualquer um que dependa do trabalho). Nesta seção, os autores realmente dão uma boa olhada na natureza humana e mostram como um plano de dia eficaz^{(day plan)}pode fazer tudo correr muito mais suavemente. Manter o controle preciso do tempo necessário para cada tarefa é a chave aqui. Não há mais estimativas ou números aproximados - a quantidade real de tempo para cada tarefa do início ao fim. Essencialmente, os autores querem que o leitor crie um banco de dados de tempo^{(time database)} , então, em vez de apenas adivinhar ou improvisar, o leitor pode procurar a quantidade real de tempo para qualquer tarefa e planejar de^{(task and plan)} acordo. Eles também pedem ao leitor que avalie suas próprias "Horas de Produtividade",^{("Productivity Hours,")} aquelas horas do dia em que as pessoas funcionam da melhor maneira possível, e suas próprias "Horas de interrupção".^{("Disruption Hours,")}aquelas horas do dia em que eles são mais propensos a serem interrompidos. Em seguida, eles estabelecem um plano para agendar blocos de tempo sem interrupções durante as horas de pico de produtividade e reconhecem que isso não acontecerá da noite para o dia, pois, por definição, outras pessoas precisam ser treinadas para não interrompê-lo enquanto você está trabalhando. E eles enfatizam a importância de construir em " tempo de buffer^{(buffer time)} ", para que, se as coisas demorarem mais do que o esperado, o resto do dia não seja totalmente interrompido.

Reunião, reunião, quem tem a reunião?

As reuniões parecem ser um fato da vida nos negócios e podem ser enormes desperdiçadores de tempo e destruidores de produtividade. O Effective Time Management^{(Effective Time Management)} reconhece isso e explica em detalhes como configurar reuniões por meio do Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} e coordenar os horários das reuniões com outras pessoas. Seu conselho mais valioso, porém, pode ser resumido na afirmação "As melhores reuniões são aquelas que não acontecem". ^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}As reuniões afastam as pessoas de seus empregos, interrompem o fluxo de trabalho, confiam demais em que todos possam aparecer e participar de maneira significativa e, na verdade, custam dinheiro à empresa^{(company money)}porque as pessoas estão em reuniões em vez de fazer seus trabalhos. Assim, depois de explicar como configurar as solicitações de reunião, os autores sugerem que as reuniões sejam agendadas apenas raramente e que outros meios de comunicação (como o Windows Live Meeting ou chamadas de conferência) sejam usados ​​o máximo possível. Se as reuniões forem necessárias, há um plano para torná-las mais tranquilas e produzir melhores resultados. Isso abrange todas as bases e deve aumentar a produtividade de todos e desperdiçar^{(productivity and waste)} o mínimo de tempo. Seria um excelente recurso para qualquer local de trabalho.

Menos papel, mais produtividade

Muitas pessoas ainda preferem manter suas informações no papel (devo admitir que sou uma dessas pessoas). Mas é fácil perder o controle e arquivar o papel e, depois de um tempo, a enorme massa^{(sheer mass)} de papel torna-se tão pesada que pode muito bem ser enviada para o triturador. A Gestão Eficaz do Tempo^{(Effective Time Management)} estabelece um método para tomar notas eficazes e manter o controle de arquivos eletrônicos de forma eficiente. Os autores sugerem que o leitor use ^{(reader use)} o Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)} , mas reconhecem que ele não está incluído em muitas versões do Microsoft Office (especialmente nas edições mais antigas) e deve ser adquirido separadamente, o que muitas pessoas não podem pagar. Gostaria que os autores tivessem oferecido algumas sugestões de alternativas ao Microsoft OneNote, já que é claramente um programa muito útil e pode se integrar efetivamente com o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} . O Gerenciamento de Tempo Eficaz^{(Effective Time Management)} orienta o leitor pelo uso do Microsoft OneNote para fazer anotações, fazer planos, configurar calendários e configurar um sistema estruturado e organizado para acompanhar tudo. Ele mostra claramente as vantagens de usar notas e arquivos eletrônicos em vez de papel. Devo admitir que comecei a pensar de forma diferente sobre todas as minhas pastas cheias de notas e impressões depois de ler este capítulo, e vou começar a procurar obter o Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)} ou algum outro programa semelhante para me ajudar a controlar as coisas com mais eficiência.

Resumindo tudo

O gerenciamento eficaz do tempo^{(Effective Time Management)} termina com um pequeno capítulo chamado "Como realmente se beneficiar deste livro",^{("How to truly benefit from this book")} que coloca todos os capítulos anteriores em perspectiva e explica as melhores maneiras de começar a usar o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} e o Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)} para se organizar em sua vida profissional e pessoal. Os autores deixam claro que não esperam que a organização aconteça da noite para o dia e não esperam que isso aconteça sem a determinação do leitor em fazê-la funcionar. Mas eles também explicam por que vale a pena o tempo e o esforço^{(time and effort)} para seguir seu plano. Mesmo que não use o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)}, este plano pode funcionar. Existem outros programas que oferecem praticamente os mesmos recursos, talvez não em um pacote tão conveniente, mas ainda assim utilizáveis. Entendo que o foco do livro está no Microsoft Outlook e no Microsoft OneNote , mas acho que teria sido útil para os autores sugerir alguns outros programas que poderiam ser usados ​​para seguir o mesmo sistema mesmo sem uma cópia completa do Microsoft Office em mãos . Essa é apenas uma pequena sugestão, porém, e tenho certeza de que qualquer pessoa interessada em seguir este sistema pode fazê-lo funcionar com qualquer software que tenha à mão.

Veredito

A gestão eficaz do tempo^{(Effective Time Management)} é realmente para todos. Todos nós podemos nos beneficiar encontrando equilíbrio em nossas vidas profissional e pessoal, usando nosso tempo de forma mais eficiente e fazendo o melhor uso das ferramentas que temos à mão. Mesmo as pessoas que têm certeza de que têm tudo sob controle podem encontrar sugestões úteis aqui. Os autores entendem claramente o software e a natureza humana e adotam uma abordagem passo a passo^{(step approach)} e explicam por que o que estão descrevendo funcionará. Estou feliz por ter tido a chance de revisar este livro, porque agora posso começar a colocar seu plano em prática para gerenciar meu próprio tempo de forma mais eficaz.

Book Review - Effective Time Management

I think it's safe to ѕay that nearly everyone who's hаd to use email on the job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

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