Antigamente, a colaboração da equipe^{(team collaboration)} em documentos era demorada e tediosa. Uma pessoa escreveria um rascunho, entregaria o rascunho a outra pessoa para fazer alterações, reler as alterações e decidir se as aceitava, entregaria o documento a outra pessoa para editar e assim por diante. Hoje^(Nowadays) em dia, compartilhar documentos é tão fácil quanto escrevê-los, e muitas pessoas podem trabalhar facilmente no mesmo documento. O conjunto de programas do Microsoft Office^{(Microsoft Office)} foi projetado para o trabalho em equipe, mas nem todos o acharão instintivo no início. É aqui que um livro como Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork pode ser uma verdadeira jóia. Este livro cumpre a promessa do título? Como usuário de longa data do Office^{(Office user)}, eu estava interessado em descobrir. Vamos ver o que descobri.

Este livro foi desenvolvido para negócios

Está claro desde o início que este livro foi projetado para pessoas que trabalham em um ambiente de negócios^{(business environment)} e especialmente empresas. É também para pessoas que já estão familiarizadas com as edições recentes do Office (desde a introdução da faixa de opções) e que não precisam de um tutorial sobre o básico. Supõe-se que o leitor tenha o Office 2013 e é isso que as ilustrações mostram.

O livro começa com uma discussão dos conceitos envolvidos no trabalho em equipe (dinâmica de equipe, liderança pelo exemplo e assim por diante) que infelizmente é tão seco quanto um livro didático, nunca usando uma palavra onde uma dúzia serve. O autor parece querer ter certeza de que cada ponto óbvio é coberto em detalhes sombrios. Eu não acho que estarei sozinha lendo parágrafo após parágrafo e desejando^{(paragraph and wishing)} que ele continuasse com isso já.

Colaboração no escritório

O primeiro capítulo que realmente fala sobre colaboração com o Office descreve o uso do SharePoint em detalhes. O uso do SharePoint requer uma assinatura do Office 365 Small Business Premium ou um nível superior. Grande parte da seção do SharePoint^{(SharePoint section)} é projetada para pessoas que administram sites do SharePoint , e o autor concorda que usuários não administradores podem achar as informações interessantes, mas não poderão fazer muito com elas. Não há dúvida de que o SharePoint é um serviço maravilhosamente completo e, se uma empresa já tiver uma assinatura do Office 365 Small Business Premium , o ^{(Office 365 Small Business Premium)}SharePointestá integrado. A descrição de como configurar totalmente o SharePoint para atender às necessidades específicas da equipe é completa e bem ilustrada.

No entanto, o custo da assinatura pode ser proibitivo para muitas empresas. E o foco na administração de sites do SharePoint^{(SharePoint site)} desperdiça muito espaço. Uma empresa que entrou no SharePoint quase certamente terá seus próprios administradores treinados e suas próprias políticas. A próxima seção descreve o trabalho em equipe por meio do Outlook^(Outlook) , mas, novamente, o foco, no início, é vincular o Outlook a um site do SharePoint^{(SharePoint site)} da empresa . Quando o livro começa a descrever a colaboração por meio do OneNote , ele se torna mais valioso para o usuário comum.

O livro descreve como vincular o Outlook ao OneNote e como garantir que as agendas, mensagens e calendários da equipe sejam sincronizados com blocos de anotações compartilhados. O recurso de calendário^{(calendar feature)} deve ser especialmente útil para acompanhar vários projetos e garantir que não haja conflitos de agendamento.

Há uma seção que descreve a colaboração em equipe^{(team collaboration)} com o Lync , mas isso seria de interesse apenas para pessoas cujas empresas usam o Lync Server e o licenciaram para uso por seus funcionários.

Sincronização e colaboração

O capítulo chamado "Acompanhando discussões e ideias"^{("Keeping track of discussions and ideas")} reúne instruções para uso em equipe^{(team use)} do OneNote e do Lync^{(OneNote and Lync)} . O foco está no OneNote e explica como compartilhar documentos via Outlook e outros aplicativos do Office^{(Office apps)} e como criar pastas e listas compartilhadas. É aqui que a colaboração em equipe, usando o Microsoft Office para um trabalho em equipe mais eficaz^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} , finalmente se torna útil para a maioria das pessoas — na metade do livro. Além das tarefas colaborativas mais comuns, esta seção também inclui uma descrição de modelos, referências, compartilhamento de páginas por e-mail e uso de backups. Há uma breve menção de que as pessoas não precisam necessariamente terOutlook para receber itens compartilhados.

Há capítulos dedicados ao trabalho colaborativo com Word , Excel e PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} . O livro sugere que esse tipo de colaboração só pode ser feito com o Office 2010 ou versões mais recentes, o que não é bem verdade. As versões mais recentes permitem que várias pessoas trabalhem no mesmo arquivo ao mesmo tempo. Mas se esse uso simultâneo não for necessário, descobri que o Office 2007 (que é o que eu uso) também funcionará. O autor assume que esses documentos compartilhados serão disponibilizados via SharePoint or SkyDrive/OneDrive . As ferramentas disponíveis no SharePoint são muito mais extensas e versáteis do que as do OneDrive . Monitorando^(Tracking)alterações está disponível no Word há muito tempo. Muitas pessoas que colaboraram em documentos antes saberão como isso é feito. Ainda assim, a descrição no livro será útil para os recém-chegados e um bom lembrete para os colaboradores mais experientes. O mesmo vale para anotações no Excel e uso compartilhado do PowerPoint .

Finalmente, SkyDrive/OneDrive

O capítulo final explica como a colaboração pode ser feita no SkyDrive (agora chamado OneDrive ). Como esse é o método mais prático para tantas pessoas, acho que deveria ter sido apresentado primeiro. Aqui em 7 Tutoriais^{(7 Tutorials)} , a equipe editorial colabora via OneDrive e Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)} , por isso sabemos como as conexões com o OneDrive podem ser valiosas. O livro discute os Office Web Apps (agora chamados de Office Online^{(Office Online)} ) e observa os recursos e limitações dos aplicativos. Este livro foi protegido por direitos autorais de 2012, antes que o Office Online^{(Office Online)} fosse renomeado e atualizado.

Veredito

Colaboração em equipe, usando o Microsoft Office para um trabalho em equipe mais eficaz^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} foi desenvolvido para usuários de negócios e administradores de TI que precisam configurar o Sharepoint . Muito disso será irrelevante para pessoas que não têm acesso a servidores corporativos do SharePoint ou Lync^{(SharePoint or Lync servers)} e que não administram sites do SharePoint . O estilo de escrita^{(writing style)} é seco, prolixo e sem graça, e o material em si está um pouco desatualizado. Mesmo as pessoas que estão no público-alvo^{(target audience)} podem não estar tão satisfeitas com isso. Este livro simplesmente não foi feito para o leitor médio e seu tom não convida as pessoas a lê-lo. Existem outros livros melhores que explicam o compartilhamento e a colaboração de documentos^{(sharing and collaboration)}, que têm a vantagem adicional de servir referências muito melhores e muito mais detalhadas ao Office em geral. Não há necessidade de gastar tanto tempo no SharePoint , que não é realmente para colaborar, mas para administrar a plataforma de colaboração da ^{(collaboration platform)}Microsoft para empresas. Antes de comprá-lo, recomendamos que você dê uma olhada em seu índice e seu capítulo de amostra^{(sample chapter)} grátis e verifique se ele realmente compartilha o que você precisa aprender. Caso contrário, é melhor ficar longe deste livro.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on documentѕ was time-consuming and tedious. One person would write a draft, give the draft to someone else to make changeѕ, re-read the changes and decide whether to accept them, hand the documеnt to someone else to edit, and so on. Nowadays sharing documents is еvery bit as easy as wrіtіng them, and many people can easily work on the same document. Microѕoft Office's suite of programs is designed for teamwork, but not everyone will find it instinctіvе at first. This is where a boоk like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

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