Entender como construir fórmulas é uma etapa fundamental para aprender a usar o Excel^{(learning to use Excel)} . Aqui está uma introdução à sintaxe das funções e fórmulas no MS Excel .

Embora você possa ir longe simplesmente copiando fórmulas de outras planilhas ou inserindo funções do Excel no menu dedicado, é uma boa ideia obter pelo menos um conhecimento básico de como a sintaxe realmente funciona. Dessa forma, você poderá corrigir eventuais erros ou ajustar as fórmulas para aproveitar ao máximo sua planilha.

Qual é o significado da sintaxe?

As linguagens de programação são projetadas para permitir que você instrua o computador com frases estruturadas. A sintaxe^(Syntax) refere-se simplesmente às regras de uma linguagem estruturada, uma vez que o computador não é inteligente o suficiente para analisar qualquer texto que se desvie do padrão esperado.

O Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} , embora não seja uma linguagem de programação, tem a capacidade de instruir o programa por meio de fórmulas. E assim como qualquer outra forma de instrução de máquina, esta possui sua própria sintaxe. Compreender essa sintaxe é fundamental para aproveitar os recursos do aplicativo de planilha.

O que é uma fórmula no Excel?

Uma fórmula do Excel^(Excel) é uma expressão que pode ser inserida em uma célula no lugar dos dados reais, usando operações matemáticas ou outras funções para gerar um resultado. Por exemplo, uma fórmula pode ser escrita para somar todos os números em uma coluna e exibir o resultado.

Por que usar uma fórmula para isso? Afinal, você mesmo pode calcular manualmente o resultado e simplesmente inseri-lo no campo obrigatório.

A vantagem de usar uma fórmula em vez de um valor fixo para cálculos é que isso facilita a atualização da planilha. Sempre que você fizer alterações nos dados subjacentes incluídos em um cálculo, o Excel^(Excel) recalculará automaticamente os resultados para você.

Isso significa que você pode facilmente ampliar uma fórmula em centenas e milhares de células sem perder a precisão. Você pode até copiar e colar essas fórmulas em pastas de trabalho e fazer com que o Excel^(Excel) ajuste automaticamente os parâmetros para caber em seu novo local.

Construindo uma Fórmula Básica

Você insere uma fórmula em uma célula começando com um sinal de igual e digitando a expressão. Por exemplo, digitar isto fornece a soma desses dois números:

= 30 + 40

É claro que realizar cálculos em números estáticos como este não é particularmente útil. Para adicionar os números contidos em uma célula, você deve usar referências de células.

Como um quadrado em um tabuleiro de xadrez, as células de uma planilha podem ser referenciadas por uma combinação de suas posições alfabéticas e numéricas. O número numérico da linha aumenta à medida que você avança na planilha, enquanto os números das colunas alfabéticas avançam para a direita.

Você deve ter identificado o problema óbvio com isso – os alfabetos acabam rapidamente, então e as colunas depois de Z? Então começamos a combinar alfabetos, dando-nos AA, AB, AC e assim por diante.

Usando esta referência você pode usar o valor de qualquer célula da planilha em uma fórmula. Assim:

= A1 + A2

Observe que depois de pressionar Enter, a fórmula só aparecerá na barra de fórmulas – a própria célula exibe o valor resultante. Portanto, você precisa selecionar uma célula para determinar se seu valor é derivado de uma fórmula ou inserido manualmente nela.

Isso é tudo que você precisa para criar fórmulas básicas que realizam cálculos por conta própria. A melhor parte é que se você modificar alguma das células referenciadas, o resultado será atualizado por conta própria.

Introdução às funções

Referências de células^(Cell) e aritmética básica podem levar você longe, mas ainda deixam muito a desejar. Pode ser tedioso escrever fórmulas para somar centenas de células, por exemplo, mesmo que você conheça as referências.

É aí que entram as funções. Como qualquer linguagem de programação, o Excel^(Excel) inclui várias funções integradas que podem executar tarefas complexas com uma sintaxe relativamente simples.

As funções são invocadas pelo seu nome seguido por quaisquer argumentos entre colchetes (ou parênteses, como são estritamente chamados). Por exemplo, você pode usar a função SUM para adicionar facilmente um grande número de células:

Para encurtar ainda mais a fórmula, podemos especificar um intervalo em vez de inserir a referência de cada célula. Por exemplo, você pode digitar A1:A4 para incluir todo o intervalo de células de A1 a A4. Isso também pode ser estendido por uma linha e incluir quantas células você desejar.

SUM não é a única função que você tem disponível. Uma lista completa pode ser obtida clicando no símbolo ƒ𝑥 próximo à barra de fórmulas, mas aqui estão alguns dos mais comuns:

• MÉDIA^(AVERAGE) – Outra função básica, a função MÉDIA^(AVERAGE) retorna a média do intervalo de valores nela inseridos. Muito útil para cálculos fiscais.

• CONCATENAR^{(CONCATENATE)} – Este funciona com texto em vez de números. Com CONCATENATE , você pode unir duas strings e gerar o valor final. Útil^(Useful) para gerar texto com operadores condicionais e juntá-los para o resultado final.

• LEN – A forma abreviada de Length , LEN simplesmente conta o número de caracteres em uma determinada string, incluindo espaços. Muito^(Very) situacional em seu uso (como descobrir se uma célula em branco realmente possui espaços), mas melhor do que contar os caracteres manualmente.

• TRIM – É bastante comum inserir acidentalmente espaços extras em algumas células, prejudicando os resultados de alguns cálculos ou operações CONCATENATE . A função TRIM pode ser usada para remover todos os espaços extras, deixando apenas um espaço entre cada palavra.

Funções Lógicas

Até agora, vimos várias funções diferentes que executam muitas tarefas úteis, como SUM , AVERAGE ou TRIM . Mas e as comparações lógicas?

Assim como qualquer outra linguagem de programação, a sintaxe do Excel inclui operadores lógicos como IF, AND e OR. A mais útil é a função SE, sendo as outras duas frequentemente usadas em uma expressão lógica.

A sintaxe de IF é simples^{(The syntax of IF is simple)} : uma expressão lógica avaliada como TRUE ou FALSE , seguida pelos valores a serem seguidos em qualquer uma das condições definidas em sequência. Claro, tudo isso fica entre colchetes e é separado por vírgulas. Algo assim:

Observe que o argumento final pode ser omitido, caso em que a função só retornará um valor se a condição for verdadeira. Isso pode ser usado para construir fórmulas complexas incluindo condicionalmente valores em um cálculo.

O primeiro argumento, por outro lado, pode assumir muitas formas. Uma expressão lógica pode ser simplesmente uma comparação de dois valores usando símbolos como “<” ou “=”, mas também pode ser uma combinação de múltiplas declarações usando AND ou OR.

Isso ocorre porque AND e OR retornam apenas TRUE ou FALSE , em vez de qualquer sequência de texto ou valor numérico. Você usa essas funções incluindo duas expressões lógicas como argumentos; AND retorna TRUE se ambos os argumentos forem avaliados como TRUE , enquanto OR retorna TRUE mesmo que um único deles seja TRUE . Caso contrário^(Otherwise) , será retornado FALSE .

Usando IF, AND e OR, é possível construir condições aninhadas muito complexas que avaliam vários valores diferentes antes de finalmente gerar um resultado. Embora tais fórmulas sejam frequentemente propensas a erros devido a todos os colchetes e vírgulas envolvidos. É melhor separar os cálculos e manter as coisas simples.

Para simplificar ainda mais as coisas, o Excel inclui algumas funções que combinam IF com outras operações úteis como SUM ou AVERAGE^{(Excel includes a few functions that combine IF with other useful operations like SUM or AVERAGE)} .

Copiando Fórmulas

Freqüentemente, você precisa realizar o mesmo tipo de cálculo em diferentes intervalos de células em uma planilha, exibindo os resultados em células separadas. Você precisa inserir manualmente a mesma fórmula repetidas vezes, alterando sempre as referências das células?

Não, você pode simplesmente copiá-los.

Ao tentar colar uma célula copiada no Excel (clicando com o botão direito na célula de destino), você verá várias opções de colagem . ^(Paste)Você pode colar as células completamente, copiar apenas os valores ou até mesmo colar apenas a fórmula.

Melhor^(Better) ainda, a fórmula colada é modificada para refletir a referência relativa de acordo com a sua nova localização. Se você copiar uma fórmula que soma os valores da coluna A e colá-la em uma célula diferente, as referências serão atualizadas com o novo número da coluna.

O que você precisa saber sobre a sintaxe das funções do Excel^{(Excel Function Syntax)} ?

Como iniciante, não se preocupe em tentar memorizar todas as funções do Excel^(Excel) que existem. A maioria deles raramente é útil e você pode encontrar sua sintaxe clicando no botão ƒ𝑥 ao lado da barra de fórmulas.

Basta ter em mente a sintaxe básica de uma fórmula no Excel^(Excel) – um sinal de igual seguido por uma expressão que pode incluir várias funções. Cada função recebe alguns argumentos (embora algumas funções não o façam) e retorna um valor que pode então ser usado em outra função ou cálculo.

Embora funções de aninhamento como essa possam ficar complicadas muito rapidamente, fazendo com que você perca uma confusão de colchetes perdidos. Recomendamos manter cada fórmula simples e direta, estendendo um cálculo complexo em várias células para manter as coisas gerenciáveis.

Function Syntax in Excel: All You Need to Know

Understanding how to construct formulas is a fundamental step in learning to use Excel. Here is a primer on the syntax of the functions and formulas in MS Excel.

While you can get far by simply copying formulas from other spreadsheets or inserting Excel functions from the dedicated menu, it’s a good idea to gain at least a basic knowledge of how the syntax actually works. That way, you will be able to fix any errors or tweak the formulas to get the most out of your spreadsheet.

What Is the Meaning of Syntax?

Programming languages are designed to let you instruct the computer with structured sentences. Syntax simply refers to the rules of such a structured language, since the computer isn’t smart enough to parse any text that deviates from the expected standard.

Microsoft Excel, while not a programming language, nevertheless has the ability to instruct the program using formulas. And just like any other form of machine instruction, this has its own syntax. Understanding this syntax is key to taking advantage of the capabilities of the spreadsheet application.

What Is a Formula in Excel?

An Excel formula is an expression that can be entered into a cell in lieu of actual data, using mathematical operations or other functions to generate a result. For example, a formula may be written to add all numbers in a column and display the result.

Why use a formula for this? After all, you can manually calculate the result yourself and just enter it in the required field.

The advantage of using a formula instead of a hard value for calculations is that this makes updating the spreadsheet easier. Any time you make any changes in the underlying data that goes into a calculation, Excel will automatically recalculate the results for you.

This means you can easily scale up a formula across hundreds and thousands of cells without losing any accuracy. You can even copy and paste these formulas across workbooks and have Excel automatically adjust the parameters to fit its new location.

Constructing a Basic Formula

You enter a formula in a cell by starting with an equal sign and then typing out the expression. For example, typing this gives you the sum of these two numbers:

= 30 + 40

Of course, performing calculations on static numbers like this isn’t particularly useful. To add the numbers contained in a cell, you must use cell references.

Like a square on a chessboard, the cells of a spreadsheet can be referenced by a combination of their alphabetical and numeric positions. The numerical row number increases as you go down the spreadsheet, while the alphabetical column numbers advance toward the right.

You might have spotted the obvious problem with this – alphabets run out fairly quickly, so what about columns after Z? Then we just start combining alphabets, giving us AA, AB, AC, and so on.

Using this reference you can use the value of any cell of the spreadsheet in a formula. Like this:

= A1 + A2

Note that once you hit Enter, the formula will only appear in the formula bar – the cell itself sports the resulting value. So you need to select a cell to determine if its value is derived from a formula or manually entered into it.

That’s all you need to craft basic formulas that perform calculations on their own. The best part is that if you end up modifying any of the cells being referenced, the result updates on its own.

Introduction to Functions

Cell references and basic arithmetic can take you far, but they still leave much to be desired. It can be tedious writing formulas for adding up hundreds of cells, for example, even if you know the references.

That’s where functions come in. Like any programming language, Excel includes a bunch of built-in functions that can perform complex tasks with a relatively simple syntax.

Functions are invoked by their name followed by any arguments enclosed in brackets (or parentheses, as they are strictly called). For example, you can use the SUM function to add a large number of cells easily:

To shorten the formula even further, we can specify a range instead of entering the reference of every cell. For example, you can type A1:A4 to include the entire range of cells from A1 to A4. This can be extended across a row as well, and include as many cells as you want.

SUM is not the only function you have available. A full list can be obtained by clicking on the ƒ𝑥 symbol next to the formula bar, but here are a few of the more common ones:

• AVERAGE – Another basic function, the AVERAGE function returns the average of the range of values entered in it. Very useful for fiscal calculations.

• CONCATENATE – This one works with text rather than numbers. With CONCATENATE, you can join two strings together and output the final value. Useful for generating text with conditional operators and joining them for the final result.

• LEN – The shortened form of Length, LEN simply counts the number of characters in a given string, including spaces. Very situational in its use, (like figuring out if a blank cell actually has spaces) but better than counting the characters manually.

• TRIM – It is quite common to accidentally enter extra spaces in some cells, throwing off the results of some calculations or CONCATENATE operations. The TRIM function can be used to remove all extra spaces, leaving just a single space between every word.

Logical Functions

So far we have seen a bunch of different functions that perform many useful tasks like SUM, AVERAGE, or TRIM. But what about logical comparisons?

Just like any other programming language, Excel’s syntax includes logical operators like IF, AND, as well as OR. The most useful is the IF function, with the other two often used within a logical expression.

The syntax of IF is simple: a logical expression that evaluates to either TRUE or FALSE, followed by the values to be followed in either condition set out in sequence. Of course, all of this goes inside the brackets and is separated by commas. Something like this:

Note that the final argument can be omitted, in which case the function will only return a value if the condition is true. This can be used to construct complex formulas by conditionally including values in a calculation.

The first argument, on the other hand, can take many forms. A logical expression can simply be a comparison of two values using symbols like “<” or “=”, but it can also be a combination of multiple such statements by using AND or OR.

This is because both AND and OR only return TRUE or FALSE, rather than any text string or numeric value. You use these functions by including two logical expressions as arguments; AND returns TRUE if both arguments evaluate to TRUE, while OR returns TRUE even if a single one of them is TRUE. Otherwise, FALSE is returned.

Using IF, AND, and OR, it is possible to build very complex nested conditions that evaluate a bunch of different values before finally spitting out a result. Though such formulas are often prone to errors due to all the brackets and commas involved. It is better to separate the calculations and keep things simple.

To simplify things further, Excel includes a few functions that combine IF with other useful operations like SUM or AVERAGE.

Copying Formulas

Often you need to perform the same type of calculations on different cell ranges in a worksheet, displaying the results in separate cells. Do you have to manually enter the same formula again and again, changing the cell references every time?

No, you can just copy them.

When you try pasting a copied cell in Excel (by right-clicking on the target cell), you are presented with multiple Paste options. You can paste the cells completely, copy over just the values, or even paste the formula only.

Better yet, the pasted formula is modified to reflect the relative reference according to its new location. If you copy a formula summing up the values of column A and pasted it in a different cell, it would update the references with the new column number.

What Do You Need to Know About Excel Function Syntax?

As a beginner, don’t bother with trying to memorize every Excel function out there. Most of them are rarely useful, and you can find their syntax by clicking the ƒ𝑥 button beside the formula bar.

Just keep in mind the basic Excel syntax of a formula – an equal to sign followed by an expression that can include multiple functions. Each function takes in some arguments (though some functions don’t) and returns a value that can then be used in another function or calculation.

Though nesting functions like this can get complicated pretty fast, losing you in a mess of missing brackets. We would recommend keeping every formula simple and straightforward, stretching out a complex calculation over multiple cells to keep things manageable.

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