Os aplicativos de lista de tarefas estão se tornando essenciais, pois todos se adaptam a um ambiente de trabalho remoto. Os aplicativos de tarefas^(Task) são populares porque é fácil esquecer as coisas ao fazer malabarismos com vários projetos com vários clientes.

Uma tarefa perdida geralmente é cara, custando tempo e dinheiro. Eles são essenciais para tarefas pessoais diárias também. Por exemplo, se você precisar de lembretes sobre como renovar sua licença ou concluir uma tarefa, os aplicativos de gerenciamento de tarefas podem ajudar a notificá-lo quando a tarefa vencer.

O problema, porém, é que existem muitos aplicativos de lista de tarefas no mercado. Neste artigo, ajudamos você a diferenciar dois dos mais populares: Todoist vs Microsoft To Do .

Recursos e Funcionalidade

Cada aplicativo tem seu próprio conjunto de recursos.

O Microsoft^(Microsoft) To Do se concentra na simplicidade. Depois de adquirir o Wunderlist em 2015, a Microsoft o substituiu pelo Microsoft To Do. O plano era criar um aplicativo mais robusto com mais recursos, mas, em vez disso, a Microsoft criou um aplicativo simples com apenas recursos básicos.

Por outro lado, Todoist oferece uma gama mais ampla de recursos, ideal para uso comercial.

Microsoft To Do e Todoist têm interfaces semelhantes com uma barra lateral esquerda para alternar entre as seções do aplicativo e um painel direito com uma lista de tarefas.

Listas de Tarefas

O Microsoft^(Microsoft) To Do oferece quatro tipos de filtros para listas nas quais você pode filtrar suas tarefas por:

• My Day : Esta é uma lista inteligente onde você pode adicionar manualmente as tarefas que deseja fazer hoje. Se você não concluir uma tarefa nesta lista no mesmo dia, a tarefa será salva em sua lista de tarefas gerais à noite, quando a lista for redefinida automaticamente. As tarefas não concluídas aparecem como sugestão na seção Tarefas do meu dia^{(My Day)} no dia seguinte.
• Importante: Tarefas importantes (clique na estrela ao lado do título de uma tarefa) aparecem aqui.
• Planejado: Qualquer tarefa com data de vencimento ou lembrete aparece nesta seção.
• Atribuído a mim: ao colaborar com colegas de equipe em um projeto^{(collaborating with teammates on a project)} com várias tarefas, você verá todas as tarefas atribuídas a você nesta seção.
• Tarefas: Aqui é onde todas as suas tarefas aparecem.

Você também pode adicionar novas listas de tarefas à barra lateral esquerda ou criar um grupo de listas de tarefas clicando no ícone na parte inferior direita da barra lateral. É uma interface de usuário bastante direta quando você olha para ela:

Agora, vamos comparar isso com como as coisas funcionam no Todoist .

Com Todoist , você pode fazer muito mais.

A barra lateral do Todoist não é dividida em filtros de tarefas como o Microsoft^(Microsoft) To Do. Aqui está o que você verá na barra lateral do Todoist:

• Caixa de entrada: Todas as tarefas criadas por você (não para um projeto específico) e atribuídas a você aparecem aqui.
• Hoje: as tarefas que vencem hoje e as tarefas atrasadas aparecem aqui.
• Próximas: você vê uma lista de tarefas por data aqui, e as tarefas atrasadas também aparecem no topo desta seção.
• Filtros e rótulos: você pode filtrar tarefas com base em parâmetros como prioridade ou por rótulos. Ao contrário do Microsoft To Do, Todoist tem uma seção inteira dedicada à filtragem, o que se traduz em facilidade de uso porque condensa vários recursos diretamente na barra lateral.

• Projetos: as tarefas aparecem em seus respectivos projetos. Você também pode acessar projetos arquivados. A Microsoft^(Microsoft) não permite arquivar projetos (ou listas de tarefas, como os chama). Todas as listas de tarefas são excluídas permanentemente do To Do quando você as exclui.

Todoist oferece um conjunto de recursos mais abrangente para listas de tarefas, mas se você precisar de algo mais simples, o To Do faz mais sentido.

Criação de Tarefas

Ambos os aplicativos têm alguns recursos padrão de criação de tarefas. Por exemplo, ambos permitem a criação de subtarefas e oferecem opções para adicionar um lembrete, data de vencimento e responsáveis.

No entanto, existem muitas diferenças também:

• Subtarefas: você pode adicionar subtarefas em ambos os aplicativos. To Do refere-se a subtarefas como “etapas”. A diferença é que Todoist permite adicionar subtarefas dentro de subtarefas, enquanto o To Do não.
• Seções: Todoist permite criar seções dentro do mesmo projeto, o que significa que você pode agrupar tarefas com base em critérios específicos, mesmo dentro do mesmo projeto. No Microsoft To do, você só pode adicionar tarefas individuais dentro de um projeto.

• Lembrete: os lembretes^(Reminders) estão disponíveis em ambos os aplicativos ao criar uma tarefa. No entanto, apenas usuários com uma assinatura do plano Pro ou Business podem acessar o recurso Lembretes^(Reminders) no Todoist . Não há como definir lembretes se você estiver na versão gratuita.

• Datas de vencimento recorrentes: o To Do mantém as coisas simples, permitindo que você defina tarefas "Repetir". No entanto, Todoist vai um passo além e usa a Análise de Linguagem Natural^{(Natural Language)} para definir datas de vencimento recorrentes. Por exemplo, quando você cria uma tarefa, tente digitar “ Lembre^(Remind) -me sobre fazer check-in no Nate toda segunda-feira” no campo de nome, e o Todoist definirá automaticamente as datas de vencimento recorrentes.

Além dessas diferenças, Todoist também oferece alguns recursos adicionais que você não encontrará no aplicativo To Do:

• Priorização: O aplicativo Todoist permite definir prioridades para cada tarefa, enquanto não existe essa opção no To Do.
• Comentários e reações: Todoist oferece vários recursos colaborativos, como comentários e reações. Você pode marcar colegas de equipe na seção de comentários para trocar informações ou compartilhar atualizações.
• Atividade da tarefa: você pode exibir um log de atividades para todas as tarefas, o que permite monitorar e auditar o fluxo de trabalho com eficiência.

Visualizações de tarefas

As visualizações de tarefas são um dos recursos essenciais, especialmente para usuários que desejam gerenciar um fluxo de trabalho complexo.

Embora os aplicativos de tarefas geralmente não forneçam tantas visualizações de tarefas quanto os aplicativos de gerenciamento de projetos, os usuários esperam pelo menos um quadro kanban dos aplicativos de tarefas.

Infelizmente, o Microsoft^(Microsoft) To Do não oferece outras visualizações, exceto a lista simples. Por outro lado, Todoist oferece uma visualização de lista e uma visualização de quadro.

Você pode usar a visualização de quadro kanban do Todoist da^{(Todoist’s kanban board)} mesma forma que um aplicativo de gerenciamento de projetos baseado em quadro kanban como o Trello^{(project management app like Trello)} , onde você cria colunas para cada estágio do seu fluxo de trabalho, e os cartões são movidos à medida que completam cada estágio.

Recursos diversos

Cobrimos quase tudo que o Microsoft^(Microsoft) To Do tem a oferecer. Infelizmente, o To Do não possui recursos extras dignos de nota (exceto integrações). Você ganha algumas guloseimas extras com Todoist , no entanto.

• Pontos do Karma^(Karma) : O aplicativo gamifica a produtividade de seus usuários com o Karma . Ao acessar a seção Produtividade^{(Productivity)} no Todoist , você verá a opção de criar metas. Você pode definir metas para criar um número específico de tarefas diárias ou semanais.

Você ganha pontos de Karma sempre que completa uma tarefa e atinge seu objetivo. Veja como os pontos Karma funcionam no site Todoist^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Integrações: As integrações são um dos recursos mais poderosos do Todoist . Você pode integrar o Todoist^(Todoist) com praticamente qualquer aplicativo, incluindo Gmail , Chrome , Google Calendar , Outlook e Zapier . Você também pode integrar com aplicativos que não estão na lista com integrações como Apiway .

Até o Microsoft^(Microsoft) To Do oferece integrações para aplicativos como o Google Calendar^{(Google Calendar)} e o Office 365 Suite . No entanto, as opções são consideravelmente menores que o Todoist. Também vale a pena notar que você pode usar uma ferramenta como o Zapier para integrar o To Do ou Todoist com muitos outros aplicativos.

• Estilo de alerta: Você pode personalizar como deseja ser notificado sobre os alertas do Todoist para cada atividade. Por exemplo, se você for o gerente, talvez não queira receber notificações por email sempre que um colaborador ingressar ou sair de um projeto, mas talvez prefira ser notificado quando uma tarefa for concluída.

• Modelos: Você pode criar projetos rapidamente importando um modelo pronto para uso da biblioteca^{(template library)} de modelos do Todoist . De projetos pessoais a integração de funcionários, você encontrará um modelo para praticamente qualquer projeto que possa imaginar na biblioteca.
• Backups automáticos: os backups automáticos não estão disponíveis no plano gratuito. Você pode fazer backup de todos os seus dados na nuvem se estiver em um plano pago.

Nenhum dos recursos listados nesta seção está disponível no Microsoft To Do, o que torna o Todoist^(Todoist) mais adequado para usuários pesados, como empresas.

Compatibilidade do dispositivo

Microsoft To Do e Todoist são aplicativos multiplataforma, mas Todoist roda em mais dispositivos do que To Do.

Você pode usar o To Do no Windows , Mac , Android , iOS e na Web. Todoist está disponível em todas as plataformas, incluindo Linux , Wear OS e Apple Watch .

Além do aplicativo móvel, você pode adicionar o widget Todoist em seu iPhone, iPad ou dispositivo Android .

Todoist também permite criar tarefas diretamente de e-mails por meio de seu complemento do Gmail, extensão^(Gmail) do Gmail e plug -in ^(Gmail)do Outlook^(Outlook) . Você também pode usar o Todoist do seu navegador—ele tem extensões Chrome , Edge , Firefox e Safari .

Preços

O Microsoft^(Microsoft) To Do é totalmente gratuito. Todoist tem um plano gratuito, mas bloqueia alguns de seus recursos nos planos Pro e Business . O plano gratuito permite apenas até 5 projetos ativos, 5 colaboradores por projeto, uploads de arquivos de até 5MB, 3 filtros e histórico de atividades de 1 semana.

A versão gratuita funciona bem para uso pessoal, mas os usuários corporativos quase certamente desejarão obter um dos planos pagos.

O plano Pro^(Pro) do Todoist custa US$ 4 por mês, enquanto o plano Business custa US$ 6 por mês, desde que você pague o ano inteiro.

Qual é o certo para você: Todoist vs Microsoft To Do

Ambos os aplicativos têm seus casos de uso.

O Microsoft^(Microsoft) To Do é ideal se você simplesmente deseja usar a abordagem GTD ( Getting Things Done ) para tarefas pessoais. Você não precisa da longa lista de recursos do Todoist para tornar sua lista de compras de supermercado mais complexa do que deveria.

Se você está procurando algo mais do que a capacidade de criar e concluir tarefas, como colaborar em tarefas marcando seus colegas de equipe ou integrando-se a outros aplicativos de negócios, considere o Todoist^(Todoist) .

É a escolha perfeita quando você não quer um aplicativo de gerenciamento de projetos completo como o Asana . Apenas^(Just) algo poderoso o suficiente para lidar com tarefas de negócios e colaboração.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps аre becoming a stаple as everyone adаpts to a remote work environment. Task apps are рopυlar because it’s easy to forget thingѕ when jυggling multiplе proјects with multiple clients.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

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