Em um artigo escrito em 2018, a Robert Half , empresa especializada em recursos humanos e no setor financeiro, escreveu que 63% of financial firms continue to use Excel em capacidade primária. Concedido, isso não é 100% e é realmente considerado to be a decline in usage! Mas considerando que o software é um software de planilha^{(spreadsheet software)} e não projetado apenas como software do setor^{(industry software)} financeiro , 63% ainda é uma parcela significativa do setor e ajuda a ilustrar a importância do Excel^(Excel) .

Aprender a usar o Excel não^{(Excel doesn)} precisa ser difícil. Dar um passo de cada vez ajudará você a passar de um novato a um especialista (ou pelo menos mais próximo desse ponto) – no seu ritmo.

Como uma prévia do que vamos abordar neste artigo, pense em planilhas, funções e fórmulas básicas utilizáveis ​​e navegação em uma planilha ou pasta de trabalho^{(worksheet or workbook)} . É verdade que não abordaremos todas as funções possíveis do Excel,^{(Excel function)} mas abordaremos o suficiente para que você tenha uma ideia de como abordar as outras. 

Definições básicas^{(Basic Definitions)}

É realmente útil se cobrirmos algumas definições. Muito provavelmente, você já ouviu esses termos (ou já sabe quais são). Mas vamos cobri-los para ter certeza e estar tudo pronto para o resto do processo de aprender a usar o Excel .

Pastas de trabalho x planilhas^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Documentos do Excel^{(Excel document)} são chamados de pastas^(Workbooks) de trabalho e quando você cria um documento do Excel^{(Excel document)} (a pasta de trabalho), muitas (não todas) versões do Excel^(Excel) incluirão automaticamente três guias, cada uma com sua própria planilha em branco. Se a sua versão do Excel não^{(Excel doesn)} faz isso, não se preocupe, vamos aprender como criá-los.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

As planilhas são as partes reais onde você insere os dados. Se for mais fácil pensar visualmente, pense nas planilhas como essas guias. Você pode adicionar ou excluir guias clicando com o botão direito do mouse e escolhendo a opção de exclusão. Essas planilhas são as planilhas reais com as quais trabalhamos e estão armazenadas no arquivo de pasta de trabalho^{(workbook file)} .

A fita^{(The Ribbon)}

A Faixa de Opções^(Ribbon) se espalha pelo aplicativo Excel^{(Excel application)} como uma linha de atalhos, mas atalhos que são representados visualmente (com descrições de texto). Isso é útil quando você deseja fazer algo em pouco tempo e especialmente quando precisa de ajuda para determinar o que deseja fazer.  

Há um agrupamento diferente de botões da faixa de opções dependendo de qual seção/grupo você escolhe nas opções do menu superior (ou seja , Início^(Home) , Inserir^(Insert) , Dados^(Data) , Revisão^(Review) , etc.) e as opções visuais apresentadas se relacionam a esses agrupamentos. 

Atalhos do Excel^{(Excel Shortcuts)}

Os atalhos são úteis para navegar rapidamente no software Excel^{(Excel software)} , por isso é útil (mas não absolutamente essencial) aprendê-los. Alguns deles são aprendidos vendo os atalhos listados nos menus das versões mais antigas do aplicativo Excel^{(Excel application)} e, em seguida, testando-os por conta própria.  

Outra maneira de aprender os atalhos do Excel^(Excel) é visualizar uma lista deles no site dos desenvolvedores do Excel^{(website of the Excel developers)} . Mesmo que sua versão do Excel não^{(Excel doesn)} exiba os atalhos, a maioria deles ainda funciona.

Fórmulas versus funções^{(Formulas vs. Functions)}

As funções são recursos internos do Excel e são usadas em fórmulas. Por exemplo, se você deseja inserir uma fórmula que calcula a soma dos números em diferentes células de uma planilha, pode usar a função SUM () para fazer exatamente isso.  

Mais sobre esta função (e outras funções) um pouco mais adiante neste artigo.

Barra de Fórmula^{(Formula Bar)}

A barra de fórmulas^{(formula bar)} é uma área que aparece abaixo da Faixa^(Ribbon) de Opções . É usado para fórmulas e dados. Você insere os dados na célula e eles também aparecerão na barra de fórmulas^{(formula bar)} se você estiver com o mouse nessa célula.  

Quando referenciamos a barra de fórmulas^{(formula bar)} , estamos simplesmente indicando que devemos digitar a fórmula naquele local enquanto temos a célula apropriada selecionada (o que, novamente, acontecerá automaticamente se você selecionar a célula e começar a digitar).

Criando e formatando um exemplo de planilha^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Há muitas coisas que você pode fazer com sua planilha do Excel^{(Excel Worksheet)} . Daremos alguns passos de exemplo à medida que avançamos neste artigo para que você possa experimentá-los por si mesmo.

A primeira pasta de trabalho^{(The First Workbook)}

É útil começar com uma pasta de trabalho^(Workbook) em branco . Então, vá em frente e selecione Novo^(New) . Isso pode variar, dependendo da sua versão do Excel , mas geralmente está na área Arquivo^(File) .

Nota: A imagem acima diz Abrir^(Open) na parte superior para ilustrar que você pode acessar o Novo^(New) (lado esquerdo, apontado com a seta verde) de qualquer lugar. Esta é uma captura de tela do Excel mais recente .

Quando você clica em Novo^(New) , é mais do que provável que obtenha alguns modelos de exemplo. Os próprios modelos podem variar entre as versões do Excel , mas você deve obter algum tipo de seleção.  

Uma maneira de aprender a usar o Excel é brincar com esses modelos e ver o que os faz “marcar”. Para o nosso artigo, estamos começando com um documento em branco e brincando com dados e fórmulas, etc.  

Então vá em frente e selecione a opção de documento^{(document option)} em branco . A interface irá variar, de versão para versão, mas deve ser semelhante o suficiente para se ter uma ideia. Um pouco mais tarde, também faremos o download de outra planilha do Excel de^{(Excel sheet)} amostra .

Inserindo os dados^{(Inserting the Data)}

Existem muitas maneiras diferentes de obter dados em sua planilha (também conhecida como planilha). Uma maneira é simplesmente digitar o que você quer onde quiser. Escolha a célula específica e comece a digitar.

Outra maneira é copiar os dados e colá-los em sua planilha^{(Spreadsheet)} . Concedido, se você estiver copiando dados que não estão em um formato de tabela, pode ficar um pouco interessante onde eles aparecem em seu documento. Mas, felizmente, sempre podemos editar o documento e^{(document and recopy)} copiar e colar em outro lugar, conforme necessário.

Você pode tentar o copy/paste method agora selecionando uma parte deste artigo, copiando-a e colando em sua planilha em branco.

Após selecionar a parte do artigo e copiá-la, acesse sua planilha e clique^{(spreadsheet and click)} na célula desejada onde deseja iniciar a colagem e faça isso. O método mostrado acima é usar o menu do botão direito e selecionar “Colar” na forma do ícone.

É possível que você receba um erro ao usar o método de colagem interno^{(paste method)} do Excel , mesmo com os outros métodos internos do Excel . Felizmente, o aviso de erro^{(error warning)} (acima) ajuda a apontar na direção certa para obter os dados que você copiou na planilha.

Ao colar os dados, o Excel faz um bom trabalho ao interpretá-los. Em nosso exemplo, copiei os dois primeiros parágrafos desta seção e o Excel^{(section and Excel)} o apresentou em duas linhas. Como havia um espaço real entre os parágrafos, o Excel reproduziu isso também (com uma linha em branco). Se você estiver copiando uma tabela, o Excel faz um trabalho ainda melhor ao reproduzi-la na planilha.

Além disso, você pode usar o botão na Faixa^(Ribbon) de Opções para colar. Para pessoas visuais, isso é realmente útil. Ele é mostrado na imagem abaixo^{(image below)} .

Algumas versões do Excel (especialmente as versões mais antigas) permitem importar dados (o que funciona melhor com arquivos semelhantes ou arquivos CSV – valores separados por vírgula). Algumas versões mais recentes do Excel não têm essa opção, mas você ainda pode abrir o outro arquivo (aquele que deseja importar), usar selecionar tudo^{(select all)} e depois copiá-lo e colá^{(copy and paste)} -lo em sua planilha do Excel^{(Excel spreadsheet)} .  

Quando a importação está disponível, geralmente é encontrada no menu Arquivo . ^(File)Na(s) nova(s) versão(ões) do Excel , você pode ser redirecionado para uma interface de usuário^{(user interface)} mais gráfica ao clicar em Arquivo^(File) .  Basta^(Simply) clicar na seta no canto superior esquerdo para retornar à sua planilha.

Hiperlink^{(Hyperlinking)}

A criação de hiperlinks^{(Hyperlinking)} é bastante fácil, especialmente ao usar a Faixa^(Ribbon) de Opções . Você encontrará o botão de hiperlink^{(hyperlink button)} no menu Inserir^(Insert) nas versões mais recentes do Excel . Também pode ser acessado por meio de um atalho como command-K .

Formatação de Dados (Exemplo: Números e Datas)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Às vezes é útil formatar os dados. Isto é especialmente verdade com os números. Por quê? Às vezes, os números caem automaticamente em um formato geral (uma espécie de padrão), que é mais parecido com um formato de texto. Mas, muitas vezes, queremos que nossos números se comportem como números.  

O outro exemplo seriam as datas, que podemos querer formatar para garantir que todas as nossas datas pareçam consistentes, como 20200101 ou 01/01/20 ou qualquer formato que escolhermos para nosso formato de data^{(date format)} .

Você pode acessar a opção de formatar seus dados de duas maneiras diferentes, mostradas nas imagens abaixo.

Depois de acessar, digamos, o formato Number , você terá várias opções. Essas opções aparecem quando você usa o método de clique com o botão direito. Quando você usa a Faixa^(Ribbon) de Opções, suas opções estão na Faixa^(Ribbon) de Opções . Tudo depende do que for mais fácil para você.  

Se você estiver usando o Excel por um tempo, o método de clique com o botão direito, com a caixa de diálogo de formato de número^{(number format dialog box)} resultante (mostrada abaixo) pode ser mais fácil de entender. Se você for mais novo ou mais visual, o método Ribbon^{(Ribbon method)} pode fazer mais sentido (e muito mais rápido de usar). Ambos fornecem opções de formatação de número .^{(number formatting)}

Se você digitar qualquer coisa que se assemelhe a uma data, as versões mais recentes do Excel são boas o suficiente para refletir isso na Faixa^(Ribbon) de Opções , conforme mostrado na imagem abaixo.

Na Faixa^(Ribbon) de Opções , você pode selecionar formatos para sua data. Por exemplo, você pode escolher uma data curta ou longa. Vá em frente e experimente e veja seus resultados.

Formatação da apresentação (exemplo: alinhamento de texto)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Também é útil entender como alinhar seus dados, se você deseja que todos se alinhem à esquerda ou à direita (ou justificados, etc). Isso também pode ser acessado através da Faixa^(Ribbon) de Opções .

Como você pode ver nas imagens acima, o alinhamento do texto (ou seja, direita, esquerda, etc.) está na segunda linha da opção Faixa de opções^{(Ribbon option)} . Você também pode escolher outras opções de alinhamento (ou seja, superior, inferior) na Faixa^(Ribbon) de opções .  

Além disso, se você notar, alinhar coisas como números pode não parecer certo quando alinhado à esquerda (onde o texto parece melhor), mas parece melhor quando alinhado à direita. O alinhamento é muito semelhante ao que você veria em um aplicativo de processamento^{(word processing application)} de texto .

Colunas e Linhas^{(Columns & Rows)}

É útil saber como trabalhar e ajustar a largura e as dimensões^{(adjust the width and dimensions)} de colunas e linhas^{(columns and rows)} . Felizmente, uma vez que você pega o jeito, é bastante fácil de fazer.  

Há duas partes para adicionar ou excluir linhas ou colunas. A primeira parte é o processo de seleção^{(selection process)} e a outra é clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção inserir ou excluir.  

Lembre-se dos dados que copiamos deste artigo e colamos em nossa planilha Excel^{(Excel sheet)} em branco no exemplo acima? Provavelmente não precisamos mais dele, então é um exemplo perfeito para o processo de exclusão de linhas.

Lembra do^(Remember) nosso primeiro passo? Precisamos selecionar as linhas. Vá em frente e clique no número da linha^{(row number)} (à esquerda da célula superior esquerda^{(left cell)} ) e arraste para baixo com o mouse até a linha inferior que você deseja excluir. Neste caso, estamos selecionando três linhas.  

Em seguida, a segunda parte do nosso procedimento é clicar em Excluir linhas^{(Delete Rows)} e observar o Excel excluir essas linhas.

O processo para inserir uma linha é semelhante, mas você não precisa selecionar mais de uma linha.  O Excel^(Excel) determinará onde você clica é onde deseja inserir a linha.  

Para iniciar o processo, clique no número da linha^{(row number)} que você deseja que fique abaixo da nova linha. Isso diz ao Excel para selecionar a linha inteira para você. Do local onde você está, o Excel inserirá a linha acima disso. Você faz isso clicando com o botão direito do mouse e escolhendo ^{(right-clicking and choosing)} Inserir Linhas.^{(Insert Rows.)}

Como você pode ver acima, digitamos 10 na linha 10. Então, após selecionar 10 (linha 10), clicar com o botão direito do mouse e escolher Insert Rows , o número 10^{(number 10)} desceu uma linha. Isso resultou no 10 agora estar na linha 11.  

Isso demonstra como a linha inserida foi colocada acima da linha selecionada. Vá em frente e experimente você mesmo, para ver como funciona o processo de inserção^{(insertion process)} .

Se você precisar de mais de uma linha, poderá fazê-lo selecionando mais de uma linha e isso informa ao Excel quantas você deseja e essa quantidade será inserida acima do número da linha^{(row number)} selecionada.  

As imagens a seguir mostram isso em um formato visual, incluindo como o 10 caiu três linhas, o número de linhas inseridas. 

Inserir e excluir colunas é basicamente o mesmo, exceto que você está selecionando do topo (colunas) em vez da esquerda (linhas).

Filtros e duplicatas^{(Filters & Duplicates)}

Quando temos muitos dados para trabalhar, ajuda se tivermos alguns truques na manga para trabalhar mais facilmente com esses dados.  

Por exemplo, digamos que você tenha vários dados financeiros, mas só precise analisar dados específicos. Uma maneira de fazer isso é usar um “Filtro” do Excel.

Primeiro, vamos encontrar uma planilha do Excel^{(Excel Worksheet)} que apresente muitos dados para que tenhamos algo para testar isso (sem precisar digitar todos os dados). Você pode baixar apenas uma amostra desse tipo da Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Lembre-se de que esse é o link direto para o download, portanto, o arquivo de exemplo do Excel^{(Excel example)} deve começar a ser baixado imediatamente quando você clicar nesse link.

Agora que temos o documento, vamos ver o volume de dados. Bastante, não é? Nota: a imagem acima será um pouco diferente do que você tem em seu arquivo de amostra^{(sample file)} e isso é normal. 

Digamos que você só queira ver dados da Alemanha^(Germany) . Use a opção "Filtro" na faixa de opções (^(Ribbon) em "Início"). Ele é combinado com a opção “Classificar” à direita (nas versões  mais recentes do Excel ).

Agora, diga ao Excel^(Excel) quais opções você deseja. Neste caso, estamos procurando dados sobre a Alemanha^(Germany) como o país selecionado.

Você notará que ao selecionar a opção de filtro^{(filter option)} , pequenas setas suspensas aparecem nas colunas. Quando uma seta é selecionada, você tem várias opções, incluindo a opção “Filtros de Texto” que usaremos. Você tem a opção de classificar em ordem crescente ou decrescente.  

Faz sentido porque o Excel combina isso na Faixa^(Ribbon) de Opções, pois todas essas opções aparecem na lista suspensa. Estaremos selecionando o "Equals..." em "Filtros de texto".

Após selecionarmos o que queremos fazer (neste caso Filter ), vamos fornecer as informações/critérios. Gostaríamos de ver todos os dados da Alemanha^(Germany) , então é isso que digitamos na caixa. Em seguida, clique em “OK”.

Você notará que agora só vemos dados da Alemanha^(Germany) . Os dados foram filtrados. Os outros dados ainda estão lá. Está apenas escondido da vista. Chegará um momento em que você desejará descontinuar o filtro e ver todos os dados.  Basta retornar^{(Simply return)} ao menu suspenso e optar por limpar o filtro, conforme mostrado na imagem abaixo.

Às vezes, você terá conjuntos de dados que incluem dados duplicados. É muito mais fácil se você tiver apenas dados singulares. Por exemplo, por que você desejaria exatamente o mesmo registro de dados financeiros duas vezes^{(data record twice)} (ou mais) em sua planilha do Excel^{(Excel Worksheet)} ?  

Abaixo^(Below) está um exemplo de um conjunto de dados^{(data set)} que possui alguns dados repetidos (mostrados destacados em amarelo).

Para remover duplicatas (ou mais, como neste caso), comece clicando em uma das linhas que representa os dados duplicados (que contém os dados que se repetem). Isso é mostrado na imagem abaixo.

Agora, visite a guia ou seção "Dados" e, a partir daí, você poderá ver um botão na faixa^(Ribbon) de opções que diz "Remover duplicatas". Clique nisso.

A primeira parte deste processo apresenta uma caixa de diálogo^{(dialog box)} semelhante à que você vê na imagem abaixo.  Não deixe ^{(t let)}isso^(Don) te confundir . Ele está simplesmente perguntando qual coluna observar ao identificar os dados duplicados.  

Por exemplo, se você tivesse várias linhas com o mesmo nome e sobrenome, mas basicamente sem sentido nas outras colunas (como copiar/colar de um site, por exemplo) e você precisasse apenas de linhas exclusivas para o nome e sobrenome, você selecionaria essas colunas para que o rabisco que não pode ser duplicado não seja considerado na remoção do excesso de dados.  

Nesse caso, deixamos a seleção como “todas as colunas” porque tínhamos linhas duplicadas manualmente, então sabíamos que todas as colunas eram exatamente iguais em nosso exemplo. (Você pode fazer o mesmo com o arquivo de exemplo do Excel e testá^{(Excel example file and test)} -lo.)

Após clicar em “OK” na caixa de diálogo^{(dialog box)} acima , você verá o resultado e, neste caso, três linhas foram identificadas como correspondentes e duas delas foram removidas.

Agora, os dados resultantes (mostrados abaixo) correspondem aos dados com os quais começamos antes de passarmos pela adição e remoção^{(addition and removal)} de duplicatas.

Você acabou de aprender alguns truques. Eles são especialmente úteis ao lidar com conjuntos de dados maiores. Vá em frente e experimente alguns outros botões que você vê na Faixa^(Ribbon) de Opções e veja o que eles fazem. Você também pode duplicar seu arquivo de exemplo do Excel^{(Excel example)} se quiser manter o formulário original. Renomeie o arquivo que você baixou e baixe novamente outra cópia. Ou duplique o arquivo em seu computador.  

O que eu fiz foi duplicar a guia com todos os dados financeiros (depois de copiá-lo para o meu outro arquivo de exemplo^{(example file)} , aquele com o qual começamos estava em branco) e com a guia duplicada^{(duplicate tab)} eu tinha duas versões para brincar à vontade. Você pode tentar isso clicando com o botão direito do mouse na guia e escolhendo “ ^{(tab and choosing “)}Duplicar^(Duplicate) ”.

Formatação condicional^{(Conditional Formatting)}

Esta parte do artigo está incluída na seção sobre como criar a pasta de trabalho^(Workbook) devido aos seus benefícios de exibição. Se parecer um pouco complicado ou você estiver procurando por funções e fórmulas, pule esta seção e volte a ela quando quiser.

A formatação^(Formatting) condicional é útil se você deseja destacar determinados dados. Neste exemplo, vamos usar nosso arquivo de exemplo do Excel^{(Excel Example file)} (com todos os dados financeiros) e procurar as “ Vendas brutas^(Gross) ” que estão acima de $ 25.000. 

Para fazer isso, primeiro temos que destacar o grupo de células que queremos avaliar. Agora, lembre-se de que você não deseja destacar a coluna ou a linha^{(column or row)} inteira . Você deseja destacar apenas as células que deseja avaliar. Caso contrário, as outras células (como títulos) também serão avaliadas e você ficaria surpreso com o que o Excel faz com esses títulos (como exemplo).

Assim, temos nossas células desejadas destacadas e agora clicamos na seção/grupo “Home” e depois em “Formatação Condicional”.

Quando clicamos em “Formatação Condicional” na Faixa^(Ribbon) de Opções , temos algumas opções. Nesse caso, queremos destacar as células maiores que $ 25.000 para que seja assim que fazemos nossa seleção, conforme mostrado na imagem abaixo.

Agora veremos uma caixa de diálogo^{(dialog box)} e podemos digitar o valor na caixa. Nós digitamos 25000. Você não precisa se preocupar com vírgulas ou qualquer coisa^{(commas or anything)} e, de fato, funciona melhor se você apenas digitar o número bruto.

Após clicarmos em “OK”, veremos que os campos são coloridos automaticamente de acordo com nossa escolha (à direita) em nossa caixa de diálogo^{(dialog box)} “Maior que” acima . Nesse caso, “Preenchimento em vermelho claro com texto em vermelho escuro^{(Dark Red Text)} ). Poderíamos ter escolhido uma opção de exibição^{(display option)} diferente também.

Essa formatação condicional é uma ótima maneira de ver rapidamente os dados essenciais para um projeto ou outro. Nesse caso, poderíamos ver os “Segmentos” (como são chamados no arquivo de exemplo do Excel^{(Excel Example file)} ) que conseguiram ultrapassar US$ 25.000 em vendas brutas .^(Gross)

Trabalhando com fórmulas e funções^{(Working With Formulas and Functions)}

Aprender a usar funções no Excel é muito útil. Eles são as entranhas básicas das fórmulas. Se você quiser ver uma lista das funções para ter uma ideia do que está disponível, clique no menu/grupo “Inserir” e, na extremidade esquerda, escolha “Função/Funções”.

Mesmo que o objetivo deste botão na Faixa do Excel^{(Excel Ribbon)} seja inserir uma função real (o que também pode ser feito digitando na barra de fórmulas^{(formula bar)} , começando com um sinal de igual e depois começando a digitar a função desejada), também podemos usar isso para ver o que está disponível. Você pode rolar pelas funções para ter uma ideia do que pode usar em suas fórmulas.  

Concedido, também é muito útil simplesmente experimentá-los e ver o que eles fazem. Você pode selecionar o grupo que deseja examinar escolhendo uma categoria, como “Comumente usado” para uma lista mais curta de funções, mas uma lista que é frequentemente usada (e para a qual algumas funções são abordadas neste artigo).

Usaremos algumas dessas funções nos exemplos das fórmulas que discutimos neste artigo.

Os iguais ^{(The Equals )}=sinal^{( Sign)}

O sinal de igual (=) é muito importante no Excel . Desempenha um papel essencial. Isto é especialmente verdadeiro nos casos de fórmulas.  Basicamente^(Basically) , você não tem uma fórmula sem precedê-la com um sinal de igual. E sem a fórmula, são simplesmente os dados (ou texto) que você inseriu naquela célula.  

Portanto, lembre-se de que, antes de pedir ao Excel para calcular ou automatizar qualquer coisa para você, digite um sinal de igual ( = ) na célula.

Se você incluir um sinal $, isso informa ao Excel para não mover a fórmula. Normalmente, o ajuste automático^{(auto adjustment)} de fórmulas (usando o que é chamado de referência de célula^{(cell reference)} relativa s), para alterações na planilha, é uma coisa útil, mas às vezes você pode não querer e com esse sinal $, você pode dizer isso ao Excel . Você simplesmente insere o $ na frente da letra e número^{(letter and number)} da referência da célula^{(cell reference)} .  

Assim, uma referência de célula^{(cell reference)} relativa de D25 torna-se $D$25. Se esta parte é confusa, não se preocupe. Você pode voltar a ele (ou brincar com ele com uma pasta de trabalho em branco do Excel^{(Excel blank)} ).

The Awesome Ampersand >> &

O e comercial ( & ) é uma pequena “ferramenta” de fórmula divertida, permitindo que você combine células. Por exemplo, digamos que você tenha uma coluna para nomes próprios e outra coluna para sobrenomes e queira criar uma coluna para o nome completo. Você pode usar o & para fazer exatamente isso.

Vamos tentar em uma planilha do Excel^{(Excel Worksheet)} . Para este exemplo, vamos usar uma folha em branco para não interromper nenhum outro projeto. Vá em frente e digite seu primeiro nome em A1 e digite seu sobrenome em B1. Agora, para combiná-los, clique com o mouse na célula C1 e digite^{(C1 cell and type)} esta fórmula:  =A1 & “ “ & B1 .  Por favor^(Please) , use apenas a parte em itálico e não o resto (como não usar o ponto).  

O que você vê em C1? Você deverá ver seu nome completo completo com um espaço entre seu nome e sobrenome, como seria normal ao digitar seu nome completo. A parte & “ “ &^{(“ “ & portion)} da fórmula é o que produziu esse espaço. Se você não tivesse incluído “ “ você teria seu nome e sobrenome sem espaço entre eles (vá em frente e tente se quiser ver o resultado).

Outra fórmula semelhante usa CONCAT , mas aprenderemos sobre isso um pouco mais tarde. Por enquanto, tenha em mente o que o e comercial ( & ) pode fazer por você, pois essa pequena dica é útil em muitas situações.

Função SOMA()^{(SUM() Function)}

A função SUM () é muito útil e faz exatamente o que descreve. Ele soma os números que você diz ao Excel para incluir e fornece a soma de seus valores. Você pode fazer isso de duas maneiras diferentes.

Começamos digitando alguns números para que tivéssemos alguns dados para trabalhar no uso da função. Nós simplesmente usamos 1, 2, 3, 4, 5 e começamos em A1 e digitamos cada célula descendo em direção a A5.

Agora, para usar a função SUM (), comece clicando na célula desejada, neste caso usamos A6, e digitando =SUM ( na barra de fórmulas^{(formula bar)} . Neste exemplo, pare quando chegar ao primeiro “(.”). Agora, clique em A1 (a célula mais alta^{(top-most cell)} ) e arraste o mouse para A5 (ou a célula mais embaixo^{(bottom-most cell)} que você deseja incluir) e depois retorne à barra de fórmulas^{(formula bar)} e digite o fechamento “^{(closing “)} ). ou aspas e apenas os parênteses. 

A outra maneira de usar esta função é digitar manualmente as informações na barra de fórmulas^{(formula bar)} . Isso é especialmente útil se você tiver alguns números e rolar para pegá-los for um pouco difícil. Inicie este método da mesma forma que você fez para o exemplo acima, com “=SUM(.”

Em seguida, digite a referência de célula^{(cell reference)} da célula mais alta^{(top-most cell)} . Nesse caso, seria A1. Inclua dois pontos ( : ) e digite a referência de célula^{(cell reference)} da última^{(bottom-most cell)} célula . Nesse caso, seria A5.

Função MÉDIA()^{(AVERAGE() Function)}

E se você quisesse descobrir qual era a média de um grupo de números? Você pode fazer isso facilmente com a função AVERAGE (). Você notará, nas etapas abaixo, que é basicamente a mesma função SUM () acima, mas com uma função diferente.  

Com isso em mente, começamos selecionando a célula que queremos usar para o resultado (neste caso A6) e depois começamos a digitar com um sinal de igual ( = ) e a palavra AVERAGE . Você notará que, ao começar a digitá-lo, você receberá sugestões e poderá clicar em MÉDIA^(AVERAGE) em vez de digitar a palavra inteira, se desejar.

Certifique-se de ter um parêntese de abertura^{(opening parenthesis)} em sua fórmula antes de adicionarmos nosso intervalo de células^{(cell range)} .  Caso contrário^(Otherwise) , você receberá um erro.

Agora que temos “=AVERAGE(“ digitado em nossa célula A6^{(A6 cell)} (ou qualquer célula que você esteja usando para o resultado), podemos selecionar o intervalo de células^{(cell range)} que queremos usar. Neste caso, estamos usando A1 a A5.  

Lembre-se de que você também pode digitá-lo manualmente em vez de usar o mouse para selecionar o intervalo. Se você tiver um grande conjunto de dados, digitar^{(data set typing)} no intervalo provavelmente será mais fácil do que a rolagem que seria necessária para selecioná-lo. Mas, claro, depende de você.

Para concluir o processo basta digitar o parêntese de fechamento “^{(closing parenthesis “)} )” e você receberá a média dos cinco números. Como você pode ver, esse processo é muito semelhante ao processo SUM () e outras funções. Depois de pegar o jeito de uma função, as outras serão mais fáceis.

Função CONT.SE()^{(COUNTIF() Function)}

Digamos que queiramos contar quantas vezes um determinado número aparece em um conjunto de dados^{(data set)} .  Primeiro^(First) , vamos preparar nosso arquivo para esta função para que tenhamos algo para contar. Remova qualquer fórmula que você possa ter em A6. Agora, copie A1 a A5 e cole^{(A5 and paste)} começando em A6 ou simplesmente digite os mesmos números nas células indo para baixo começando com A6 e o ​​valor de 1 e depois A7 com 2, etc.

Agora, em A11 vamos^{(A11 let)} iniciar nossa função/fórmula. Neste caso, vamos digitar “ =COUNTIF (.” Em seguida, selecionaremos as células A1 a A10 .

Certifique-se de digitar ou selecionar “COUNTIF” e não uma das outras funções do tipo COUNT ou não obteremos o mesmo resultado.

Antes de fazermos como temos com nossas outras funções, e digitar o parêntese de fechamento “^{(closing parenthesis “)} )” precisamos responder a questão de critérios e digitar isso, depois da vírgula “^{(comma “)} ”, e antes do parêntese “^{(parenthesis “)} ).”

O que é definido pelos “critérios”? É aí que informamos ao Excel o que queremos que ele conte (neste caso). Digitamos uma vírgula e depois um “5” e depois o parêntese de fechamento^{(closing parenthesis)} para obter a contagem do número de cincos (5) que aparecem na lista de números. Esse resultado seria dois (2) pois são duas ocorrências.

Função CONCAT ou CONCANTENATE()^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Semelhante ao nosso exemplo usando apenas o e comercial ( & ) em nossa fórmula, você pode combinar células usando a função CONCAT (). Vá em frente e experimente, usando nosso mesmo exemplo.  

Digite seu nome em A1 e seu sobrenome em B1. Então, em C1 digite ^{(C1 type)} CONCAT (A1, “ “ , B1).

Você verá que obtém o mesmo resultado que obtivemos com o e comercial (&). Muitas pessoas usam o e comercial porque é mais fácil e menos complicado, mas agora você vê que também tem outra opção.

Nota: Esta função pode ser CONCANTENA^{(CONCANTENATE)} na sua versão do Excel .  A Microsoft^(Microsoft) encurtou o nome da função^{(function name)} para apenas CONCAT e isso tende a ser mais fácil de digitar (e lembrar) nas versões posteriores do software. Felizmente, se você começar a digitar CONCA na barra de fórmulas^{(formula bar)} (após o sinal de igual), verá qual versão do Excel usa e poderá selecioná-la clicando nela com o mouse.

Lembre^(Remember) -se que quando você começar a digitá-lo, para permitir que sua versão do Excel revele a função correta^{(correct function)} , digite apenas “CONCA” (ou menor) e não “CONCAN” (como o início de CONCANTENATE ) ou você pode não ver o Excel ' s sugestão,^{(s suggestion)} pois é aí que as duas funções começam a diferir.

Não se surpreenda se você preferir usar o método de mesclagem^{(merge method)} com o e comercial (&) em vez de CONCAT (). Isso é normal.

If/Then Formulas

Digamos que queremos usar uma If/Then Formula para identificar o valor do desconto^(Discount) (uma espécie de segundo desconto) em uma nova coluna em nosso arquivo Excel de^{(Excel file)} exemplo . Nesse caso, primeiro começamos adicionando uma coluna e a estamos adicionando após a Coluna F^{(Column F)} e antes da Coluna G (novamente, em nosso ^{(Column G)}arquivo de exemplo^{(example file)} baixado ).

Agora, digitamos a fórmula. Neste caso, digitamos em F2 e é “=SE(E2>25000, “ DESCONTO 2^{(DISCOUNT 2)} ”). Isso cumpre o que a fórmula está procurando com um teste (E2 maior que 25k) e, em seguida, um resultado se o número em E2 passar nesse teste (“ DESCONTO 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Agora, copie F2 e cole^{(copy F2 and paste)} nas células que o seguem na coluna^{(F column)} F.

A fórmula será ajustada automaticamente para cada célula (referência de célula relativa), com uma referência à célula apropriada.  Lembre^(Remember) -se que se você não quiser que ela se ajuste automaticamente, você pode preceder a célula alfa^{(cell alpha)} com um sinal $, assim como o número, como A1 é $A$1. 

Você pode ver, na imagem acima, que “DESCONTO 2” aparece em todas as células da coluna F2^{(F2 column)} . Isso ocorre porque a fórmula lhe diz para olhar para a célula E2^{(E2 cell)} (representada por $E$2) e nenhuma célula relativa. Assim, quando a fórmula é copiada para a próxima célula (ou seja, F3), ela ainda está olhando para a célula E2^{(E2 cell)} por causa dos cifrões. Assim, todas as células dão o mesmo resultado porque têm a mesma fórmula referenciando a mesma célula.

Além disso, se você quiser que um valor apareça em vez da palavra “FALSE”, basta adicionar uma vírgula e, em seguida, a palavra ou número^{(word or number)} que deseja que apareça (o texto deve estar entre aspas) no final da fórmula, antes do terminando parênteses.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Gerenciando seus projetos do Excel^{(Managing Your Excel Projects)}

Felizmente, com a maneira como os documentos do Excel^(Excel) são projetados, você pode fazer um pouco com suas pastas de trabalho do Excel^{(Excel Workbooks)} . A capacidade de ter diferentes planilhas (guias) em seu documento permite que você tenha conteúdo relacionado em um único arquivo. Além disso, se você sentir que está criando algo que pode ter fórmulas que funcionem melhor (ou pior), você pode copiar (opção de clique com o botão direito do mouse) suas planilhas^(Worksheet) (guias) para ter várias versões de sua planilha^(Worksheet) .  

Você pode renomear suas guias e usar^{(use date)} códigos de data para saber quais versões são as mais recentes (ou mais antigas). Este é apenas um exemplo de como você pode usar essas guias a seu favor no gerenciamento de seus projetos do Excel.

Aqui está um exemplo de renomeação de guias em uma das versões posteriores do Excel . Você começa clicando na guia e obtém um resultado semelhante à imagem aqui: 

Se você não receber essa resposta, tudo bem. Você pode ter uma versão anterior do Excel , mas é um pouco intuitivo na maneira como permite renomear as guias. Você também pode clicar com o botão direito do mouse na guia e obter a opção de "renomear" nas versões anteriores do Excel e, às vezes, simplesmente digitar na guia.

O Excel^(Excel) oferece muitas oportunidades em sua jornada para aprender a usar o Excel . Agora é hora de sair e usá-lo! Divirta-se^{(Have fun)} .

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

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