A Microsoft^(Microsoft) chama seu aplicativo Planner de “uma maneira simples e visual de organizar o trabalho em equipe”. Entre outros recursos, este aplicativo de gerenciamento de projetos ajuda você a fazer um plano de projeto, criar e atribuir tarefas em diferentes categorias e visualizar dados e estatísticas do plano.

Qualquer pessoa que tenha uma assinatura do Office 365 , seja uma assinatura pessoal ou uma assinatura corporativa por meio de seu empregador, tem acesso ao Microsoft Planner . 

Tutorial do Microsoft Planner

O Microsoft Planner^{(Microsoft Planner)} tem várias portas dianteiras. Comece entrando em sua conta do Office 365^{(Office 365 account)} . Você pode fazer isso em qualquer um dos muitos pontos de entrada do Office 365 , incluindo:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

Se você já estiver conectado a outra área do Microsoft Office , poderá encontrar o link para o aplicativo Microsoft Planner selecionando o ícone do inicializador de aplicativos no canto superior esquerdo e escolhendo Planner . Se o Planner não estiver na lista, selecione Todos os aplicativos^{(All apps )} e encontre o Planner na lista.

Como alternativa, você pode entrar no Microsoft Planner diretamente em tasks.office.com .

Depois de fazer login, sua primeira parada será o hub do Planner . A partir daí, você pode iniciar um novo plano, visualizar planos recentes, visualizar todos os seus planos ou visualizar tarefas atribuídas a você. 

Observe o link para obter o aplicativo móvel Planner na parte inferior do menu esquerdo. Selecione o link e clique em Enviar^(Send) na caixa de diálogo modal.

O aplicativo móvel Microsoft Planner está disponível para ^{(Microsoft Planner)}Android e iPhone.

Como criar um plano no aplicativo Microsoft Planner^{(Microsoft Planner App)}

Antes de atribuir tarefas a si mesmo ou a outras pessoas, você deve criar um plano.

Criando um plano

No painel esquerdo, selecione Novo plano^{(New plan)} . Preencha todas as informações solicitadas na janela Novo plano .^{(New plan)}

1. Dê um nome ao seu plano.
2. ( Opcional^(Optional) ) Se você estiver convidando um grupo da Microsoft^{(Microsoft Group)} existente para o seu plano (digamos, por exemplo, via Microsoft Teams ), você pode adicionar seu plano ao grupo^(Group) agora selecionando Adicionar a um grupo existente do Microsoft 365^{(Add to an existing Microsoft 365 group)} e, em seguida, escolhendo um grupo para o seu plano. Isso é útil se você acha que terá vários planos para o mesmo grupo.

1. Decida se o seu plano é público ou privado. Se você escolher public , qualquer pessoa em sua organização poderá ver seu plano. Se você escolher privado^(private) , somente as pessoas que você adicionar ao seu plano poderão vê-lo.
2. (Opcional) Escreva uma descrição do grupo^{(group description)} . Quando você adiciona novos membros ao seu plano, eles verão a descrição do grupo, dando a eles uma ideia da finalidade do plano.
3. Selecione Criar plano^{(Create plan)} .

Em seguida, você verá o painel ou quadro^(Board) principal do plano que acabou de criar. 

A visualização do painel é baseada em cartão, assim como o Trello^{(much like Trello)} . Antes de adicionar tarefas, adicione membros de sua equipe ao plano. 

Adicionando outras pessoas ao seu plano

No painel do plano, selecione a lista suspensa Membros^(Members) . Digite o nome de uma pessoa para adicioná-la como membro. 

Adicionando e Atribuindo Tarefas

Seu plano vem com um bucket^(bucket) de tarefas padrão chamado To do . 

1. Você pode adicionar uma tarefa a esse bucket selecionando Adicionar tarefa.^{(Add task.)}

1. Você pode criar buckets adicionais para suas tarefas selecionando o link Add new bucket . Digite o nome do novo bucket e pressione Enter .

1. Em seguida, escolha o link Adicionar tarefa^{(Add task)} em qualquer bucket desejado. Insira um nome de tarefa^{(task name)} . 

1. Defina a data de vencimento^{(due date)} .

1. Em seguida, escolha a quem essa tarefa deve ser atribuída. O cartão de tarefa indicará Não atribuído^(Unassigned) até que você atribua a tarefa.

1. Certifique-se de selecionar o botão Adicionar tarefa^{(Add task)} para salvar a tarefa.

1. Sua tarefa aparecerá como um cartão sob o balde que você escolheu. 

Para adicionar mais detalhes à tarefa, selecione o cartão no painel. A partir daí, você pode adicionar um rótulo, alterar em qual bucket a tarefa está e indicar o andamento, a prioridade, a data de início e a data de vencimento da tarefa. 

Você também pode adicionar notas, listas de verificação e anexos. Qualquer membro da equipe pode adicionar comentários à tarefa.

Permanecer no caminho certo 

O Microsoft Planner^{(Microsoft Planner)} oferece várias maneiras de obter uma visão geral do seu plano. 

Gráficos

A guia Gráficos^(Charts) exibe resumos do status de todas as tarefas no plano, quantas tarefas estão em cada intervalo, um gráfico mostrando quantas tarefas existem em cada nível de prioridade (urgente, importante, médio e baixo), uma lista das membros do plano e quantas tarefas foram atribuídas a cada pessoa.

Cronograma

A guia Agendar^(Schedule) exibe todas as tarefas em um calendário para que você possa ter uma ideia de quais prazos de tarefas estão se aproximando. 

Outras opções

Selecione os três pontos à direita da guia Agenda^(Schedule) e você encontrará muitos outros recursos do Microsoft Planner . 

• A conversa^{(Conversation)} levará você diretamente ao Outlook para que você possa enviar e-mail aos membros da equipe.
• Os membros^(Members) levarão você à página de associação ao grupo^{(Group Membership)} do seu plano, onde você poderá adicionar e excluir membros.
• Arquivos^(Files) leva você à biblioteca do SharePoint do grupo, onde você pode criar, carregar, excluir e editar documentos relacionados ao seu plano.
• O Notebook^(Notebook) inicia um bloco de notas do Microsoft OneNote dedicado ao seu plano.
• Sites leva você a uma página onde você pode criar e editar um site Sharepoint de equipe para seu plano. 

Você também pode adicionar o plano aos seus favoritos, fazer uma cópia do seu plano no Microsoft Planner , exportar seu plano para o Excel , copiar o link para seu plano e adicionar seu plano ao calendário  do Outlook .

Os proprietários do grupo podem selecionar as configurações do plano^{(Plan settings )} para definir as configurações de e-mail do grupo e indicar se o grupo deve receber um e-mail quando uma tarefa for atribuída ou concluída. Também é aqui que o proprietário pode excluir^(delete) o plano.

Concluindo tarefas^(Tasks) no Microsoft Planner

Quando uma tarefa for concluída, a pessoa designada para a tarefa pode marcá-la como concluída em seu cartão no Tabuleiro^(Board) .

Depois que a tarefa for marcada como concluída, você poderá encontrá-la novamente expandindo a lista suspensa Mostrar concluída .^{(Show completed)}

Receba atualizações sobre seu plano

Os membros do plano podem escolher quando receber notificações do Planner selecionando o ícone de engrenagem/configurações, selecionando Notificações^{(Notifications)} e especificando suas preferências de notificação.

Outras ferramentas de colaboração^{(Collaboration Tools)} e gerenciamento de tarefas^{(Task Management)}

Às vezes, a pura complexidade da Microsoft não é atraente para os usuários. Se você decidiu que o pacote de software Microsoft Office 365 não é para você, existem muitas outras excelentes ferramentas de colaboração^{(collaboration tools)} e gerenciamento de tarefas^{(task management)} disponíveis. 

Independentemente das^(Whichever) ferramentas que você escolher, ter um plano de projeto organizado o ajudará a atingir seus objetivos.

A Microsoft Planner Tutorial: Everything You Need to Know

Microsоft calls its Planner apрlication “a simрle, visual way to organize teamwork.” Among other features, this project management app helps you make a project plan, create and assign taskѕ in different categories, and view plan data and statistics.

Anyone who has a subscription to Office 365, whether it’s a personal subscription or an enterprise subscription via your employer, has access to the Microsoft Planner. 

Microsoft Planner Tutorial

Microsoft Planner has multiple front doors. Begin by signing into your Office 365 account. You can do that at any of Office 365’s many points of entry including:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

If you’re already signed into another area of Microsoft Office, you can find the link to the Microsoft Planner app by selecting the app launcher icon in the upper-left corner and choosing Planner. If Planner is not in the list, select All apps and find Planner in the list.

Alternatively, you can sign into Microsoft Planner directly at tasks.office.com.

Once you’ve signed in, your first stop will be the Planner hub. From there you can start a new plan, view recent plans, view all your plans, or view tasks assigned to you. 

Note the link to get the Planner mobile app at the bottom of the left menu. Select the link and click Send in the modal dialogue box.

The Microsoft Planner mobile app is available for both Android and iPhone.

How to Build a Plan in the Microsoft Planner App

Before you can assign tasks to yourself or other people, you must create a plan.

Creating a Plan

In the left pane, select New plan. Fill out all the information requested in the New plan window.

1. Give your plan a name.
2. (Optional) If you’ll be inviting an existing Microsoft Group to your plan (say, for example, via Microsoft Teams), you can add your plan to the Group now by selecting Add to an existing Microsoft 365 group and then choosing a group for your plan. This is handy if you think you’ll have multiple plans for the same group.

1. Decide whether your plan is public or private. If you choose public, then anyone in your organization will be able to see your plan. If you choose private, then only the people you add to your plan will be able to see it.
2. (Optional) Write a group description. When you add new members to your plan, they will see the group description, giving them an idea of the purpose of the plan.
3. Select Create plan.

Next you will see the main dashboard or Board for the plan you just created. 

The dashboard view is card-based, much like Trello. Before adding tasks, add members of your team to the plan. 

Adding Other People to Your Plan

From the plan dashboard, select the Members dropdown. Enter a person’s name to add them as a member. 

Adding and Assigning Tasks

Your plan comes with one default task bucket called To do. 

1. You can add a task to that bucket by selecting Add task.

1. You can create additional buckets for your tasks by selecting the Add new bucket link. Type the name of the new bucket and press Enter.

1. Next, choose the Add task link under whichever bucket you want. Enter a task name. 

1. Set the due date.

1. Next, choose who this task should be assigned to. The task card will indicate Unassigned until you assign the task.

1. Be sure to select the Add task button to save the task.

1. Your task will appear as a card under the bucket you chose. 

To add more details to the task, select the card on the dashboard. From there, you can add a label, change which bucket the task is in, and indicate the task’s progress, priority, start date, and due date. 

You can also add notes, checklists, and attachments. Any team member can add comments to the task.

Staying on Track 

Microsoft Planner offers a variety of ways to get a bird’s-eye view of your plan. 

Charts

The Charts tab displays summaries of the status of all tasks in the plan, how many tasks are in each bucket, a chart showing how many tasks there are in each priority level (urgent, important, medium, and low), a list of the plan’s members, and how many tasks each person has been assigned.

Schedule

The Schedule tab displays all the tasks on a calendar so you can get an idea of which task deadlines are approaching. 

Other Options

Select the three dots to the right of the Schedule tab, and you will find many other features of Microsoft Planner. 

• Conversation will take you directly to Outlook so you can email team members.
• Members will take you to the Group Membership page for your plan where you can add and delete members.
• Files takes you to the group’s Sharepoint library where you can create, upload, delete, and edit documents related to your plan.
• Notebook launches a Microsoft OneNote notebook dedicated to your plan.
• Sites takes you to a page where you can create and edit a team Sharepoint site for your plan. 

You can also add the plan to your favorites, make a copy of your plan within Microsoft Planner, export your plan to Excel, copy the link to your plan, and add your plan to your Outlook calendar. 

Group owners can select Plan settings to configure the group’s email settings and indicate whether the group should receive an email when a task is assigned or completed. This is also where the owner can delete the plan.

Completing Tasks in the Microsoft Planner

When a task has been completed, the person assigned to the task can mark it as complete on its card on the Board.

After the task has been marked as complete, you can find it again by expanding the Show completed dropdown.

Get Updates on Your Plan

Plan members can choose when to receive notifications from Planner by selecting the gear/settings icon, selecting Notifications, and specifying their notification preferences.

Other Task Management and Collaboration Tools

Sometimes the sheer complexity of Microsoft is unattractive to users. If you’ve decided that the Microsoft Office 365 software suite is not for you, there are many other excellent task management and collaboration tools available. 

Whichever tools you choose, having an organized project plan will help you achieve your goals.

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