Um tutorial do Microsoft Planner: tudo o que você precisa saber

A Microsoft(Microsoft) chama seu aplicativo Planner de “uma maneira simples e visual de organizar o trabalho em equipe”. Entre outros recursos, este aplicativo de gerenciamento de projetos ajuda você a fazer um plano de projeto, criar e atribuir tarefas em diferentes categorias e visualizar dados e estatísticas do plano.

Qualquer pessoa que tenha uma assinatura do Office 365 , seja uma assinatura pessoal ou uma assinatura corporativa por meio de seu empregador, tem acesso ao Microsoft Planner

Tutorial do Microsoft Planner

O Microsoft Planner(Microsoft Planner) tem várias portas dianteiras. Comece entrando em sua conta do Office 365(Office 365 account) . Você pode fazer isso em qualquer um dos muitos pontos de entrada do Office 365 , incluindo:

Se você já estiver conectado a outra área do Microsoft Office , poderá encontrar o link para o aplicativo Microsoft Planner selecionando o ícone do inicializador de aplicativos no canto superior esquerdo e escolhendo Planner . Se o Planner não estiver na lista, selecione Todos os aplicativos(All apps ) e encontre o Planner na lista.

Como alternativa, você pode entrar no Microsoft Planner diretamente em tasks.office.com .

Depois de fazer login, sua primeira parada será o hub do Planner . A partir daí, você pode iniciar um novo plano, visualizar planos recentes, visualizar todos os seus planos ou visualizar tarefas atribuídas a você. 

Observe o link para obter o aplicativo móvel Planner na parte inferior do menu esquerdo. Selecione o link e clique em Enviar(Send) na caixa de diálogo modal.

O aplicativo móvel Microsoft Planner está disponível para (Microsoft Planner)Android e iPhone.

Como criar um plano no aplicativo Microsoft Planner(Microsoft Planner App)

Antes de atribuir tarefas a si mesmo ou a outras pessoas, você deve criar um plano.

Criando um plano

No painel esquerdo, selecione Novo plano(New plan) . Preencha todas as informações solicitadas na janela Novo plano .(New plan)

  1. Dê um nome ao seu plano.
  2. ( Opcional(Optional) ) Se você estiver convidando um grupo da Microsoft(Microsoft Group) existente para o seu plano (digamos, por exemplo, via Microsoft Teams ), você pode adicionar seu plano ao grupo(Group) agora selecionando Adicionar a um grupo existente do Microsoft 365(Add to an existing Microsoft 365 group) e, em seguida, escolhendo um grupo para o seu plano. Isso é útil se você acha que terá vários planos para o mesmo grupo.

  1. Decida se o seu plano é público ou privado. Se você escolher public , qualquer pessoa em sua organização poderá ver seu plano. Se você escolher privado(private) , somente as pessoas que você adicionar ao seu plano poderão vê-lo.
  2. (Opcional) Escreva uma descrição do grupo(group description) . Quando você adiciona novos membros ao seu plano, eles verão a descrição do grupo, dando a eles uma ideia da finalidade do plano.
  3. Selecione Criar plano(Create plan) .

Em seguida, você verá o painel ou quadro(Board) principal do plano que acabou de criar. 

A visualização do painel é baseada em cartão, assim como o Trello(much like Trello) . Antes de adicionar tarefas, adicione membros de sua equipe ao plano. 

Adicionando outras pessoas ao seu plano

No painel do plano, selecione a lista suspensa Membros(Members) . Digite o nome de uma pessoa para adicioná-la como membro. 

Adicionando e Atribuindo Tarefas

Seu plano vem com um bucket(bucket) de tarefas padrão chamado To do

  1. Você pode adicionar uma tarefa a esse bucket selecionando Adicionar tarefa.(Add task.)

  1. Você pode criar buckets adicionais para suas tarefas selecionando o link Add new bucket . Digite o nome do novo bucket e pressione Enter .

  1. Em seguida, escolha o link Adicionar tarefa(Add task) em qualquer bucket desejado. Insira um nome de tarefa(task name)

  1. Defina a data de vencimento(due date) .

  1. Em seguida, escolha a quem essa tarefa deve ser atribuída. O cartão de tarefa indicará Não atribuído(Unassigned) até que você atribua a tarefa.

  1. Certifique-se de selecionar o botão Adicionar tarefa(Add task) para salvar a tarefa.

  1. Sua tarefa aparecerá como um cartão sob o balde que você escolheu. 

Para adicionar mais detalhes à tarefa, selecione o cartão no painel. A partir daí, você pode adicionar um rótulo, alterar em qual bucket a tarefa está e indicar o andamento, a prioridade, a data de início e a data de vencimento da tarefa. 

Você também pode adicionar notas, listas de verificação e anexos. Qualquer membro da equipe pode adicionar comentários à tarefa.

Permanecer no caminho certo 

O Microsoft Planner(Microsoft Planner) oferece várias maneiras de obter uma visão geral do seu plano. 

Gráficos

A guia Gráficos(Charts) exibe resumos do status de todas as tarefas no plano, quantas tarefas estão em cada intervalo, um gráfico mostrando quantas tarefas existem em cada nível de prioridade (urgente, importante, médio e baixo), uma lista das membros do plano e quantas tarefas foram atribuídas a cada pessoa.

Cronograma

A guia Agendar(Schedule) exibe todas as tarefas em um calendário para que você possa ter uma ideia de quais prazos de tarefas estão se aproximando. 

Outras opções

Selecione os três pontos à direita da guia Agenda(Schedule) e você encontrará muitos outros recursos do Microsoft Planner

  • A conversa(Conversation) levará você diretamente ao Outlook para que você possa enviar e-mail aos membros da equipe.
  • Os membros(Members) levarão você à página de associação ao grupo(Group Membership) do seu plano, onde você poderá adicionar e excluir membros.
  • Arquivos(Files) leva você à biblioteca do SharePoint do grupo, onde você pode criar, carregar, excluir e editar documentos relacionados ao seu plano.
  • O Notebook(Notebook) inicia um bloco de notas do Microsoft OneNote dedicado ao seu plano.
  • Sites leva você a uma página onde você pode criar e editar um site Sharepoint de equipe para seu plano. 

Você também pode adicionar o plano aos seus favoritos, fazer uma cópia do seu plano no Microsoft Planner , exportar seu plano para o Excel , copiar o link para seu plano e adicionar seu plano ao calendário  do Outlook .

Os proprietários do grupo podem selecionar as configurações do plano(Plan settings ) para definir as configurações de e-mail do grupo e indicar se o grupo deve receber um e-mail quando uma tarefa for atribuída ou concluída. Também é aqui que o proprietário pode excluir(delete) o plano.

Concluindo tarefas(Tasks) no Microsoft Planner

Quando uma tarefa for concluída, a pessoa designada para a tarefa pode marcá-la como concluída em seu cartão no Tabuleiro(Board) .

Depois que a tarefa for marcada como concluída, você poderá encontrá-la novamente expandindo a lista suspensa Mostrar concluída .(Show completed)

Receba atualizações sobre seu plano

Os membros do plano podem escolher quando receber notificações do Planner selecionando o ícone de engrenagem/configurações, selecionando Notificações(Notifications) e especificando suas preferências de notificação.

Outras ferramentas de colaboração(Collaboration Tools) e gerenciamento de tarefas(Task Management)

Às vezes, a pura complexidade da Microsoft não é atraente para os usuários. Se você decidiu que o pacote de software Microsoft Office 365 não é para você, existem muitas outras excelentes ferramentas de colaboração(collaboration tools) e gerenciamento de tarefas(task management) disponíveis. 

Independentemente das(Whichever) ferramentas que você escolher, ter um plano de projeto organizado o ajudará a atingir seus objetivos.



About the author

Sou engenheiro de software e tenho experiência com o Microsoft Office e o navegador Chrome. Tenho conhecimento em muitos aspectos do desenvolvimento web, incluindo, mas não limitado a: HTML, CSS, JavaScript, jQuery e React. Meu interesse em trabalhar com tecnologia também significa que estou familiarizado com várias plataformas (Windows, Mac, iOS) e entendo como elas funcionam.



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