O Word^(Word) tem tantos recursos que raramente uso, é incrível. No entanto, quando você se depara com uma instância em que precisa fazer algo incomum, esses recursos ocultos realmente são úteis. Por exemplo, eu tive que fazer uma pesquisa para uma de minhas aulas online, o que exigia que eu copiasse e colasse vários conteúdos em um documento do Word^{(Word document)} .

O único problema era que todo o texto tinha espaçamentos, tamanhos de fonte, cores, etc. diferentes e eu tinha esquecido de colar como texto apenas quando estava fazendo a pesquisa. Aqui está um exemplo da aparência do meu documento do Word :^{(Word document)}

O parágrafo superior é o que eu queria que todo o texto do documento ficasse, mas infelizmente não foi esse o caso. Em vez disso, um parágrafo tinha espaçamento duplo, destaque, palavras em negrito, etc. e o outro estava usando uma família de fontes diferente, tamanho de fonte, negrito e itálico, recuo e muito mais.

Como eu já sabia sobre Keep Source Formatting e Match Destination Formatting (ou Merge Formatting , como é conhecido agora), imaginei que deveria haver uma maneira de copiar e colar apenas a formatação em vez do conteúdo real.

Depois de examinar os vários botões em fitas diferentes, vi algo chamado Format Painter . Isso soou exatamente o que eu precisava.

Eu realmente não entendia como usá-lo, então apenas passei o mouse sobre o botão para ver a dica de ferramenta, que foi bastante útil.

Para usar a ferramenta, você pode selecionar uma área onde você gosta da formatação, clicar no botão e depois clicar em uma seção diferente para aplicar a formatação a essa seção. Descobri que simplesmente clicar, no entanto, não era a melhor maneira de aplicar a formatação.

Por algum motivo, se você fizer isso dessa maneira, não aplicará todas as configurações de formatação à seção. Por exemplo, selecionei o parágrafo superior, cliquei no botão e, em seguida, apenas cliquei no meio do terceiro parágrafo. Tudo o que fez foi remover o recuo!

Em vez disso, se, depois de clicar no botão Format Painter^{(Format Painter button)} , eu clicar e arrastar para selecionar o parágrafo inteiro, funcionou como desejado.

Obviamente, você pode selecionar mais de um parágrafo para aplicar a formatação em vários lugares. Além disso, eles têm uma opção pela qual você pode clicar duas vezes no botão Format Painter^{(Format Painter button)} e, em seguida, aplicar a formatação a várias seções em todo o documento. Isso é útil se as áreas às quais você deseja aplicar a formatação não forem contíguas.

Vale a pena notar que, se você deseja copiar apenas a formatação de texto^{(text formatting)} , não selecione o parágrafo inteiro. Se você deseja copiar o texto e a formatação do parágrafo^{(text and paragraph formatting)} , selecione o parágrafo inteiro, incluindo a marca de parágrafo^{(paragraph mark)} .

Além do texto, o Format Painter funciona bem em certos tipos de gráficos ou desenhos. Um bom exemplo são as formas. Se você for para a guia Inserir^(Insert) e clicar em Formas^(Shapes) , poderá adicionar todos os tipos de formas ao seu documento. Você pode então formatá-los para que tenham uma aparência completamente diferente da aparência padrão^{(default look and feel)} .

Por exemplo, adicionei uma forma de estrela^{(star shape)} e alterei a largura da linha^{(line width)} , cores, adicionei texto, sombra, reflexo etc. A da direita é a estrela padrão^{(default star)} . Se eu quiser fazer com que a segunda estrela se pareça^{(star look)} facilmente com a primeira, tudo o que preciso fazer é clicar na estrela da esquerda, depois clicar em Format Painter e depois clicar na estrela da direita e pronto^{(star and voila)} !

Exceto pelo texto que adicionei e o tamanho da estrela, todo o resto foi copiado. Bastante conveniente^{(Pretty convenient)} se você precisar aplicar a mesma formatação em um documento do Word^{(Word document)} muito grande ou mesmo em vários documentos do Word^{(Word document)} . Testei isso com várias instâncias do Word em execução e também consegui copiar e colar a formatação em diferentes documentos.

No geral, é um recurso pequeno quando comparado a todos os outros recursos do Word , mas economiza muito tempo quando necessário. Aproveitar!

Use Format Painter in Word to Copy and Paste Formatting

Word has so many features I rarely use, it’s pretty amazing. However, when you run into that one instance where you need to do somethіng unusual, those hidden feаtures really come in handy. For instance, I had to do some research for one of mу classes online, which required me to copy and paѕte various content intо a Word document.

The only problem was that all the text had different spacing, font sizes, colors, etc. and I had forgotten to paste as text only when I was doing the research. Here’s an example of what my Word document looked like:

The top paragraph is what I wanted all the text in the document to look like, but unfortunately, that wasn’t the case. Instead, one paragraph had double-spacing, highlighting, words bolded, etc. and the other was using a different font family, font size, bold and italic, indentation and more.

Since I already knew about Keep Source Formatting and Match Destination Formatting (or Merge Formatting, as it is known as now), I figured there had to be a way to copy and paste just the formatting instead of the actual content.

After looking through the various buttons on different ribbons, I saw something called Format Painter. That sounded like exactly what I needed.

I didn’t really understand how to use it, so I just hovered my mouse over the button to see the tooltip, which was pretty useful.

In order to use the tool, you can select an area where you like the formatting, then click on the button and then click on a different section to apply the formatting to that section. I found that simply clicking, however, was not the best way to apply the formatting.

For some reason, if you do it this way, it doesn’t apply all the formatting settings to the section. For example, I selected the top paragraph, clicked the button and then just clicked in the middle of the third paragraph. All it did was remove the indent!

Instead, if, after clicking on the Format Painter button, I clicked and then dragged to select the entire paragraph, it worked as desired.

You can obviously select more than one paragraph to apply the formatting in multiple places. In addition, they have an option whereby you can double-click on the Format Painter button and then apply the formatting to multiple sections throughout the document. This is useful if the areas you want to apply the formatting to are not contiguous.

It’s worth noting that if you want to only copy text formatting, don’t select the entire paragraph. If you do want to copy the text and paragraph formatting, then select the entire paragraph, including the paragraph mark.

In addition to text, Format Painter works well on certain types of graphics or drawings. One good example is shapes. If you go to the Insert tab and then click on Shapes, you can add all kinds of shapes to your document. You can then format them to look completely different than the default look and feel.

For example, I added a star shape and then changed the line width, colors, added text, shadow, reflection, etc. The one on the right is the default star. If I want to easily make the second star look like the first one, all I have to do is click on the left star, then click on Format Painter and then click on the right star and voila!

Except for the text I added and the size of the star, everything else got copied over. Pretty convenient if you need to apply the same formatting across a very large Word document or even multiple Word documents. I tested this with multiple instances of Word running and I was able to copy and paste the formatting across different documents too.

Overall, it’s a small feature when compared to all the other features Word has, but it saves a lot of time when it’s needed. Enjoy!

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