Depois de aprender a configurar e usar o Zoom^{(how to set up and use Zoom)} , você pode sentir que está pronto para sua primeira grande reunião online. No entanto, um bom anfitrião sabe que uma apresentação Zoom bem-sucedida requer muita preparação, além de seguir algumas regras. 

Se você deseja se destacar em sua próxima grande reunião no Zoom , aqui estão algumas dicas que você pode usar para garantir que tudo corra bem e que você seja um apresentador confiante e envolvente.

Verifique seu equipamento

A primeira coisa a fazer para evitar soluços durante sua apresentação no Zoom é verificar seu equipamento. Existem vários testes que você pode realizar para verificar se sua webcam está funcionando^{(check if your webcam is working)} , bem como correções que você pode realizar se seu microfone não funcionar^{(mic doesn’t seem to work)} corretamente. 

Depois de testar a webcam, certifique-se de posicioná-la de forma que as pessoas possam ver seu rosto em vez de apenas sua testa ou ombros. Para fazer isso, primeiro decida se você está fazendo a apresentação em pé ou sentado e, em seguida, ajuste o nível da câmera. 

Algumas outras coisas importantes a serem verificadas incluem a bateria do seu laptop. Conecte-o se não tiver certeza de que a bateria durará toda a duração da sua apresentação. Verifique também sua conexão com a internet. O atraso no vídeo ou no áudio tornará mais difícil para os participantes manter o foco. 

Vestido para impressionar

Depois de concluir o lado técnico das coisas, dê uma olhada crítica em si mesmo e em seu ambiente. Se você está planejando ter seu vídeo, pode ser sensato trocar de pijama^(PJs) mesmo se estiver em casa. Vestir-se irá ajudá-lo a se sentir mais confiante e lhe dará a motivação certa. 

Se você não estiver satisfeito com o ambiente, sempre poderá usar o excelente recurso de plano de fundo virtual do Zoom^{(Zoom’s excellent virtual background feature)} e garantir que não haja nada atrás ou ao seu redor que possa distrair os participantes da sua apresentação do Zoom . 

Ensaie sua apresentação com antecedência^{(Presentation Beforehand)}

Mesmo se você for um orador público confiante, nunca é demais ensaiar alguns momentos cruciais da apresentação. É impossível prever todos os problemas que possam surgir, especialmente com as apresentações do Zoom , por isso pode ser difícil improvisar no local se você não tiver ensaiado tudo com antecedência. 

Uma boa ideia é fazer uma apresentação de demonstração em casa com um familiar ou com um amigo pela internet. Ele lhe dará uma ideia do que esperar de sua futura reunião e que tipo de desafios você precisa superar antes de fazer sua apresentação. 

Desativar notificações de entrada de reunião^{(Turn Off Meeting Entry Notifications)}

Uma maneira de minimizar as distrações durante sua reunião do Zoom é desabilitar as notificações de entrada para os participantes. Nem todos chegarão a tempo e, dependendo do tamanho da sua equipe, ouvir aquele toque e ver a notificação de cada nova entrada pode não apenas atrapalhar seu processo de apresentação, mas também incomodá-lo. 

Para desativar essas notificações, vá para Configurações^(Settings) da sua conta Zoom > Reunião^(Meeting) > Em reunião^{(In Meeting )} e alterne a notificação de som quando alguém entrar ou sair^{(Sound notification when someone joins or leaves)} da configuração. 

Peça a alguém^{(Ask Someone)} para monitorar^(Monitor) a sala de espera^{(Waiting Room)}

O Zoom^(Zoom) possui uma Sala de Espera^{(Waiting Room)} onde todos os participantes se reúnem antes de entrar na reunião. É uma estratégia eficaz para evitar que pessoas aleatórias participem e estraguem sua apresentação. A desvantagem deste sistema é que você precisa aprovar manualmente todas as solicitações da Sala de Espera^{(Waiting Room)} . Se alguém estiver atrasado ou tentar voltar à reunião depois que ela já tiver começado, talvez você não perceba a notificação e deixe a pessoa presa em seu limbo  pessoal do Zoom .

Para evitar isso, você pode pedir a um de seus colegas que observe a janela Participante^{(Participant)} para permitir que outros participantes da Sala de espera^{(Waiting Room)} . 

Aprenda atalhos essenciais de zoom

Aprender os atalhos mais úteis^{(the most useful shortcuts)} no Zoom pode ajudá-lo a melhorar sua apresentação e se tornar um host profissional. Além disso, alguns deles ajudarão você a resolver rapidamente quaisquer problemas inesperados e economizar tempo durante sua apresentação. Aqui estão alguns dos atalhos de Zoom^(Zoom) mais essenciais que você precisa conhecer.

• Alt + M (para Windows) ou Cmd + Ctrl + M (para Mac) 

Este atalho silenciará todos de uma vez, exceto o host (você). 

• Alt + M (para Windows) ou Cmd + Ctrl + U (para Mac)

Isso ativará o som de todos para todos, exceto para o host. 

• Alt + Shift + T (para Windows) ou Cmd + T (para Mac)

Um atalho útil para quando você precisar fazer uma captura de tela da sua reunião do Zoom .

• Espaço^(Space) (para Windows, Mac)

Se você estiver no mudo e precisar responder rapidamente a uma pergunta e depois voltar ao mudo, segure espaço enquanto fala para ativar o som temporariamente. 

Você pode aprender o resto dos atalhos de teclado úteis do Zoom nas ^(Zoom)Configurações^(Settings) do aplicativo . Abra o aplicativo Zoom em sua área de trabalho, faça login em sua conta e vá para Configurações^(Settings) . Selecione Atalhos^{(Keyboard Shortcuts)} de teclado para ver a lista completa de atalhos. 

Peça aos participantes^(Attendees) para silenciar o áudio^{(Their Audio)}

Pedir às pessoas para silenciarem seus microfones durante sua apresentação no Zoom pode parecer uma dica óbvia. No entanto, se você tiver pessoas que não estão acostumadas a esse formato de apresentações online em sua equipe, recomendamos que você faça uma observação antes de começar a apresentar. 

Você pode ajudá-los mostrando como fazer isso no Zoom . 

Você pode silenciar seu áudio usando o atalho Alt + A (para Windows) ou Cmd + Shift + A (para Mac ), ou pelas Configurações^(Settings) do aplicativo Zoom seguindo o caminho Configurações^(Settings) > Áudio^{(Audio )} > Silenciar meu microfone ao ingressar em uma reunião^{(Mute my mic when joining a meeting)} . 

Pausar sua apresentação para responder a perguntas^{(Answer Questions)}

Não importa o quão detalhada você acha que sua apresentação é, seu público pode ter perguntas ou comentários ao longo dela que eles desejam compartilhar com a equipe. É útil pausar sua apresentação com frequência para esclarecer se as informações estão claras para todos e se seus colegas têm algo a acrescentar. 

Salve o registro de bate-papo para acompanhamentos

É importante fazer anotações durante a apresentação, mesmo quando você é o apresentador. Perguntas e comentários importantes que seus participantes fazem durante a reunião podem ser ótimos para um acompanhamento futuro. Felizmente^(Luckily) , o Zoom pode fazer isso por você com o recurso que permite salvar seu registro de bate-papo. 

O zoom^(Zoom) não salvará seu histórico de bate-papo automaticamente, você deve habilitar essa função com antecedência. 

Para fazer isso, vá para as Configurações^(Settings) da sua conta Zoom e siga o caminho Reunião^(Meeting) > Em Reunião (Básico)^{(In Meeting (Basic))} > Salvar conversas automaticamente^{(Auto saving chats)} . Isso salvará automaticamente todas as mensagens no bate-papo, mesmo as enviadas em particular entre os participantes. 

Grave sua apresentação de zoom

Uma dica final é gravar sua apresentação Zoom^{(record your Zoom presentation)} . Pode ser benéfico em mais de um nível. Você pode enviar a gravação para as pessoas que não puderam comparecer à reunião, bem como para os participantes que desejam detalhar determinadas partes. Você também pode usar a gravação para analisar suas habilidades de apresentação e melhorar suas habilidades como orador público. 

Se você estiver preocupado em esquecer de gravar sua reunião, vá para Configurações^(Settings) de Zoom > Gravação^(Recording) e ative a gravação automática^{(Automatic recording)} de suas reuniões de Zoom assim que elas começarem. 

Hora de melhorar suas habilidades de apresentação de zoom^{(Zoom Presentation Skills)} 

Realizar grandes reuniões de trabalho em apps como o Zoom é a nova realidade. Gostemos ou não, temos que nos adaptar. A boa notícia é que o Zoom é bastante intuitivo e fácil de usar. Contanto que você realize todos os testes e verificações com antecedência^{(perform all the tests and checks in advance)} , sua apresentação certamente funcionará sem problemas. 

Você já organizou uma grande reunião no Zoom ? Quais são algumas dicas que você gostaria de compartilhar com alguém que está prestes a fazer uma apresentação no Zoom pela primeira vez? Compartilhe seu conhecimento do Zoom conosco na seção de comentários abaixo. 

10 Zoom Presentation Tips for Your Next Big Meeting

After you learned how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules. 

If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.

Check Your Equipment

The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly. 

After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level. 

A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused. 

Dress to Impress

Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation. 

If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation. 

Rehearse Your Presentation Beforehand

Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance. 

A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation. 

Turn Off Meeting Entry Notifications

One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you. 

To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off. 

Ask Someone to Monitor the Waiting Room

Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo. 

To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room. 

Learn Essential Zoom Shortcuts

Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac) 

This shortcut will mute everyone at once except the host (you). 

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)

This will unmute everyone for everyone except the host. 

• Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)

A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.

• Space (for Windows, Mac)

If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself. 

You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list. 

Ask the Attendees to Mute Their Audio

Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting. 

You can help them by pointing out how to do this in Zoom. 

You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting. 

Pause Your Presentation to Answer Questions

No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add. 

Save the Chat Log for Follow-Ups

It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log. 

Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance. 

To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees. 

Record Your Zoom Presentation

One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker. 

If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start. 

Time to Improve Your Zoom Presentation Skills 

Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly. 

Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below. 

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